基于归档文件整理规则的电子档案档号编制方法研究

王成

摘 要：档案管理是每个公司不可或缺的一个重要组成部分，从档案收集、档案整理、档案装订、档案保管、档案编目、档案统计整个流程下来比较繁复，更能强调档案工作的耐心严谨。档案管理属于非常细致的工作之一，随着当今社会针对档案管理的发展，将对档案管理工作的构架又带来了新的影响。而有助于给公司和社会提供更快速便捷的服务这是档案管理的最终目的，随之而来的是档案管理系统的架构也同样根据这个原由而来。

关键词：归档文件整理规则;电子档案档号;编制方法

社会发展速度突飞猛进，逐渐地被办公自动化、无纸化等新鲜血液流入取而代之，档案管理工作也在不断的更新，工作方式也发生了很大的变化。自古至今档案管理发生多样变化，由简单转变到复杂、由经验转变到科学管理、由手工转变为计算机管理;担任档案管理工作对工作者的要求也是非常的高，身兼重任精细负责。在归档文件整理规则上不断更新完善，档案信息也即将进入信息化电子化的时代，电子档案较传统档案管理在查询服务方面更精准、更快捷时效性非常强。而我们接下来将要进行的是关于归档文件整理规则的电子档案档号编制方法来深入的分析研究。

1 简要说明归档文件整理规则

自2016年6月1日起开始实施由国家档案局批准为推荐性行业标准《归档文件整理规则》现予以发布，此标准规定了作为文书档案保存的归档文件单位和其他的社会组织机构对应相关归档文件的整理。在此说明电子档案的编号可以参考《归档文件整理规则》相关条款，再结合实际情况来进行局部调整。该规则强调了五大原则分别为：归档的唯一性、合理性、稳定性、扩充性、简单性。正确掌握关于归档文件整理的规则与要求。

2 关于电子档案编号管理的现状问题

现代化办公使档案部门在工作中少走了许多弯路，办公过程中得心应手，但在优越的工作环境之下同时也发现了关于电子档案管理方面的一些问题。

1）电子档案系统不够完善。由于档案部门使用的办公设备各不相同，各机构研发的电子档案软件系统不一致，会有在同一直属机构使用的不同系统，无法相互调取相关信息，不能完全利用电脑来执行电子档案的管理工作，档案工作是为社会服务的，不能及时调取到相关资料，最终牺牲的是人民群众。他们需要各个机构两头奔波为了调取档案需要走访好几个地方，浪费时间消耗经历，影响办事效率。

2）档案管理基础薄弱问题积累较多。档案管理因有很多历史遗留问题的原因造成了档案管理基础薄弱，工作人员流动性较大，通过相关了解可以发现档案在交接工作问题上也是有很大的出入。管理人员责任心较差，只顾眼前导致历史遗留问题积少成多，不能解决导致长久搁置。这样一来无法实施全面性、规范性统一标准，引入电子档案面对历史遗留问题时也是一个老大难的问题，解决问题并没有从根本上解决。

3）缺乏技术型电子档案管理人员。档案管理人员的素质应有待提高，电子信息化时代对档案管理人员的要求也是逐步增高，传统理念上的档案管理人员一般情况下只要踏实沉稳、细心谨慎就可以驾驭档案的工作，通常年长人员居多，但这样的人员思维不灵敏比较固化，不能与时俱进跟进时代的步伐，已经失去学习的动力，所以导致档案管理“养尊处优”这一错误观点。档案信息的严谨需要有知识、有技术的人才来驾驭充分发挥现代化设备，把电子档案真正引入时代的主流。

以上观点表明了电子档案编号管理的一个根本原因，根本问题诸多电子档案编号管理现状更是停滞不前，这些问题的由来不是短时间可以改变过来的，需要长时间的坚持战斗，从某一个方面重点着手一个一个的整改落实到行动中去。

