集团管控型企业公文管理系统解决方案研究

徐婷 中国铁建房地产集团有限公司

一、建设目标

公文管理系统旨在实现发文管理、收文管理、呈批件、呈阅件以及网络通知的在线起草和审批办理，集团管控型企业还涉及到集团总部与下属单位之间的公文交换，从而不断提升公文管理的效率和质量，助推管理提升，打造绿色企业，真正实现低碳办公。

二、业务功能需求说明

（一）业务需求描述。

1.功能模块。本系统大致分为如下几个模块：发文管理、收文管理、呈批件、呈阅件、网络通知等。

2.发文管理。发文管理实现的功能主要包括拟稿、审核、核稿、会签、签发、编号、套打、盖章、校对、用印、分发等环节。

起草公文时，拟稿人打开发文稿纸，主办部门、拟稿人由系统默认提取为拟稿人的相关信息。主送、抄送、标题均为必填项，由拟稿人在发文起草环节填写，其中主送、抄送应支持选取系统中已设置好的单位/单位组，也可以选择手动输入，视具体情况而定。缓急、密级由拟稿人在起草环节手动选择，默认为无。主办部门审核、核稿人、会签、签发在公文流转过程中系统自动填入。编号、套红头由拟稿人操作；盖章由公司文书操作。

3.收文管理。收文办理一般包括：签收、登记、审核、拟办、批办、分送、承办等环节。公司文书接收到文件后，打开收文单，形成年度、文件日期、题名、来文单位、文件字号、来文日期、附件由系统自动提取；承办部门、收文序号、收文分类由公司文书手动选取。

4.呈批件。呈批件用于同一机关内请示工作使用，呈批件表单中承办部门、拟稿人由系统自动带出；标题、请示内容由拟稿人手动填写；编号由拟稿人从系统中手动获取。部门领导、会签人、领导批示均在呈批件流转过程中自动填入。

5.呈阅件。呈阅件用于汇报工作、反映情况、报告交办事项办理结果。呈阅件表单中承办部门、拟稿人由系统自动带出；标题、请示内容由拟稿人手动填写；编号由拟稿人从系统中手动获取。部门领导、会签人、领导批示均在呈批件流转过程中自动填入。

6.网络通知。起草网络通知时，拟稿人打开通知发文稿纸，主办部门、拟稿人由系统默认提取为拟稿人的相关信息。主送、标题为必填项，由拟稿人在起草环节填写，抄送、抄送人员、附件、缓急选填，其中主送、抄送应支持选取系统中已设置好的单位/单位组，也可以选择手动输入，视具体情况而定。主办部门审核、签发在公文流转过程中系统自动填入。编号、套红头由拟稿人操作；盖章、转PDF由公司文书操作。网络通知发出后同时发送到主送单位及发布到门户“通知公告”中。

（二）公文交换。系统应实现集团公司与下属二级单位以及下属二级单位与三级单位之间的公文交换，保证公文能够及时、安全的传送。

（三）公文查询。可根据系统已有字段定义各类查询条件，具体包括标题、编号、部门、拟稿人、签发人、公文类型、流转状态、缓急、密级等。

（四）公文统计。可根据系统已有数据自定义各类统计报表，包括按部门统计文件数量、按类别统计文件数量以及公文明细列表，包括各单位的应用情况统计等。

（五）公文配置。公文配置包括编号、公文模版、印章、签名等，由各单位的系统管理员或文书来进行配置。

（六）日志管理。系统可记录用户的操作信息，包括操作人员的姓名、操作时间、操作的功能、操作类型等，便于事后统计和追查用户的访问操作。

三、系统设计及技术要点解决方案

（一）数据库设计。本系统的设计目标为，在满足公司公文流转需求的同时，遵循先进性、便捷性原则，功能实用性原则，开放性和可扩展性原则。根据需求分析，本系统需要的数据库表包括：人员表、角色表、菜单表、发文表、收文表、公文配置表、字典表、编号表、人员角色关联表、角色菜单关联表。

（二）编辑word和wps。通过集成PageOffice控件实现Word和Wps的编辑功能。PageOffice实现 Office文档的在线打开、只读浏览、编辑、保存、可编辑区域控制、强制痕迹保留、并发编辑控制等功能。

（三）痕迹稿版本管理。在套红头之前系统将会生成正文痕迹稿文件，系统在流转过程中将会对痕迹稿文件进行版本管理，所有的痕迹合并在一个痕迹稿文件中，默认显示最新的痕迹稿文件（其他版本痕迹稿可通过历史版本查看）。

（四）公文交换。实现集团总部与各二级单位的公文交换，即收发文之间的转换。比如，当集团总部文书进行发文操作时，系统获取流程引擎中发文流程环节节点的属性，如果当前环节含有发文属性，则显示发文按钮，点击此按钮后，将发文信息推送到公文交换中心，由公文交换中心处理发文。

（五）附件转PDF。公文系统内的附件保存在MongoDB数据库中，Oracle数据库提供附件对应表。

为保证转换pdf准确性更高：流程审批结束后，发文前就触发office/wps文件转换生成pdf文件，已预留出发文的时候对文件的检查处理时间。附件的转换过程是调用服务器上安装的office/wps软件转换PDF的技术进行文件的转换。整个转换生成的pdf文件格式可以和word中排版的格式一致。

集团管控型企业公文管理系统的应用使公文处理业务以及流程规范、统一，极大地提高了办公效率，同时也进一步提升了企业信息化建设水平，降低企业运营成本，

随着对于公文管理系统解决方案的深入研究，必将促进企业公文管理系统的优化完善，助力企业管理水平的不断提升。