基于互联网的办公室文书档案管理探索

刘凯

【摘要】在当今互联网时代，办公室文书档案管理工作需要改革创新，首要就是对文书档案管理实施互联网化和电子信息化管理，这样可以有效提升文书档案管理的效率，最大限度运用信息资源和互联网工具解决文书档案管理中繁琐而复杂的问题，从而优化整个管理环节，提升工作效率。

【关键词】互联网;办公室文书档案管理;探索

当今社会已经进入信息爆炸时代，互联网信息管理已经成为当前主流趋势。现在几乎所有的行业，无论是政府行政部门还是企业单位，在文书档案管理方面都基本上实现了互联网信息化管理。新时期文书档案管理必须明确定位，实现资源共享。

一、基于互联网条件下文书档案管理的意义

（一）有效提升文书档案管理效率。利用当前的互联网电子计算机技术建立文件管理器，对办公室文书档案进行分类整理和高效管理。这样可以解决传统文书纸质档案管理的复杂问题，电子信息化管理和收集文件归档，便于调整文书档案检索顺序。当前随着计算机和互联网的普及，档案管理信息化已经成为主流趋势，采用互联网电子计算机技术管理文书档案更加方便，文件查询、检索以及传送也更加快捷。

（二）实现信息共享和高效检索。利用互联网技术处理文书档案，可以将纸质档案进行拍照、扫描并记录下来，保存为电子文档，上传至互联网云空间，档案资源可随时随地检索，有效提升文书档案查阅效率。传统文书档案管理模式下，大量的文书档案信息仅仅储存在文件柜中不能充分发挥其作用，还会造成数据的流失和资源的浪费，后续信息的二次利用也非常困难。相比较传统手工作业方式，互联网电子信息技术管理更加轻松快捷，可根据档案文书的外部特征进行分门别类管理，然后根据内外部特征进行内容管理。随着电子信息技术的高速发展，运用于文书档案管理的系统技术越来越高级，能够实现文档的云传输、云共享，大大提升了档案工作质量和效率。

（三）电子文件更易保存，状态更加稳定。与传统纸质档案相比，电子文件档案具有易于保存、方便检索的优势。在很多特殊情况下，传统纸质档案容易受到季节、温度、湿度等的影响，造成档案的损坏，进而形成无法挽回的损失。而电子文件档案完全没必要担忧这一点，当前的互联网技术和计算机技术越来越成熟，电子文件的存储设备不断升级换代，电子文件的存储、读取非常便捷，且方便转移携带，受外部环境干扰小，具有非常高的稳定性。

（四）文件安全性大大提升。在文件传统传输过程中，文件丢失、延迟等现象非常频繁，而采用电子信息技术可以直接在网络上进行传递。近年来，文书档案保密技术越来越成熟，人们在读取电子档案过程中有一个加密过程，也可以支持只阅读却无法更改的权限，这样一来，文件的安全性大大提升。

二、互联网条件下文书档案管理存在的问题

（一）电子文件的保密性存在限制。互联网计算机技术管理文书档案虽然具有易于保存的优势但是这些文件很容易被修改，且篡改后不留痕迹。虽然有些技术可以防止电子文件被篡改，但是电子文件的保密性仍然是一个技术难点，人们获取到电子文档原文内容较难。此外电子文件使用的是统一的格式和字体，人们判断电子文件盖章和签名的难度增大，因此未来电子文件的保密问题是最需要解决的问题。

（二）高素质的档案管理人才缺乏。从当前档案管理人员现状看，文书档案管理人员技术水平和专业素质偏低，难以掌握当前先进的档案管理技术。

（三）文书档案管理系统不完善。文书档案管理系统的产品逻辑设计、内容编排、代码技术开发等是一项巨大的工程，而其中的文档管理任务需要对内容进行分类、编排以及保存，每个环节都必须用科学的方法进行佐证。但是当前文书档案管理系统存在很多缺陷，入口不统一、电子资料采集困难、档案流程复杂、新的业务模式不支持、安全性较低、使用权限不灵活。

