事业单位档案管理信息资源建设及共享模式

摘 要：社会经济快速的发展，促进了网络技术的进步，随之而来社会的信息化速度也逐步加快，社会经济活动和人们的生产生活，都与信息化建立了紧密的联系，使事业单位的档案管理也顺应时代的进步，进入了信息化管理时代。在政务信息化的带动下，事业单位开始重视档案管理信息资源的建设，加大了人员和资金的投入，建立方便快捷的档案信息管理平台，实现档案信息的资源共享，不但提高了事業单位的工作效率，还为人们提供了资源共享平台，简化了工作流程，提高了服务质量。

关键词：档案管理;信息资源;共享模式

档案中拥有人们重要的身份信息，记录着人们的生活历程，在人们的社会活动中起着不可忽视的作用。作为档案的管理部门，对这些数量巨大的档案实行有效的管理，成为事业单位的工作重心，并在不断的探索使用新的管理方式来优化档案的管理工作，网络时代的来临，使事业单位的档案管理进入了信息化管理时代。

1 事业单位档案管理信息资源建设的价值

1.1 事业单位档案管理信息资源建设是社会发展的需要

如今，人们已经步入信息化时代，信息资源已经成为人们生产生活中不可缺少的一部分。具有庞大信息数据的档案，在经济活动和社会活动中具有重要的作用，因此档案管理信息资源建设越发显得重要，信息技术的不断发展，使社会信息化逐步发展完善，为档案的信息化建设提供了技术和社会环境的支持。传统档案管理愈发显得不适应现今社会的需要，所以要使用新的管理方法来完善档案的管理工作。

1.2 政务信息化要求事业单位档案管理信息资源建设

政务信息化迫切需要事业单位建立档案管理信息资源建设。政府在网上开始实现政府办公，通过互联网实现网上信息披露、发布政策、发布政务信息、政府采购与招标等诸多政府工作内容，实现了政务信息化。网上政务管理系统已经成为政府与各级机关单位沟通的重要平台。在政府公文处理中，事业单位档案管理的信息化建设存在诸多不足，引起事业单位领导的不断重视，在政务信息化的要求下，逐步完善事业单位档案信息化的建设。

1.3 信息技术为档案管理信息资源建设提供助力

信息化的社会环境，使人们认识到档案的重要作用。互联网技术、数据存储技术、数据库技术等技术不断的发展，为档案的信息化管理提供了有利的技术支持，通过应用网络技术可以使档案管理步入信息化时代，为人们提供更加便利快捷的服务。我国网络基础设施建设逐步完善，为档案的信息化建设提供了环境的支持。

2 事业单位档案管理信息资源建设

档案是人们日常工作生活各阶段的真实记录，是人们在社会活动中的一种重要体现，还是一个人生活经历的简单叙述。我国人口众多，人事档案数量巨大，为了减少事业单位档案管理的工作压力，使档案管理信息资源建设能够顺利有效的开展，应用互联网技术建立档案信息管理平台，实现档案管理的信息化，从而实现档案信息网络共享平台。

2.1 事业单位档案管理信息资源建设资源共享的特点

1）档案信息的真实性。档案是对人们生产生活的阶段性记录，是最真实发生的事情，所以大难具有很强的真实性2）档案信息的历史性。档案记录人们的社会活动，反应过去的各个阶段发生的事情，具有历史性的特点，对人们的社会活动的主要事件进行提取，并且及时的编辑和处理。3）档案信息的分散性。档案记录过程中，因记录人的不同，每个档案都有自己的独特之处，并且对档案进行了不同的分类，按档案的形式、档案的性质、档案的所有制形式进行了很细致的分类，使档案过于分散。4）档案信息的社会性。档案主要体现人们的社会活动，所以具有一定的社会性。人事档案同时也是对过去历史的一种体现，具有一定的历史研究价值和社会价值。

