如何做好文书档案标题命名编写工作

唐孟

摘 要：文书档案是我国最为常见的一类档案，具有延续时间长、涉及范围广、利用频率高等特点。文书档案的查找利用要通过对档案中的全引目录、案卷目录和卷内目录按需求进行检索来实现，各类目录标题编写得恰当与否直接关系到检索结果是否准确，进而影响到文档的利用效率。作者旨在通过本文，提出文书档案标题的重要性以及在文件归档时要重视和做好标题命名编写。

关键词：文书档案;标题;命名

文书档案有狭义和广义之分。狭义的文书档案是指党政机关、社会团体、企事业单位在日常行政管理事务活动中产生的，由通用文书转化而来的那一部分档案。文书档案不仅包括常用的15种党政公文（包括决议、决定、命令（令）、公报、公告、通告、意见、通知、通报、报告、请示、批复、议案、函、纪要），还包括未作为正式公文文种，但在工作中常常用到的准则、条例、规定、办法、规则、细则、具体举措、通讯、简报、信函、计划和总结等。广义的文书档案还包括诸如外交、法律、诉讼、会计、统计、财务、艺术、教学等门类的专门档案和具有档案价值的私人信函、日记、记录等。文书档案是作为与自然科学技术档案相对而言的一个概念，有时又被称为普通档案或一般档案。

文书档案形成以后，主要通过档案目录进行检索和利用，文书档案的名称是否准确，分类是否合理直接影响到档案的使用效果，因此文书档案在全引目录和案卷目录编写时要加以区分，全引目录的标题力求详尽，案卷目录标题可以精简，这是因为案卷目录是以本卷收集的文档的共有特征为主进行命名的，是某件事、某类事的概括，内容大多泛指而不具体。全引目录是一种在案卷目录基础上发展起来的以全宗为涉及范围，以全宗内的所有文档为基础的目录，反映了全宗内档案实际编辑顺序，全引目录以该卷内每份文档的各自特征为主分别命名，以文档的名称作为目录的基本层次，能够直接切中文档的内容。故在目录标题编写中不能用全引目录来替代案卷目录，更不能用案卷目录来替代全引目录。

1 文书档案标题的重要性

人们常把标题比作公文的眼睛，常言道“眼睛是心灵的窗户”，一个人内心的喜怒哀乐，可以通过眉宇间观察知晓，而文书档案的内容，可以通过阅读标题领会出来。简单来说一份文书档案的标题应该比较准确完整地概括出文档的主要内容，并标明制文单位名称和文件种类。文书档案的标题一般由制文单位、内容（事由）和文种（名称）三部分组成。由于档案的处理分为全宗、案卷、文件三级，光凭案卷标题进行主题分析和标引是不够的，还需深入到文件级。因此做好对文书档案标题的命名和标引不仅能全面反映出档案的内容，还能便于信息不全时的检索和模糊查询。在进行标题命名时，不仅要概括出案卷标题，还要详尽命名出卷内文档的标题，以保证较高的检全率和检准率。

2 如何做好文书档案的标题命名编写

文档是构成全宗和案卷的基础，文书档案标题是文档的直接名称，它是以准确的语言概括揭示卷内文件的内容。文书档案标题编写时要注意：1）文字简练、内容详尽。要用简明的文字将卷内文件所涉及的主要内容全部揭示出来，一般在五十个字以内。2）结构完整。文档标题一般由制文单位、内容（事由）和文种（名称）三部分构成。针对阶段性、特定时间的文件，题目中要标明年度。针对需要上级单位、外单位答复的文件（如：请示与批复，函与复函）要统一归类存档，统一进行标题命名，当年归档时仍未回复的要在存档的请示、商洽函后附上本年因何原因未回复的备注。