三、互联网背景下办公室文书档案管理的思考

（一）树立文书档案管理的专业化理念。在互联网时代，转变文书档案管理观念是第一位的，只有明确了思想观念，才能更好地指导实践。因此，办公室文书档案管理人员应该适应当今信息互联网时代，改革创新办公室文书档案管理工作，对文书档案管理实施互联网化和电子信息化管理，最大限度运用信息资源和互联网工具解决文书档案管理中繁琐而复杂的问题，从而优化整个管理环节，提升工作的效率和准确性。

（二）引进专业高素质的档案管理人才。在互联网时代，文书档案管理工作需要懂得互联网电子信息技术的人才担任，必须具备专业的业务能力和知识，懂得文书档案管理理论、方法以及技巧。首先，构建高素质的档案管理团队，引进专业化高素质的档案管理人才，应该具备现代化管理理论，具有互联网计算机专业技术能力。其次，对现有管理人员实施培养，帮助他们学习新理念和新技术，掌握现代化的互联网管理技术。

（三）建立文书档案信息管理系统平台。信息化时代要开发一个电子档案上传、保存、管理等的统一线上入口，为电子档案的管理建设一个互联网端的云端环境，便于各种公共文档的搜索、管理、查询以及上下载等操作，该平台支持的功能如下：第一，统一电子档案入口。互联网云端的电子档案入口支持扫描影像技术、条形码扫描技术、各类格式电子数据存储技术等，能支持对不同类型、不同媒介的档案进行标准化打包净化处理。统一的电子檔案入口能够对电子档案实现统一格式的存储，并形成最小粒度的文件，确保后期电子档案的可追溯性和不可抵赖性。第二，一站式管理所有电子档案文件，实现自动化智能管理。在互联网的支持下，电子档案管理采用逻辑流程化管理后，可实现一站式的统一管理，从档案的数据采集、登记、归档，到档案资料的整理、递交、接收、保管以及转移，甚至到后期的档案鉴定、查阅、备份等，覆盖了整个电子档案的所有管理周期和各个环节的细节管理，确保每个操作都有迹可循。第三，文书档案管理平台提供流程管理入口。文书档案管理平台的开发设计要从使用者的角度出发，立足科学的逻辑依据，从产品化流程管理角度，实现流程的高效性、人性化以及可维护性。平台使用者可以自由定制工作流程和工作路径，流程变化时可以自定义更改流程或者增删流程，以满足不同业务线同时的需求，为每个业务定制操作流程，提升档案管理效率。第四，支持新的业务加载。电子档案管理信息平台前期以搭建档案管理系统为主，后期版本更新迭代，可以支持电子档案规范化和加载管理的业务，比如文书档案管理就需要支持这类功能，这样可以实现多人在同一平台对差异化类别的档案实现管理，后期可以实现对新类别电子档案的加载功能，确保业务操作员能够在线使用多项工具，实现多类别电子档案的上传、管理、增删等操作。第五，提升电子档案的安全性与可靠性。电子档案信息化管理平台的底层支撑环境可以支持电子印章、数字证书等当前先进的验证技术，确保平台的管理员和业务操作人员上传的电子档案信息的安全可靠性，确保材料的不可抵赖性，保证其凭证的价值。此外电子档案信息化管理平台的安全保障机制能够对电子档案文件实施统一封装和保存，并对同类型业务文件的时效性、安全级别进行划分和标识，如果管理员级别不同，查看这些文件的权限也是存在差异的。

四、结束语

总而言之，相比较传统办公室文书档案管理而言，基于互联网的电子信息化的办公室文书档案管理具有非常多的优势，政府部门、事业单位以及社会各行各业都逐渐普及了信息化文书档案管理，它能够有效提升文书档案管理效率，实现信息共享和高效检索，且电子文件更易保存，状态更加稳定，大大提升文件的安全性，最终提升办公效率。

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