2.2 事业单位档案管理信息资源建设的方向

1）事业单位档案管理电子档案的应用。将档案数据应用网络技术手段转换为电子档案，实现档案的信息化管理，极大的提高事业单位的工作效率，实现档案信息的共享。2）事业单位信息化档案管理人才的培养。档案管理人才的培养分为两个方面，一方面是档案管理信息系统的建立，需要专业的软件开发人员的研发和管理，系统要实现各部门之间和不同单位之间的信息传递、信息共享、信息存储等功能。系统同时还要具有网络安全的保障功能，使用加密技术、防火墙技术等，来提高数据库的安全性;另一方面是档案管理专业人才的培养，加强档案管理的理论知识的培训，并且熟练应用档案管理信息平台，提高工作人员的档案管理水平，做好事业单位的档案管理工作。

3 建立信息资源共享模式

3.1 事业单位档案管理信息资源共享平台的建立

事业单位档案管理信息资源共享平台是依托于网站建立的，档案的信息主要由专门的服务器进行存储，用户在网站页面可以完成信息的查阅和搜索工作，但不可以进行修改操作。

1）档案数据库应设置独立的数据传输线路，实现事业单位使用内网进行档案信息管理平台的操作，完成数据的上传、查阅、档案修改等工作，使用内网可以杜绝外来的网络攻击，保护数据库信息的安全。还可以应用互联网与其他单位建立资源共享模式，同时要加强网络安全的建设，防止数据库中的信息丢失。2）面向公众的档案信息平台，将网站与事业单位的档案数据库进行连接，约束用户的操作功能，通过安全登录，并且只能进行简单的查阅、留言等功能。

3.2 实现档案信息管理的共享区域的整体控制

信息共享的整体控制是由单位的领导者来实现的，单位领导将档案信息进行整合，整合之后的档案信息再下发到单位的相关部门，部门工作人员逐个整理档案信息之后，在将档案上传至共享平台的网站，供用户查看，完成这一系列的操作，实现共享区域的整体控制。供用户查看的档案要符合一定的标准和要求，方能上传到共享平台的网站上。事业单位人员只能通过内网实现档案信息的查询、修改和整理工作。外网和内网使用物理隔离的方式，来确保事业单位档案数据库的安全。对事业单位的档案资源进行调查时，要做到全面的调查，对事业单位的档案数量、档案种类、档案的时间等重要信息要有足够的了解和掌握，在调查的过程中也要注意档案的使用状况，分析整理之后，向上级领导做好报告。通过公众对档案的使用方式进行调查，可以确认信息共享平台的各项功能，完成信息共享平台的建立。

3.3 建立事业单位档案信息管理共享区域

在政务信息化的要求下，事业单位已经完成了各自的档案管理信息资源的建设工作，拥有了自己的档案数据库，并且已经得到了初步的应用，完成了基本的档案信息搜索工作。由于数据库已经实现了检索功能，事业单位在这个基础上，在单位的内网建立具有搜索和查阅功能的信息共享网站，完善单位内部的档案信息共享平台。

4 结语

网络信息技术正在快速的发展，事业单位的档案管理为了适应信息化时代人们的需求，正逐步完善档案的信息化建设。对复杂多样的档案实行信息化的管理，方便工作人员的档案管理工作，减轻了工作压力，并且有助于实现人们对档案信息的需求，足不出户便可在网站上查阅到自己需要的档案信息。在多方需求的助力下，从功能到安全上，事业单位档案信息共享平台正在逐步的得到完善。

参考文献

[1]陈银娜.事业单位档案管理的信息化建设探析[J].文学教育：下，2017（7）：169.

[2]刘蔚.论事业单位档案管理信息化建设[J].办公室业务，2019，309（04）：74.

作者简介

刘锦阳（1988-），男，汉族，陕西米脂县人，大专，现任职于青海省海东市平安区房屋征收与补偿中心，研究方向：档案管理。