对信息化背景下文书档案管理的几点探讨

王春

摘 要：随着科技水平的不断提升，信息技术也被越来越多的应用到了各行各业当中，为人们的日常工作生活提供了非常大的便利。所以，在这种背景下，应用信息技术进行文书档案管理已经成为时代发展的必然趋势。通过这种方式进行文书档案管理能够有效提高管理效率，降低管理工作需要花费的成本，方便信息交流与资源共享，保证文书档案的完整性，为相关工作展开提高更为强有力的支持和保障。鉴于这种情况，本文首先简单介绍了文书档案管理信息化建设的重要价值，然后提出了几点信息化背景下的文书档案管理策略，希望可以为文化档案管理工作的信息化发展起到一定的参考借鉴作用。

关键词：信息化背景;文书档案;管理措施

在信息化背景下，信息技术已经被广泛应用到了各个领域，并取得了非常显著的成绩，这也给文书档案管理带来了新的机遇。与传统管理方式相比，构建信息化管理系统进行文书档案管理可以有效提高管理工作效率以及管理质量，降低材料损坏与遗失概率，并减少管理需要花费的成本、资源，方便查询使用。所以，相关单位必须要明确认识到信息技术的重要价值，综合考虑自身实际情况制定更为科学合理的信息技术应用方案进行文书档案管理，从而将信息技术的作用更大程度的发挥处理，为文书档案管理工作的高效展开提供更有利的支持和保障，推动我国的可持续发展。所以，本文展开信息化背景下的文书档案管理探究有着重要的现实意义。

1 文书档案管理信息化建设的重要价值

1.1 降低管理成本

降低管理工作需要花费的成本是文书档案管理信息化建设的最主要价值之一。过去事业单位在进行档案管理的时候，采用的都是人工管理，有限的管理人员需要完成源自不同科室的大量文书档案管理，存在疲于奔命的情况。同时，在人少事多的客观背景下，纸质文件在传递、整理以及分类保存过程中很容易出现损伤、错漏等问题，甚至会出现遗失现象。另外，随着文件数量的增加，单位需要投入更多资金进行硬件条件建设，避免材料损坏。但是，在完成信息化管理系统构建以后，各单位可以将原始档案统一放置到地方档案中心，自身进行信息档案的管理就可以了。在这种情况下，不仅仅可以有效避免文书档案出现破损、遗失等问题，保证其完整性，还能够有效降低查找以及整理需要花费的时间，弱化重复性劳动强度，提升对文书档案管理效率以及质量，降低文书档案保存需要花费的资金成本。

1.2 更为便于信息资源交流共享

收集管理文书档案最主要的目标就是方便利用，为相关工作展开提高更为真实可靠的依据。同时，通过实际分析发现，在应用传统方式进行文书档案管理的时候，很难实现优势资料的共享，文书档案的利用效率非常低。像是很多在外地的工作人员，很难第一时间获取自身所需的档案资料，而通过信息技术的利用则可以切实解决这些问题。在信息化背景下，构建信息管理系统，人们完全可以随时随地登上系统查询借阅自身所需资料，整个过程不仅速度极快，同时比较简单轻松，并且能够获得相对更为完整的资料，从而有效提高文书档案的利用效率，将其作用更大程度的发挥出来，推动我国可持续发展。

2 信息化背景下的文书档案管理措施探究

2.1 转变管理观念，构建信息化管理系统

要想更加高效的文书档案管理，相关单位必须转变管理观念，明确认识到信息技术的重要作用，打造更为符合规模化、统一化、系统化的档案管理平台，实现管理系统的无缝衔接，从而真正达到全面渗透、整体布局的要求。例如，在进行信息化管理系统建设的时候，应该彻底打通主平台和其余子系统的结构，完成统一接入标准构建，将文书档案管理系统纳入单位信息管理整体构架当中，从而更好的消除信息壁垒，将信息技术的作用更大程度的发挥出来。

2.2 健全完善信息化管理机制

要想打造更为完善优秀的文书档案信息化管理系统，事业单位应该提前构建统一的建设标准，这样才可以为原始档案的数据转化工作提供展开依据，避免工作混乱的情况发生。例如，在正式展开文书档案管理信息化建设以前，事业单位可以综合考虑自身實际情况制定《信息化细则》、《操作标准》或《管理规章》等文件，要求相关工作人员严格按照规定展开工作，保证信息数据格式的统一性，为管理工作的顺利展开提高更大的便利。除此之外，要想推动管理机制得到贯彻落实，事业单位应该将文书档案管理情况纳入全员绩效评价考核当中去。例如，把文书档案原始材料的呈递纳入考核指标当中，并从时间、内容以及形式等方面入手进行考核要求制定，采用加权平均或者直接得分等方式展开量化考核，进而使相关工作人员的主管能动性得到更大程度的提升，为文书档案信息化管理工作的顺利展开以及贯彻落实起到更大的推动作用。

2.3 加强人才培训

在信息化背景下，要想更加高效的完成文书档案的信息化管理，档案管理人员除了需要具备专业的档案管理素养以外，还应该拥有熟练的计算机操作能力。然而，通过实际分析发现，事业单位的很多文书档案管理人员却并不具备上述素养。要想切实转变这种情况，事业单位必须提升对文书档案管理人员的培训力度，抽取档案业务特性等关键信息制定更为科学合理的培训方案，对档案管理人员进行定期培训，从而快速增强档案管理人员的软实力以及计算机素养，这样他们才能够更加高效及时的处理信息化管理过程中出现的问题，提高文书档案管理效果，将信息化技术的作用更大程度的发挥出来。同时，如果自身缺少培训条件的话，事业单位还可以邀请社会上的专业教育机构展开对自身内部工作人员的培训，以此来提高培训效果。另外，事业单位还应该切实做好人才引入工作，通过更为优渥的薪资待遇吸引优秀人才加入到文书档案管理团队中，进一步促进档案管理管理的信息化发展。

2.4 优化安全水平

在信息化背景下，推动文书档案的数字化发展虽然可以有效提高档案管理利用效率，降低管理成本，更为便于查询共享。但是，随着信息技术的不断进步，安全漏洞始终都是文书档案信息化管理不可避免需要面对的问题。所以，安全水平对文书档案管理的信息化发展有着决定性的影响。同时，随着科技技术的不断升级换代，信息安全技术也随之得到了突飞猛进的发展，目前常用的信息安全保护技术除了防火墙以及网络补丁以外，像是虹膜检测、声纹安检、面部识别以及指纹安全锁等生物安全技术已经被广泛应用到了现实生活当中。因此，事业单位也可以按照自身的实际需要，选择更为科学合理的方式构建组合型安防机制，进而有效避免自身的文书档案信息泄露，保障信息资料安全。

3 结束语

总而言之，随着社会主义市场经济的快速发展，人们对文书档案资料的需求程度也随之出现了显著提升，传统管理模式所暴露出的问题也越来越多，极大影响了相关工作的顺利展开，甚至对我国的现代化建设都造成了一定程度的阻碍。在这种背景下，各个单位必须要转变管理观念，明确认识到信息技术的重要价值，打造信息化管理系统，通过信息技术的有效利用展开文书档案管理工作，从而有效提高管理效率与管理质量，降低管理成本，避免文书档案出现破损遗失等问题，保证档案的完整性。同时，通过这种方式展开文书档案管理还能够有效提升信息查找与共享效率，推动相关工作更加高效顺利的展开，进而为中华民族伟大复兴中国梦的实现做出更大的贡献。

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