公共卫生监督执法档案的数字化管理问题研究

于海峰 山东省鄄城县卫生健康局

引言：近些年来，随着我国经济发展水平的提高，信息技术行业也有了较快发展，以计算机为主要终端的数字化建设已深入到各个领域的工作中。公共卫生监督执法档案记载着相关工作记录与重要信息，对规范整体工作有重要作用，为实现公共卫生监督执法档案的高效管理，相关部门要注重档案管理的数字化建设。

一、公共卫生监督执法档案数字化管理中存在的问题

（一）数字化硬件设施不完善

计算机等硬件设施作为实现公共卫生监督执法档案管理数字化的客观条件，直接影响到档案工作能否实现数字化管理。近些年来，由于相关部门对公共执法监督工作的侧重点不同，致使资金分配上出现偏颇，这也就直接导致了计算机和移动硬盘等硬件设施配置不健全，进而限制了档案数字化管理工作的开展。硬件设施的简陋直接影响到数字化管理系统的建立以及后续技术升级和系统维护的工作，不能充分发挥档案数字化管理对工作效率的提升作用。

（二）数字化档案管理体制不健全

完善的数字化档案管理体制是规范档案管理工作，实现档案系统化管理的重要环节。由于数字化档案管理体制的缺失，致使相关人员缺乏工作积极性，进而影响到数字化档案管理工作的具体落实。此外，体制的缺失也导致了工作人员缺乏对数字化管理工作的深层了解，这直接影响了公共卫生监督执法档案数字化管理工作的顺利展开。由于缺乏对数字化管理工作的积极性，相关工作人员也在一定程度上懈怠档案管理工作，致使档案数字化管理工作开展缓慢，工作效率低下。

（三）缺乏专业的数字化档案管理人才

就目前我国公共卫生监督执法管理部门的档案管理工作现状来看，从事档案管理工作人员的素质普遍较低，且缺乏具备专业能力的数字化档案管理人员。数字化的档案管理工作往往需要员工具备丰富的档案管理经验以及计算机操作技术，由于工作人员专业技能的缺乏，致使档案管理工作数字化得不到有效发展，严重拖慢了整体工作进度，降低了工作效率[1]。

二、优化公共卫生监督执法档案数字化管理的有效措施

（一）加大资金投入，完善数字化档案管理的基础设施建设

是否具备完善的硬件设施和软件条件，是决定能否顺利开展公共卫生监督执法档案数字化管理工作的重要条件。完善数字化档案管理的基础设施建设，一方面需要相关部门以及管理人员明确档案管理工作数字化的重要性。传统的档案主要以纸质方式进行保存，这不仅占用了大量的空间，还对贮存环境提出了较高要求。而档案的数字化管理不仅能节约办公空间，还能够进一步提升档案查找效率，增加公共卫生监督执法工作的规范化与系统化。另一方面需要相关部门以及管理人员优化资金分配。相关部门要在充分意识到档案管理数字化重要性的基础上，优化资金方式，并积极向上级部门提高申请资金投入，进而完善计算机等硬件设施的配置，推进公共卫生监督执法档案管理工作效率的提升。

（二）建立健全公共卫生监督执法档案数字化管理的体制

只有建立健全公共卫生监督执法档案数字化的管理体制，才能进一步凸显数字化档案管理优势，提高档案管理工作效率。做好公共卫生监督执法档案数字化管理机制的建设工作主要有以下两个方面：第一，构建统一的数字化档案管理标准。管理标准作为各部门工作的重要行为规范，能够有效平衡各部门管理方式以及管理手段之间存在的差异，进而使各部门在进行档案数字化的过程中，能够统一文本、图像、视频等材料的格式，确保是档案数字化工作高效、严谨的开展。第二，完善档案数字化管理工作的考核方式与监督机制。完善的考核方式与监督机制能够从侧面促进工作人员效率以及规范性的提升，由于档案管理工作的复杂性和长期性，相关部门可以改变以往考核方式，通过建立阶段性的考核方式来详细了解工作人员本阶段的工作状况，进而能够及时改正工作中存在的问题，确保工作的顺利开展[2]。

（三）注重数字化档案管理人才的培养与引进

现代化、数字化办公模式的应用，在提高工作效率的同时，也对工作人员提出了较高的专业能力要求。为提高公共卫生监督执法档案管理工作的效率，确保数字化档案管理工作的落实，相关部门要注重专业人才的培养与引进，组建经验丰富、专业能力较强的人才队伍。建设专业的数字化档案管理队伍，主要通过人才引进与人才培训两个方面：第一，人才引进。首先，相关部门要重视对于数字化档案管理工作的宣传。通过对数字化档案管理工作的大力宣传，使群众可以深入了解其工作内容，促使更多人才加入到公共卫生监督执法档案数字化管理工作中来。其次，相关部门可以通过薪资待遇以及保障制度来吸引人才加入数字化档案管理工作。最后，相关部门可以与高校建立合作关系。高校作为我国重要的人才培养基地，为我国输送了大量具有专业能力的人才。通过与高校建立合作关系，使毕业生可以深入了解其工作内容，进而从事相关工作。第二，人才培训。相关部门要重视数字化管理人员的专业能力培训，通过聘请具有丰富经验以及专业能力的人员进行工作指导，来进一步弥补数字化档案管理工作中的不足之处，优化整体工作流程。

结束语：档案数字化管理作为当今档案管理工作的重要发展趋势，在一定程度上促使各单位对于工作方式的改革与创新。公共卫生监督执法部门要完善相应的基础设施建设，通过建立健全档案管理工作体制，引进与培养专业人才来进一步提升档案管理工作的数字化程度。