文书档案标题的构成有以下几种：一是“制文单位+内容（事由）+文种（名称）”。这种适合于文件专卷，就是由一个单位在各类工作业务中形成的政策规定、要求做法。文书档案中绝大部分案卷题名都是采用这种形式。比如“重庆广播电视集团（总台）做好部分议事协调机构和领导小组规范运行通知”。二是“制文单位+特定时间+内容（事由）+文种（名称）”。这种形式适合于综合类、特殊形式资料组成的案卷，由總结、计划、规划、安排、统计报表、名册、介绍信、党政会议记录等组成的案卷。这类资料时间性较强，在标题中写明时间，更能便于检索和查阅。比如“重庆广播电视集团（总台）2019第十一届中国西部动漫文化节工作情况报告”。三是“时间+固定出版资料名称”。适合单位制作的各类通报、简报、内部刊物、杂志资料及公开出版物等。比如“2019年重庆广播电视集团（总台）增强‘四力教育实践工作专报（第1—8期）”。四是“会议名称+文件资料”。适合于重大会议资料组成的案卷，召开一个会议会形成会前请示报告、会议通知，会中各类会议手册、资料、讲话、议程，会后各种总结报告、简报、纪要等等。可只编写会议名称加上文件资料。比如“中共重庆广播电视集团（总台）委员会第一届党员代表大会+文件资料”“重庆广播电视集团（总台）经营形势分析会+文件材料”。五是“制文单位+内容（事由）文种（名称）+来往文书信件单位”。适合于单位之间商洽工作的函与复函、合同、协议书等组成的案卷。比如“重庆广播电视集团（总台）供电电源存在安全隐患复函重庆市供电公司”。

文书档案标题的各部分编写的注意事项：首先，制文单位部分。标注制文单位尽量用全称少用简称，以避免同一个单位因编目时随意使用全称或简称带来的混乱。同时，为了方便模糊查找，有多个责任者时，应把它们全部标出;责任者是领导人的要在姓名前标明他们的职务，如果有多个职务，文档中涉及的内容是由领导的某项职务进行履职，则领导的该项职务应全部标注，其他职务在不超出字数的前提下，也可以标注。其次，文件内容（事由）部分。标注问题时不能把文件内容全部照抄到题名中，既要精练，又要把涉及的方面写全。第三，文种（名称）部分。指的是案卷内的文件名称，包括文种。文种较多时可以省却文种由内容（事由）+文件资料（材料）替代。第四，时间部分。在时间的归档上要按照文档内容涉及的时间，而非简单的文件成文时间来命名，特别是在一些跨年度的请示、商洽函的回复文件中，时间往往过了一个自然年，在归档标题编写上，可以突出回复文件是关于某一年某项内容的回复，把它们归入与之相对应的请示、商洽函的案卷中。第五，可以精简的部分。文书档案标题应该做到该省的省、该全的全。一般件中的“关于”“有关”“的”“恳请”“商请”等不含有文件内容的词语全部都可以省略，不写入文档标题。这些语气助词虽然在正式文件中可以起到恭敬、严整、符合礼仪规范的效果，但是在文件归档后，文档的查找和利用中起不到任何作用，文书档案的标题本来就要求简练，有一定的字数限制，对于这类无实际含义的字词，在文档标题命名中是完全可以省略掉的。另外，文件与文档是有很大区别的，若是在命名编写中发现归档文件的标题不能充分、准确地反映文件内容，则需要在编写时改写为符合文书档案要求的标题。

3 文书档案标题命名恰当有利于提升档案查询效率和利用价值

习近平总书记指出：“档案工作是一项非常重要的工作，经验得以总结，规律得以认识，历史得以延续，各项事业得以发展，都离不开档案。”档案的价值在于传承与利用，要高效的利用档案，离不开准确的查询检索工具。因此，做好文书档案标题的命名工作可以为档案的利用打好坚实基础。由于每个案卷卷首都附有卷内文件目录，列举了卷内文件的主要内容和成分，如文件作者、文件内容（事由）、文种字号等，只要根据以上内容做好了文书档案标题的编写，就能准确地依据文档标题对档案文献进行分析检索，快速查找到需要的内容，极大地促进文书档案的开发利用。