3 结合归档文件整理规则提出相关办法

1）研发统一电子档案软件系统。为了促使电子档案充分发挥电子信息的关键作用，结合归档文件整理规则建议研发一套关于电子档案研发系统，这个系统是统一的，面向各大机关单位，所有关于档案标准在此系统中都可以操作，地市联网一些可对外公开的档案属于开放性质，若调取相关档案信息务必要经相关负责人来授权审核同意后即可转移备注只限于哪方面使用。这样大大可以提高办事效率而且对于执行者来说方便群众，群众利益最大化。

2）从根本上解决历史遗留问题。历史遗留问题的堆积是很严重的，研发专属电子档案系统，可以设定一个板块针对历史遗留档案的内容，把问题电脑备份，系统可以自动匹配相关数据。根据匹配结果再结合纸质档案来重新整理归档排序，针对性的解决具体问题具体分析。

3）提高档案管理人员综合素养。引入电子信息技术归档人员的自身素质要加强提升，严格要求文化程度，避免招用大龄岁数的员工，整体年轻化，熟练掌握计算机电子归档的操作流程，敢于面對困难敢于承担责任，尽职尽责遵纪守法。

4 电子档案档号编制注意事项

电子档案档号编制首先需要纸质档案归档组卷整理，再进行电子录入系统分类、编号、排列、编目、归档电子文件格式的转换、归档数据库等相关要求。档案管理较为复杂的工作，每个单位的档案制度都各有不同，系统也是根据自身情况研发而定。简单举例：作为保险公司的档案归档应该算的上比较繁琐了，收集来的手续要系统性的整理同时还存在手续的缺失，整套档案按编号排序，一本档案编号、手续齐全后打印目录进行装订成册。在档案封皮处编辑档案号年度—险种分类—印刷号排序，纸质档案装订完毕后，录入电子系统险种的划分、年度的划分、理赔金额的划分等系统自动生成电子档案编号，再纸质档案中体现放入档案盒归档完成。每本案卷都存在卷内目录所有案卷整合编辑为一个流水号段，比如一个目录中出现了两个以上的案卷流水号的时候就应该重新编辑案卷号，或者可以拆分成两个案卷目录;如果是一个案卷流水号分为两个以上的案卷目录时，应该合并为一个目录号，还可以按照目录来进行编设相应的案卷流水号。

5 电子档案档号编制方法

编制方法是非常科学合理的并且明确提出了文书档案档号的机构为：全宗号一档案门类代码·年度一保管期限一机构（问题）代码一件号其中，档号左边为上位代码，右边为下位代码。上、下位代码之间用短横线“—”连接，同一级代码之间用间隔号“·”隔开。归档文件较少的单位可以为：全宗号一年度一件号。具体档号编制方法：

1）全宗号。全宗号是档案机构给立档单位编制的代号，用4位数字或者字母与数字的结合标识，按照《档号编制规则》编制。全宗号原则上由数字组成，也可采用字符+数字的方式编制，其中字符为全宗属性代码。全宗号不足4位的，应在全宗号前补零，如21全宗，在档号中应为0021。全宗号第一位为全宗属类代码，且全宗号不足3位的，应在全宗属类代码之后、数字前补零，如A12全宗，在档号中应为A012。

2）档案门类代码。归档文件的档案门类代码由“文书”2位汉语拼音首字母“WS”标识。其他门类档案，比如照片、科技、专业档案，参照《规则》进行整理时，其门类代码可以分别设置为“ZP”、“KJ”、“ZY”，科技、专业门类需要复分的，应参照《科学技术档案案卷构成的一般要求》（GB/T11822一2008）和国家基本专业档案目录执行。

6 结语

档案的归档与电子档案档号的编制方法，具体还要针对立档单位的实际情况而定制，本文主要阐述了关于归档文件档案管理涉及的问题及对策，电子档案档号编辑的整体思路。各个立档机构的情况各不相同，具体还要结合实际情况来有效避免档案管理中存在的问题，告别纸质化档案时代，全面进入现代化电子档案整理是我们共同的发展目标。

参考文献

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[2]颜丙通.高校档案档号编制改革刍议——基于新版《归档文件整理规则》的启示[J].档案与建设，2018（07）：34-37.