基层公益服务事业单位档案管理的体会和思考

刘凤娟

【摘要】公益服务事业单位应加强档案管理标准化、精细化、制度化建设，有效提升档案管理的质量，增强档案利用的能力。

【关键词】档案管理;管理流程;体会和思考

有些基层事业单位既承担公益服务，又进行生产经营;而且使用事业编制，自收自支。比如，深圳市铁岗·石岩水库管理处是深圳市水务局直属的经费自给事业单位，主要负责铁岗水库、石岩水库、塘头抽水泵站及输水管线、茅洲河提水工程及石松支线供水网络工程、石岩水库截污工程等水源工程及其配套工程设施的建设、运行、维护和管理工作，承担宝安区所辖新安、西乡、福永、石岩、沙井、松岗6个街道和光明区、蛇口工业区、南山区大冲片区约700万人口的原水供应，还兼有城市防洪、库区水资源保护、水生态建设、供水管线及引水渠道维护、水行政执法、森林防火等职责。按事业单位分类改革中规定的分类，是典型的生产经营类事业单位，也是公益类事业单位，实行管养分离，承担公益服务职能。

这类事业单位的档案有其自身的特点和功能，大致包括行政管理档案、人事管理档案、工程管理档案、物业管理档案、会计管理档案等;服务于本单位的中心工作，满足本单位的档案利用需求，充分利用档案资源为本系统事业发展作出应有贡献。为此，应着力加强档案管理标准化、精细化、制度化建设，有效提升档案管理的质量，较好地提高档案利用的能力。下面，结合深圳市铁岗·石岩水库管理处档案管理实际谈几点体会与思考。

一、完善档案管理职能，提升上岗人员素质

档案管理是指在课题研究过程中，对课题的设计、课题的实施、课题的成果等形成的材料进行整理、归类、提炼，从而记录、规范、指导课题研究，调控研究过程的管理行为。其流程（方法和步骤）如下：当档案产生时就进行点收，接下来进行档案分类（立案）、档案编目（编目）、档案整理（立卷）、微缩储存、电子储存、档案保管（入库、保存与修护）、库房管理、档案清理（清查、鉴定、销毁、移转）和档案利用（目录汇送、检调、利用）。

按照“国家级水管单位”有关档案管理标准，根据有关档案管理制度，该管理处认真做好工作人员的业务培训，加强档案管理方面的法律法规学习。一是学习和落实深圳市水务局有关学习执行档案法规、有关文件精神，组织培训学习《中华人民共和国保守国家秘密法》和《中华人民共和国保守国家秘密法实施条例》等法规，并做到保密制度上墙，保密法规在手。二是将档案管理工作纳入管理处重要工作议程，明确1名班子成员分管档案工作，管理处综合行政部专设了档案室并配备了2名专职档案员，主要负责管理处档案的收集、整理、装订、立卷、归档工作，以及档案调阅、机要文件的保密工作。另外，各所都配有专（兼）职档案人员，形成了以管理处综合部及档案室为核心的档案管理网络;全处所有档案管理人员都具有档案上岗资格证，是在编职工，均持证上岗，履职尽责，使得档案管理职能得到增强。

二、健全档案管理制度，向执行制度要效率

根据相关法规，按照“国家级水管单位”有关档案管理标准，该管理处修订了《档案管理制度》《档案管理员岗位责任制与考核制度》《档案保密制度》《档案保管制度》《档案借阅利用制度》《档案的立卷归档制度》《工程档案管理规定》等，并将档案管理纳入管理处有效的制度体系，保证档案工作的顺利开展。例如，管理处严格按照《中华人民共和国档案法》及深圳市事业单位档案管理相关规定，建立责任制，加强安全、保密管理，并将“档案的保密制度”“档案的鉴定、销毁制度”“档案员岗位责任制及考核制度”“档案的立卷归档制度”“档案的借阅利用制度”等上墙明示。

该处不仅加强了对档案工作的领导，落实了责任制，而且在相关制度执行方面注重细节、注意实效。比如，根据文件的保密级别作相应的档案保存和借阅，借阅做好记录，并及时收回存档。另外，还要求档案管理人员加快知识更新，将档案管理和水务信息化建设相融合，探索档案平台数据库应用，跟踪档案安全管理。

