大数据时代医院文书档案管理及信息化应用措施研究

仲薇

摘要：随着电子信息技术的不断发展，互联网的广泛应用，将医院的文书档案进行系统化管理是当前各大医院开展档案管理工作的新形式和新手段，同时也是时代变迁的必然产物。在医疗体制改革的驱使下，各大医院为实现管理水平的稳步提升，紧抓基础工作，而基础中的基础就是医院文书档案的管理。如今信息技术发展迅速，将医院的文书档案管理与互联网结为有机体，通过发达的信息技术手段，建立医院文书档案大数据，实现档案管理的信息化、数据化。本文立足总结当前医院文书档案管理工作中存在的问题，结合大数据时代的档案信息化管理的特点和优势分析，从而寻求若干适用医院文书档案信息管理的举措，为医院实现现代化管理提供参考。

关键词：医院文书档案;信息化管理;应用

过去，我国医院文书档案管理以传统的方式进行记载，用笔和纸做为记载工具记录医院内部、各医务部门和医疗科室的各项工作，包括上级下达的政策，本级领导的决策、医学研究和医疗问题处理等各项工作。而现如今信息时代的来临，改变了我国文书档案管理的方式，取而代之的是医院内部各项工作的信息化管理，并且逐步发展为我国医院文书档案管理的主要手段。将互联网与信息技术相结合，应用于医院文书档案管理，使档案分类更加清晰明了，查阅更加方便，节约大量的时间，同时最大限度的发挥档案的作用，为医疗研究工作提供准确的数据参考，实现医疗数据信息共享，因此说将医院文书档案管理信息化是一项具有划时代意义的创新技术。

1.我国医院文书档案管理的现状

在我国，医院文书档案多年来一直以传统的方式进行收集、归整和存储。经过长期对传统文书档案管理工作的实践与摸索，归纳总结如下若干问题：

第一，文书档案管理不被重视，主要表现为上级领导的不重视，没有建立有效的文书档案管理制度和监督检查机制，下级文书档案管理人员工作态度消极怠慢，对文书档案收集归档不及时，未建立准确的档案存储目录，造成文书档案的混乱、缺失。

第二，文书档案管理制度推行困难，落实不到位。医院文书档案涵盖的范围比较广，涉及的学科比较复杂，现行的医院文书档案管理缺乏全面而细仔的归档细则，因此造成档案管理失去系统性与科学性。

第三，缺乏专业的档案管理人员。因为自上而下的忽视文书档案的管理，所以往往在各医院没有配备专业的档案管理人员，通常是由其他岗位人员兼职档案管理工作，无形中弱化了档案管理工作的质量。

第四，文书档案管理配套硬件设施落后。因为对文书档案管理的不重视，造成了医院对档案管理硬件设施投入不足，当前在各大医院的档案室硬件设施都达不到相应的档案管理标准，缺乏对档案信息化管理的设备配置，造成档案归集的不及时、混乱和缺失。

第五，信息化程度低。我国各大医院的文书档案缺乏信息化管理系统，没有建立系统化的档案体系，使档案收集困难，甚至档案归集延迟，档案收集不全的现象经常发生，造成文书档案混乱的局面。

2.文书档案信息化管理的特点及作用

文书档案信息化管理通过采用计算机的技术手段，对文书档案资料进行数字化收集與存储，以互联网为媒介实现档案信息的共享。文书档案的现代化管理，使文书档案充分发挥作用，扩大利用率，同时还可以提升服务水平，提高文书档案的安全性。

2.1实现文书档案信息共享

传统的文书档案管理主要依靠人工操作进行档案归整与存储，无法满足所有文书的充分利用，给查阅增添了难度，占用大量的人力，耗费时间成本。此外，传统的文书档案管理造成大量文书档案的闲置，形成不必要的资源浪费。将文书档案进行信息化管理，扩大了档案管理范筹，形成对内、对外的共同管理模式。档案信息化管理之后，使档案信息不再仅仅依托传统的纸张为载体，而是使档案与信息融会贯通，同时运用互联网媒介，将档案信息进行传递，并加以利用，发挥档案作用的同时，提高了档案信息的共享。将传统的文书档案管理向现代信息化管理转变，对文书档案进行动态管理，大大提高了档案的利用率，实现档案信息的共享。

