浅谈医院后勤设备档案的建设和管理

邱恒鹏

【摘 要】新时代背景下，我国医院后勤设备档案管理工作的重中之重就是规范的管理制度、创建完善的设备档案并明确落实、树立良好的设备档案管理意识。通过适宜手段的利用通常包含科学配置档案管理者和相关部门、统一档案管理归口、创建动态化的信息网络平台和数据库平台，其目标就是让设备档案尽可能发挥作用，推动医院的未来发展。

【关键词】医院;后勤设备档案;建设和管理

前言：随着我国现代化及城镇化建设的日益发展，人民群众的物质生活质量不断提升，对医疗服务的需要正在快速提高。很多医疗结构逐渐深化改革，全力促进现代化医院的建设，在有效提升医疗科研水平的基础上，不仅改变了医护人员的工作环境，还提升了患者的医疗服务体验。医院除了住院大楼和门诊大楼等硬件升级意外，还应该提高各类新型设备和医疗技术的投入力度，电梯、制氧供气、锅炉热力和配电楼等硬件设施应有尽有，类型众多以及数量巨大。为了可以维护有关硬件设施的顺利运行，后期部门应综合利用各类技术和管理手段，才能让信息化档案管理技术的优势充分发挥，有效提升管理水平和建设质量。

1现如今，我国医院后勤设备管理存在的缺陷

1.1资料收集缺少完整性，设备档案意识薄弱

因为一些医院并未配置专业的档案管理者与管理部门，一些档案均被临时积存于设备供应商手里，医院在成功完成项目以后，并未及时的整理并存档档案资料，导致建设完成之后的各种资料缺少完整性。不仅如此，档案资料管理者频繁的出现变动，人员缺少稳定性，档案资料管理的负责人员流动性较大，为部门人不的认识衔接带来了很大的困难，档杆管理工作通常需要严格遵循有关制度，并不会特别突出哪一名工作者的责任和权利，使档案管理者均存在一种“事不关己，高高挂起”的工作态度，不但无法掌握档案资料的流向，还会导致档案资料出现损坏或是丢失。

1.2设备档案工作流程与管理制度缺少完善性

医院在建立设备档案制度的过程中并没有明确结合后勤部门的实际需求，使建立完成的档案不具备系统性及规范性特点，并没有形成切之可行的资料交接规范，歸口管理缺少统一性。院区建设完成之后，后期部门接收到的资料均来源于基建部门，一些资料中记载的数据和设备的相关情况差异性很大，通常，设备资料还存在没及时记录的情况，医疗设备的应用及后期维护将无法参考任何有价值的资料，而造成出现这类问题的重要原因就是设备资料缺少完善性和真实性。对部分非常特殊并且非常重要的医疗设备，后勤部门并未提高重视，在并未权责的条件下，若是交接工作出现疏忽都无法追究具体责任。档案管理者自身缺少足够的专业能力，在借阅与接收档案资料的过程中缺少规范性，若是医院设备材料搁置时间过长及储存位置不断的变动、管理者的频繁更换等相关状况，将会为设备档案的二次整理带来严重影响。

1.3信息化程度不足，设备档案并未充分发挥实际价值

现如今，包含医院在内的许多单位都在采用纸质资料的归档与管理方式，并未引入网络化与信息化，通过软件的利用创建数据库与使用平台，管理者无法对设备档案资料信息进行共享，就是及时的查阅设备维修记录等相关信息。纸质资料属于十分普及的资料载体，可纸质资料较易在频繁的翻阅查看之后产生物资、损坏、遗失等状况，一些如图纸等资料和设备属于配套的，只有一份，若是出现损毁就无法弥补。在资料归档之后，档案基本都是放于档案柜进行储存，而需要进行资料学习的运行值班人员和维修人员并没有机会接触到设备的资料，导致设备档案成为摆设，无法发挥其应有价值，相当于只用于储存，并无实际意义。

2医院后勤设备档案管理工作的解决对策

2.1采集资料要及时，并确定归档时间

医院后勤新设备的来源通常包含基建设备和医院中设备管理部门直接采购两方面。其一，基建为医院采购并安装的设备和基建项目的档案势必要和设备材料一同归档处理，唯有成功归档才能顺利上传到医院内部的管理部门并为此创建医院的设备档案。其二，医院后勤部门根据医院的实际需求采购所需设备，这种设备的采购归档在顺利进行设备采购以后就会立即停止。从基建采购设备安装角度而言，应该及时将医院所需的材料上交到设备管理部门，其中的重点设备应详细记录各类参数，所有上交的材料都应该含有技监局上传的安装说明书等各种手续资料，才可以为医院设备积极参与年检提供支持。从医院后勤根据医院实际需求采购设备的角度来讲，在设备成功安装之后才能对安装单位的相关信息记录进行及时记录或是采集并记录设备厂家的各种材料，才能做到及时整理登记并建档编纂相关信息。

2.2创建动态设备档案

我国医院的档案管理部门对于设备档案的创建始终与其他各个部门缺少足够的交流沟通，进而无法满足档案管理工作的进行目标，无法为医院内部的所有部门带来有价值的依据。档案管理主要是为设备管理带来服务，已经投入使用的运行设备和其状态均在潜移默化的出现变化，在设备状态条件下，设备档案在其中起着举足轻重的监测器作用。医院需要在有效结合当前设备档案情况的条件下，定期或是不定期的针对设备运行情况进行检查，最大限度的避免设备运行发生故障，导致运行成本增加，有效提升医院后勤设备档案的利用率。

2.3利用网络化、电子化的档案建设方法

21世纪，中国正在以迅雷不及掩耳之势迅猛发展，而我国正式迈进网络信息时代，网络技术和电子计算机在我国得以广泛运用。但是，医院机构对电子计算机网络及消费市场的网络和硬件设备存有较大差别，对计算机系统的稳定性以及系统容量要求较高，医院及第三方技术企业加强组织合作，才能为医院后勤设备档案软件平台的建设管理提供支持。在设备档案有效的操作中，档案管理人员需要对计算机与软件相关的利用方式进行熟练掌握，在严格遵照医院相关规定的条件下，合理建立操作程序，不但要针对计算机数据进行合理有效的整理，还应该利用激光扫描等各项新型技术彻底取代以往的手动录入，如此做不仅可以缓解管理人员的工作量，还可最大限度的增强数据录入的精准性。

结束语

动力的稳定供应和设备的顺利运转是医院各项工作顺利开展的基础条件，还是提高患者对自身治疗的满意程度，才能为医疗服务质量的基本条件提供保障。基于此，管理部门的重要工作内容就是加强医院后勤设备档案的完善创建，加强设备档案的合理有效管理。医疗机构应该有效增强医院后勤设备档案建设的探究力度，增强市场竞争力，为患者带来更优质的服务。

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