三、推进档案规范化管理，保障档案完整准确系统

为推进档案规范化管理，该管理处对档案资料进行全面梳理，按专业标准规范建档，进一步完善库房设施，利用信息系统和纸质文件做好管理系统升级。管理处适时请相关档案管理机构指导档案的收集整理工作，主要对往年管理处各类档案进行了分类整理，并将历史性档案按标准化要求入库，有效有序地加强了各类档案的收集整理工作。在平时，严格按照归档范围进行收集，按时做好档案整理工作，做到档案收集齐全、分类准确、整理规范、图样清晰、存放有序，检索方便。在基础业务方面，管理处安排档案管理人员学习《水务工程文件归档要求》和《深圳市城市建设档案馆城建档案整理质量标准》，严格按照工程档案归档要求建立水务工程文件档案。各类工程建档立卡，图表资料等规范齐全，分类清楚，存放有序，按时归档。他们对每年新产生的综合档案室档案、文书档案、基建档案、设备档案、会计档案、声像档案和荣誉实物档案进行收集并分类，并且做到档案资料的收入和移出均有登记。

四、科学管理档案设施，保障了档案安全

为确保所存放档案资料的安全，管理处档案库房目前配备有手提式干粉灭火器2个（4KG装）、抽湿机1台、温湿度计1个，以及空调、防磁柜、消防灭火喷淋装置等。制作有“档案库房温湿度记录本”，每天上午9时左右由专职档案管理人员入库登记记录，如温度、湿度超标，及时启动抽湿机并加强巡查，确保库房温湿度符合相关标准。同时坚持对库房定期喷撒、投放药物，杀虫;经常检查库房消防设备、照明灯具、线路、空调管道等的安全情况，发现问题及时处理。目前库房所存档案资料面貌完好，无虫蛀、勾画、涂改等现象。

五、整合档案资源，有效利用档案信息

为有效利用档案资源，该管理处定期宣传《中华人民共和国档案法》《深圳经济特区档案与文件收集利用条例》等档案法规、制度，档案室设有“利用档案登记簿”，严格履行相关程序，目前档案安全利用情况良好。比如，管理处有关水库建设方面的水务工程在建设过程中需要有关图纸、设计方案、合同等进行比对，作为检查验收依据等，有关工作人员到档案室查找相关资料并复印;管理处水工建筑和机电设备的维护较多，不论是日常维护还是应急抢修，有关工作人员都能及时有效地利用档案资料。再如调阅档案原件，经管理处分管领导审批，使用一周后归还;需要对档案资料复制，比如复制事业单位法人证书、供用电合同、招投标资料、工程项目验收资料、物业登记资料等，由借阅人详细登记，档案管理人员监督复制，保证了档案原件安全，有效地提高了档案利用率，为水库建设与管理上新台阶作出了应有贡献。

六、不断提升档案管理档次，实现档案管理现代化

如何适应档案事业发展的新形势，适应经济社会的发展和科技的进步，紧跟档案管理现代化步伐？档案管理者必须强化信息意识和信息观念，变静态档案信息为动态档案信息，搞好档案信息资源的开发和利用，将信息工作纳入档案管理中去，充分利用高新科技手段，进行档案的电子化管理，把大量有价值的档案信息开发出来，实现档案全方位、多层次、多功能的现代化管理。

按照库房“八防”要求，深圳市铁岗·石岩水库管理处在将库房、办公室、借阅室“三室”分開的基础上，给档案库房配备专用档案箱柜、抽湿机、烟感器、消磁柜、灭火器等档案专用设备，并做好专用设备的维护或更新。另外，从提高档案现代化管理水平出发，还配有打印机、计算机、扫描仪、刻录机等现代化的管理设施，为档案的安全保管和有效利用提供了可靠的保障;在完善档案管理系统方面，管理处采用“世纪科怡档案管理系统”，并配备专用计算机，设定密码，专人操作，利用好深圳水务系统和本单位的内网等信息化资源，而且严禁连接外网;管理处档案管理人员还定期对档案系统数据库进行备份，确保档案数据的安全;同时对管理系统软件进行升级，保障了运行稳定，保证了档案检索快速、准确，方便了档案查阅。

我们要围绕档案管理现代化，努力做好档案资源的开发和利用——运用信息技术建立现代化的档案管理体系，增强档案管理网络化的功能，加强档案管理信息高速公路建设，更好地为经济社会的发展服务。