2.2提升办公效率，节约时间成本

文书档案的管理要求资料必须完整、齐全，尤其是对医院文书档案的管理工作更加需要精细准确，在确保档案资料完整齐全的前提条件下，书写必须清晰规范。在过去传统的文书档案管理工作中，档案归整主要是依靠人工的操作手段，耗费了大量的人力成本，但是采用信息化管理之后，解决了过去费时费力的困扰，降低了档案管理人员的劳动强度，档案管理人员只需要借助计算机信息技术，对文书档案进行收集、存储、分类、统计和查阅，使档案管理工作不再繁杂，而是变得更加简单便捷，使各类档案更加有序，大大节约人力成本，提升文书档案管理的工作效率。

2.3提高文书档案保管的安全性

传统的纸质文书档案保管难度非常大，对保管环境，保管方式要求较高，因为文书档案主要以纸张为载体，寿命受保管条件的限制，文书档案不能存储在高温、高湿，存在酸、酶、氧化剂的条件下，否则会造成档案变霉或氧化，导致文书档案毁损，给文书档案管理工作带来不可估量的损失。将文书档案进行信息化管理，大大提高了文书档案的安全性，在电子信息技术迅猛发展的今天，电子文件的存储、读取技术越来越成熟，存储载体渠道多种多样，存储容量越来越大，使得存储的文档信息内容更多，存储时间越来越长，查阅更加方便快速，大大提高文书档案的安全与稳定性。

2.4提高文书档案查阅的便捷性和安全性

在过去以传统手工形式对文书档案进行管理时，主要是通过人工传递查阅，十分容易造成文书档案的丢失、毁损，甚至可能会延长查阅周期，无形是增加了人工成本。运用计算机信息技术对文书档案进行信息化管理，则可以通过互联网媒介进行传递查阅，一方面缩减了繁琐的档案传递查阅手续，使查阅更便捷，大大提高办公效率，另一方面降低了文书档案丢失毁损的机率，提高文书档案的安全性。

3.医院文书档案信息化管理的对策

3.1建立完善的医院文书档案管理网络

医院文书档案的收归来源广泛，纵向包括上级主管部门的文书资料，横向有来自医院各科室的资料，量大类多，这是医院文书档案的显著特征。建立并完善医院文书档案管理体系，组建综合档案室，形成医院、档案室、科室三级网络管理机制，统一领导，统一操作，统一保管，明确各级档案信息化管理的职责和义务，明晰各级信息化管理的权限，通过医院文书档案网络化管理，提高档案保管的安全性、完整性和规范性，优化档案信息的共享功能。

3.2制定科学的文书档案信息化管理制度

在医院内部，制定完善、科学的文书档案信息化管理制度，一方面强化文书档案管理人员的工作责任心，另一方面可以推动医院文书档案信息化向规范化与科学化迈进。任何一项工作的健康发展的前提就是制度的建立，因此建立医院文书档案信息化管理的基本制度的同时，融入档案管理绩效考核机制，还可以调动档案管理人员的工作积极性。

3.3加强文书档案管理人员业务培训

因为医院的特殊性，对从事医院文书档案管理的工作人员提出了特殊要求，在学习基本的档案管理相关知识的基础上，还要进一步了解医疗工作流程，强化信息技术的应用和网络安全等知识。不断提高基层科室档案管理人员对文书档案信息化的认知和理解，及时更新知识储备量，才能有效融入医院文书档案信息化管理。

3.4加大医院文书档案信息化建设的投入

为了提高医院文书档案信息化管理的質量，实现档案信息的充分共享，需要各大医院加大对文书档案信息化建设的投入，一方面改善档案管理的硬件设施，另一方面还需配置高性能的信息化的网络安全软件，确保文书档案信息化的正常有序运行。

综上所述，在信息化技术与互联网高速发展的今天，医院文书档案进行信息化管理是大数据时代的必然产物。在加强医院基层档案管理人员业务培训和对信息化认知度的同时，还要加大对医院文书档案信息化建设的投入，使文书档案管理工作更好地顺应信息时代的发展，为医院发展和医疗服务水平的提升推波助澜。

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