基于档案资料分析的公立医院档案归档和管理工作探究

2020-07-14李楠

兰台内外 2020年14期

李楠

摘要：在公立医院管理工作中档案归档与管理是极为重要的组成部分之一，对其进行管理的目的是为了更有效的为医疗中心的工作服务，带动医院管理能力与医疗能力的提升。公立医院做好档案归档和管理工作对其的科学、健康发展有着十分重大的作用和意义。本文通过阐述公立医院档案工作的重要性和分析其档案管理存在的问题，提出了具体的基于档案资料分析的公立医院档案归档和管理工作优化措施，以期为公立医院日后的档案归档和管理工作带来有价值的参考建议。

关键词：档案资料分析;公立医院;档案归档;管理策略

档案归档和管理工作是公立医院管理工作中的基础内容，其对医院内各项工作的进行起到直接影响，对比其他领域的管理工作，医院管理的难度普遍更大一些，难点在于艰巨的使命和责任、繁复的系统以及更低的错误率。在当前新时代当中，对于公立医院的档案归档和管理工作要求更高，怎样基于档案资料分析改进管理模式，找到新思路、新策略以及新渠道，更有效的为公立医院的健康发展以及經济发展提供服务，成为目前公立医院档案归档和管理工作者的重要任务。

一、公立医院档案归档和管理工作的重要性

公共医院档案指的是公共医院在教学科研、医疗、医院行政等活动中建立的有利用和保存价值的，通过资料分析和归档处理之后的文字、数据、食品以及实物等不同方式与载体的历史记录内容。医院档案属于国家档案中的重大部分之一，同时还是医院的宝贵资源和财富。在当前我国的公立医院当中，不同载体和形式的档案服务于不同的工作内容，为医院上层领导科学决议以及计划奠定根基，为病人给予详细的、正确的病历数据和信息，为医院的改革创新发展给予工作服务等。简单来说，公立医院的档案归档和管理工作直接影响着其内部的各项工作开展和进行，影响着我国医疗卫生事业的顺利建设和发展，对我国建设小康社会起到着重要的推动作用。

二、公立医院档案归档和管理工作中存在的各项问题

1.档案意识较差，对其重视度较低

对于我国融合教学科研以及医疗保健和预防工作为一体的公立医院管理工作当中，对于档案归档和管理的重视度普遍较低，但是，在我国全国文明单位建设以及公立医院等级评估等项目当中，都涉及着大量的档案内容，不过，在“全国文明单位测评体系”及“三甲医院评审标准与细则”当中，纳入了许多公立医院管理工作项目，比如，财务管理、后勤管理、医疗设备管理等等，却独独未将档案归档和管理纳入其中。由此能够清楚的看到，公立医院的领导者对于档案归档和管理工作的重要性欠缺充分的认识。在培养各类公立医院人才培养中，对于档案归档和管理的人才培养重视度更低。

2.信息化管理较差，欠缺硬件投入

由于很多公共医院对于档案归档和管理工作的重视度较低，更多的将关注力放在医院的医疗业务上，致使档案归档和管理显著落后于其后。档案归档和管理没有和医院医疗业务管理进行同步规划与部署，因此，医院档案归档和管理出现边缘化情况。由此，致使医院的档案库房较为狭小，不符合规定的建设标准，档案管理设备以及技术过于落后，显著限制了医院档案事业的进步和发展。

3.管理工作团队综合素养较低

当前，公立医院普遍存在档案部门工作人员人数较少以及专业人才欠缺的问题。档案部门的工作人员大部分学历都较低，有些还是“半路出家”的工作人员，很多都欠缺系统化的档案专业培训，工作能力较差。这和现代化医院档案工作需求严重不符，极大的限制了公立医院档案归档管理工作的顺利进行与发展。

4.管理范围模糊，缺少统一管理机构

当前，公立医院的档案归档和管理大多还是由医院院长下设立的医院综合档案办公室来负责，管理的内容包含有医院设备、财会、实物以及文书档案等等多个种类的档案工作。而医院人事档案是由人事部门负责，患者的病历档案是由病案办公室负责等，因此，出现同个单位里出现多个部门进行档案管理的局势，这样的情况违背了我国《档案法》中档案统一领导，分层管理的管理原则和要求，很容易导致医院档案的因管理不当而丢失。

5.档案管理方式落后

公立医院的档案归档和管理工作需要人员、资金以及场地等多方面的支持，不过，在医疗体制改革不断推进中，各大公立医院都处于快速发展扩张期，从而造成了医疗资源的短缺，没有更多的资金投放在档案管理中。就当前情况来看，很多公立医院都有着数十年的发展历程，积攒下来的档案数量非常可观，而现有场地显然很难有效满足具体管理需求。而且还有部分公立医院依旧应用传统管理方式，导致效率非常低下，难以满足公立医院持续稳定的发展要求。

三、基于档案资料分析的公立医院档案归档和管理工作策略

基于档案资料分析的公立医院档案归档和管理工作十分重要，在一定程度上影响到公立医院持续稳定发展目标的达成。针对此，要求公立医院相关方面加强重视，客观面对具体工作中存在的问题，然后采用合适的措施进行处理应对，以便将其作用更加充分的发挥出来，为公立医院其他部门工作的开展提供助力。

1.加大法律宣传，强化医院档案管理意识

针对公立医院各方面对档案归档与管理工作认识不足这一问题，要想相关方面加强重视，加大法律宣传，并且有效强化医院档案管理意识，具体可以从以下几方面着手：

首先，要采用多种方式，引导公立医院的各阶层领导以及全体职工，贯彻学习我国《档案法》，强化医院全体人员的档案管理意识，使得他们在具体工作中能够更加的认真仔细与负责，避免因为人为疏忽而造成档案遗漏、缺失等问题的发展。

