办公室档案管理工作效率提高思考

2020-07-13郭昶杰

河北画报 2020年20期

关键词：工作效率办公室管理人员

郭昶杰

1.内蒙古自治区巴彦淖尔市杭锦后旗事业单位登记管理局；2.内蒙古自治区巴彦淖尔市杭锦后旗人力资源和社会保障局

一、当前办公室档案管理工作存在的问题

（一）办公室档案管理缺乏健全的管理制度

大部分工作单位所制定的管理制度均未对相关管理人员的岗位职责做出明确要求，未充分意识到档案管理工作的重要性，进而导致较多的疏漏出现，使得管理混乱，进而影响工作效率。

（二）工作人员的专业素养有待提升

在部分单位，档案管理工作人员均非专业出身，专业素养不足，以致诸多办公室档案资料未得到妥善保存。办公室档案内容繁杂，档案管理工作对相关工作人员的要求非常高，如果他们缺乏较强的专业能力，则会让档案管理工作问题频发，进而严重影响办公室档案管理工作的效率。

二、提高办公室档案管理工作效率的具体措施

（一）建立完备的档案管理制度

如设置单独的资料室用以对相关档案进行存放，按照档案内容、性质与重要程度的不同，进行有序存放，贴上相应的标签。完成档案整理后有序储存，应选择在高层楼或是较为封闭的区域，且做好警示牌标识。针对机密性高的文件单独放置，一段时间后对保密期限进行跟进记录，相关人员应随时间、机密程度变化，第一时间解密、升密、降密一些文档，对部分无须保密的文件做适时处理，要完成此项工作，必须3人或3人以上管理人员同时在场，且相关地点必须安装监控，以起到相互监督的作用。

（二）提升档案管理人员综合素质

组织档案管理人员参与培训，使其在最短的时间内掌握丰富的档案管理知识，善于运用信息技术开展工作。档案管理人员要充分了解办公室档案管理工作的各个流程，贯彻落实单位制定的各项规章制度，确保自身行为规范。

（三）加强信息化建设，提高管理水平

强化电子档案的建设的有效性是进一步加强档案信息化建设的有效途径，通过科学合理选择计算机档案管理软件，可以促进办公室档案管理工作效率和质量提高。

三、提高办公室档案管理工作效率的措施

办公室的档案管理工作在企业中是非常重要的一项内容，它与办公室的各项业务息息相关，一旦办公室档案管理工作做不好，其他的工作也会受到不同程度的影响。办公室档案管理工作往往比较复杂，因为需要管理的档案通常种类较多，因此，如何提高办公室档案管理工作的效率便变得尤为重要，以下几点是这项工作中需要改进的地方：

（一）办公室档案管理制度需要完善

档案管理工作的落后有一个原因是其在过去并未受到重视，因此档案管理制度的完善程度不足，加之与其相联系的文件管理工作也有所欠缺，因此要想使档案管理工作能够协调有序地进行，就要对档案管理及文件管理工作同时加以重视，并且积极使其得到完善。

（二）档案管理人员的专业水平还不够高

档案管理人员的专业素质不够高会导致办公室的档案管理工作无法跟紧时代的发展，这对办公室的档案管理工作是十分不利的，为了增强管理人员的专业水平，一方面要从根源开始，选拔高素质人才，另一方面就是对原有的工作人员进行专业素质的培训，使其适应时代的发展以及工作的需要。

（三）档案收集工作不够强化

不够强化的档案收集工作会导致档案的管理工作无法有秩序进行，因此一定要加强办公室的档案收集，从类别或时间等不同的角度进行整理收集，并用计算机进行有效管理。

四、办公室档案管理的弊端

进行办公室档案管理的目的是使档案更加完整，更加有秩序，这样才能使利用者更加方便地工作，而档案管理也才能达到目的。但现在的档案管理却并不那么完善，以下几个问题在办公室档案管理中就很常见：

（一）淡薄的管理意识和落后的管理方式

淡薄的管理意识主要是针对我国从事办公室档案管理的工作人员讲的，这些工作人员中的有一部分是兼职人员，他们专业素质较低，导致工作效率以及工作水平也较低，对档案管理工作的完善度造成影响的同时，也使得管理方式越来越落后。时代在发展，为了办公室档案管理工作更好地进行，有必要在这一领域进行改革，即把现代网络信息技术应用到其中。

（二）专业水平有待提高的管理人员

首先，管理人员专业水平低以及专业知识的缺乏使管理人员及办公室的档案管理越来越不能适应时代的发展，提高管理人员的素质成为当务之急。其次，传统的办公室档案管理模式已经无法适应这个时代的要求，信息化时代要求办公室档案管理这也要实现信息化，这就在无形中对工作人员的素质要求上升了一个台阶，而只有信息网络化与具有专业素质的工作人员两方面结合起来，才能使档案管理的效率进一步提高，使我国的档案管理工作更上一层楼。