事业单位人事档案管理中存在的问题及对策

刘燕

摘 要：随着事业单位改革的不断深入，对档案管理提出了更高的要求，档案管理在事业单位的经济发展中有决定性作用。事业单位人事档案中记录了事业单位中的每个员工的基本信息，包括其所从事的专业，工作经历，个人荣誉等基础信息，为事业单位评价员工业绩提供了有力依据，也对事业单位员工的成长有重要引导作用。可以说，事业单位人事档案管理贯穿于员工的职业生涯，对人事档案进行集中整理，保管能够要求企业的人力资源配置，保证企业的正常运行。事业单位在人事档案管理中出现了一些问题，阻碍了事业单位的发展。

关键词：事业单位;档案管理;问题;对策

事业单位的档案管理工作是国家文献信息管理工作重要的组成部分，对于整个社会的发展都具有十分重要的作用。因为我国事业单位的工作广泛涉及了教、科、文、卫等诸多的方面，参与了部分社会事务的管理活动。而其保管的档案资料则是记录该单位各项工作及活动开展的情况，是人们了解历史客观情况最重要的证据。提高事业单位档案管理工作的效率，能够保证事业单位在工作中更合理地利用相应的信息资源，从而促进事业单位的健康发展。

1 事业单位档案管理工作的重要作用和意义

1）档案管理工作的作用。（1）事业单位保管的档案具有参考的作用。档案记录了事业单位所有活动最真实、最可靠的数据情况。这些数据能够为事业单位进一步发展规划提供数据参考，这样能保证事业单位制定出最符合本单位发展实况的规划决策。（2）事业单位的档案具有借鉴依据的作用。档案与其他文献最大的差异就是档案比其他文献更客观，更具有公正性，同时还具有一定的法律效力。因为档案形成的过程十分公正、客观，具有较大的权威性和说服力，因此可以作为借鉴依据。

2）档案管理工作的意义。事业单位的档案详细、真实地记录了单位发展的历程以及取得的各项优秀成果，因此，根据档案能够准确衡量事业单位发展的真实水平，同时还可以根据这些数据，综合评析该单位的发展潜力，从而科学制定出发展规划。这样一来，就能为该单位未来的发展赢得更广阔的市场空间，从而促进事业单位健康、有序发展。因此，加强事业单位的档案管理工作具有十分重要的作用和意义。

2 事业单位人事档案管理存在的问题

1）部分事业单位不重视人事档案管理。目前来看，部分事业单位没有认识到档案管理的重要性，管理效率也比较低。对于事业单位来说，该工作是基础工作，能够为事业单位评选优秀员工，员工升职提供最佳科学的依据。从其工作内容来看，主要是将企业中工作的各个人员的个人档案集中管理，根据员工在企业的职位分类管理。保证个人信息的完整性，在保存过程中，要减少信息泄露，信息损坏等情况，并且还要完善数据库，及时更新数据信息，提供最新的员工信息。多数事业单位对该工作没有正确的认识，放松了管理力度，导致档案管理工作效率低。

2）负责档案管理的人员素质低。部分事业单位运用没有专业管理能力的人员进行管理，也没有结合实际情况调整管理措施。没有从根本上认识到事业单位人事档案管理的性质，忽略了该工作连续性高的特征，降低了对管理人员的要求。而且多数管理人员是从其他单位临时调剂过来的，没有管理经验。部分管理人员任意删减档案信息，导致信息缺失，不利于事业单位的长期发展。再一个是市场竞争的影响，部分企业单位减少了档案管理这方面的资金投入，导致档案管理人员跳槽，阻碍了企业发展的步伐。

3）人事档案管理过程中没有运用现代技术。虽然部分事业单位重视人事档案管理工作，但是管理技术比较差，没有利用大数据技术以及其他先进的管理技术，管理效率低，资源整合效率低，不利于实现人力资源的合理配置。从档案的保存模式来看，还有部分事业单位运用纸质材料保存，不利于及时更改信息，也没有统一的数据库。影响事业单位评优，职位人员选择，不利于事业单位优质资源的合理配置，没有发挥档案管理的重要作用。