其次，要对公立医院的领导层进行开发，使医院领导层提高对档案归档和管理工作的重视度，将档案归档和管理工作归入进医院的管理体系当中，这样便能逐渐影响到医院各个部门的意识，使得档案归档和管理工作受到应有的重视，工作开展起来自然会更加的顺畅，效率也能更加的高。

最后，要充分落实我国《档案法》中有关“档案统一领导，分层管理”的原则和要求，强化公立医院自觉进行依法归档。

2.创建科学体制，进行恰当管理

此需要顺应和满足新时代发展趋势，通过“大档案”观念的引导，融合公立医院实际情况，创建符合本院管理发展的科学管理体制。

首先，需要将管理机构进行梳理，创建医院综合档案部门以及下属部门，使得医院的各项档案得到统一化的集中管理，确保医院贯彻落实我国档案管理法。

再者，是对医院内部的各个部门以及各个院区的档案资源进行整合，创建统一的档案归档和管理制度，制定宏观的管理制度，具体的制度条令要在宏观制度管控下凸显各项档案专业的特征，尽可能使得各项档案归档和管理能够有章可循。同时，在新一轮医疗体制改革过程中，使得患者满意度、医疗成本控制以及医疗质量等变成管理核心要素。所以，在实际档案制度完善过程中，应该充分考虑到这一点，充分体现人性化与科学化。

最后，要明确医院档案工作人员的具体工作职责，细化医院各级档案工作人员的工作，且对其进行系统的能力考核，并将考核的结果与他们的工作绩效进行结合，构建各个部门在档案管理中的合作机制，使得各个部门都能认识到自身职责，最终形成合力。通过这种方式，能够很好调动医院各个方面的档案管理积极性，从而推动檔案管理效率进一步提升。

3.拓展档案归档范围，进行全范围覆盖管理

当前，伴随着我国医疗卫生体制改革的深入发展，公立医院除了要进行教学、科研以及医疗等常规化的管理项目之外，还会出现很多创新化工作以及社会服务性工作，例如，近期出现的“新冠肺炎”突发公共卫生事件，医院需要对其进行应急救援服务、志愿者服务、援助疆外服务等社会服务性工作。这些活动的开展，推动着各类新型档案载体的涌现。因此，需要公立医院全面详细分析出现的新情况，对档案归档和管理计划进行调整，拓展医院档案归档的范围，进行档案管理工作模式创新。

4.加大档案资料分析，开发资源主动服务

精准、及时、有效的医院档案信息不但可以为各个科室以及部门给予高价值的医疗信息，并且可以在潜移默化中提升公立医院的工作效率与社会经济收益。所以，需要相关方面加强注重档案资料的分析，挖掘其中有价值的内容。

不过，要想达成更为理想的效果，需要档案归档和管理者针对本院的发展大方向，顺应本院管理内容的开拓，全面进行档案资料分析和资源开发，将档案运用的边沿拓展至医院的各个科室与工作部门，让所有需要档案帮助的科室都可以很方便的运用档案。与此同时，可以全面举行各大档案研究活动，搜集本院文化遗漏部门以及档案资源，对其进行整理分析和归类，为公立医院的档案归档和信息利用奠定稳固的根基。

5.强化团队建设，提升团队素养

公立医院的档案归档和管理急需一支工作能力过硬、思想作风良好、政治面貌积极的高素养人员团队，由此需要公立医院管理部门对其进行高度关注和培养。

首先，要在当前已有的档案工作人员基础之上进行更加精准的档案专业人才培育。一方面，可以组织优秀的档案工作人员出外进修，回来之后在组织研讨会，让出外进修的档案工作人员分享一下自己出外学到的先进管理知识和方法;另一方面，聘请相关专家来医院组织开展讲座，要求档案管理人员积极参与。这样能够有效强化医院内部档案管理人员的综合素质与专业能力，使其更好满足档案归档与管理工作的要求，提升工作效率。

再者，要从我国各大高校有效引进高质量综合型档案人才。具体就是得提升档案归档和管理工作的福利待遇，以便吸引更多优质的人才参与其中。同时，还可以与高校合作进行人才的培养，指派医院内部优秀档案归档和管理人才进入高校该专业兼职教师。这样能够很好保证培养出来的人才更好满足内部工作要求，最终达成更为理想的工作效果，为公立医院长远稳定发展目标的实现提供助力。

6.完善档案管理体系

一是充分体现出档案的开发与利用。从另一个角度上来说，档案管理的主要目的其实就是开发与利用，为公立医院的各个部门提供优质的档案服务。所以，档案管理部门应该积极转变自身工作观念，树立良好的服务意识。具体就是在档案归档与管理各项工作开展中，应该围绕着医院业务合理开展，同时积极参加医院各项重大活动，并以此为基础推动自身工作形式的丰富与转变;

二是，定期组织开展多样化的编研活动，密切关注医院日常管理、临床研究等情况，并且对收集到的信息根据这些情况进行深层次的加工，以便有效强化档案服务层次，充分体现出自身价值与作用，提升自身在公立医院中的地位;

三是，在公立医院之间构建共享传播机制，实现信息的实时共享，避免信息孤岛情况的发生。具体就是基于患者需求进行医疗市场的细分，根据医院业务特点、具体情况明确管理方向。在这一过程中，不同等级的医院也能进行档案共享，以便为患者提供更为优质的医疗服务，推动区域医院档案管理和服务共同体的有效达成。

四、结语

综上所述，在公立医院整体管理工作当中，档案归档与管理工作是极为重要的部分之一，其工作的优劣是关乎着公立医院的整体实力。所以，必须要不断提高公立医院的档案归档和管理水平，使其更好服务于病人以及医院。

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