3 事业单位档案管理工作中存在问题的解决对策

1）提升管理者的管理观念。针对目前我国部分事业单位管理者对档案管理工作重要性缺乏正确的认知，管理观念较为淡薄的问题，应加强宣传教育，提高相关管理者的思想认识，促使他们认识到档案管理工作的重要作用和意义，从而重视单位的档案管理工作，制定出完善的档案管理工作制度，并将制度落到实处。同时，积极引进先进的档案管理技术，并采用培训教育的方式提高档案管理人员的综合素质和能力。最后，还要重视档案保管的安全性，只有这样，才能做好单位的档案管理工作，提高工作的效率。

2）加强对档案管理工作人员的培训。目前来看，部分事业单位档案管理人员缺乏专业的管理能力，对于这种情况，事业单位应该加强对档案管理工作人员的培训，根据管理人员的特征选择合适的培训内容，提高他们的管理能力。培训模式可以是多样化的，如专家讲座，知识竞赛等。其次，事业单位还要完善考核体系，针对档案管理人员的基础知识掌握情况以及专业技能进行综合性评测，设置岗位竞争制度，优胜劣汰，通过加剧内部竞争调动员工的工作积极性，还要将其成绩与工资建立联系，完善薪酬制度。

3）制定完善的档案管理制度。在事业单位档案管理工作中，核心的工作内容就是收集、整理档案资料，并建档保存。只有科学制定档案管理工作的制度，合理分配档案管理的权限，采用统一化的管理方法，才能提高单位档案管理工作的效率，同时降低管理工作的成本。为此，相关事业单位应根据本单位档案管理工作的实际情况，不断调整、完善档案管理工作的制度，使单位的档案管理制度更加科学、合理，从而确保各项工作的可控性，促使档案管理工作更适应单位的发展需求。在实际制定中，相关单位首先要科学制定用人制度，同时合理制定奖罚制度，只有这样才能充分调动档案管理工作人员工作的积极性，提高档案管理工作的效率。

4）积极引进先进的档案管理技术。事业单位要想提高档案管理工作的效率，还必须积极引进先进的档案管理技术。首先，相关事业单位应加强自身档案管理基础设施建设，先从物质层面为档案管理部门提供专门的办公室和阅览室，并为其安装必要的档案管理器具，同时做好防火、防水和防盗的措施。其次，加强单位档案管理信息化的建设。为此，相关事业单位应加大资金投入，积极采购信息化建设的基础设施，同时充分利用信息化环境打造出多元化的档案信息管理平台，以此提高单位档案管理工作的效率。

5）建立统一的数据库。事业单位要将人事档案信息放入特定的数据库中。人事档案管理单位要发挥其工作的作用，充分运用大数据以及其他信息技术对人事档案信息进行统一整理，及时更新数据库，事业单位調动员工资料提供详细的数据库。此外，事业单位各个部门也要建立联系，做好信息更改的记录，共同监督档案管理工作。

4 结束语

综上所述，事业单位的档案资料记录了该单位各项工作及活动开展的情况，是人们了解历史客观情况最重要的证据，对该单位今后各项工作的开展具有指导价值，同时，还能促进该单位的健康、有序发展。因此，事业单位管理人员必须转变思想认识，改善工作中存在的不足，尽全力做好档案管理工作，提高日常工作效率，使档案资料真正发挥出应有的作用。

参考文献

[1]石青林.事业单位人事档案管理的创新思考[J].办公室业务，2016（14）：143.

[2]瞿静.现阶段事业单位档案管理工作中存在的问题及对策[J].黑龙江档案，2015（3）：71.

[3]莫若琦，杨力.事业单位人事档案管理中存在的问题及对策思考[J].经济与社会发展，2007（5）：48.