探讨高职院校档案管理的信息化建设

2020-07-12陈云恵

河北画报 2020年12期

陈云恵

济南职业学院

一、高职院校档案管理的信息化建设概述

（一）高职院校档案管理信息化建设的内涵

高职院校档案管理信息化建设主要以档案信息和数据为基础，结合档案管理与电子存储方式，同时，利用网络信息平台进行科学、高效的管理，实现高效的档案查询。档案管理信息构建可以依靠网络技术对收集的档案资源进行分类、处理、传输和使用，然后在高职院校中实现文件共享，实现高职院校档案管理的标准化、现代化和科学性。在建立信息化平台后可随时获取档案，以供实时查看和使用。

（二）高职院校档案管理信息化建设的必要性

随着网络技术的发展和计算机技术的进步，计算机网络开始在我国的各个领域得到使用。高职院校的档案管理必须遵循信息化原则，结合传统纸质档案管理并运用先进网络技术，建立网络化的电子档案管理形式，以便搜索和查阅。传统的档案管理不够标准化，无法满足不同用户的需求，人们需要及时找到档案中的相关内容，并结合信息技术规范，以实现高效、准确的搜索。

二、目前高职院校档案管理信息化建设存在的问题

（一）档案管理信息化建设意识不足，管理人员素质低下

目前，一些高职院校还没有充分意识到档案管理信息化建设的重要性。他们认为档案管理主要用于保存，忽略了档案的使用，因此，在档案管理方面较为被动，对现状感到满意。同时，高职院校没有对档案管理人员进行适当的培训，在档案管理和档案信息化建设方面没有专业知识。通常，档案管理人员自身素质低，能力较为薄弱，制约了档案管理信息化的发展。

（二）没有健全的档案管理体系，缺乏设施设备

当前，高职院校对档案管理信息的建设还没有给予足够的重视，同时，学校还没有建立完整的信息管理系统。档案管理缺乏分工，导致档案管理缺乏统一的标准化和科学化的方法，导致档案资源的多重参与和混乱的结构。同时，政府没有将高职院校档案管理信息化建设列入议程，因此，没有对学校档案工作提供适当的指导，影响了高职院校档案管理信息化建设的总体发展。

（三）管理人员的操作技能低下

在高职院校中进行档案管理信息化建设，对档案管理员的操作技能提出更高的要求，其不仅需要档案管理员了解档案管理的专业知识，而且还需要掌握信息技术。在高职院校中，一些文职人员的工作技能不足，主要是因为他们的专业知识相对较少，信息技术操作水平相对较低，无法将理论知识与实践相结合。在大多数情况下，档案管理人员将此作为一项工作，而不对信息管理系统进行开发和维护，导致在发生问题时损坏档案管理系统。随着社会的发展，我国高职院校的学生人数增加，档案管理的工作量巨大，必须处理更复杂的档案管理工作。如果档案管理员缺乏全面的档案管理知识和相关动手经验，则在实际操作中可能会发生操作错误，并且档案文件中记录的信息不正确。

三、加强高职院校档案管理信息化建设的措施

（一）转变档案管理观念，做到明确分工

首先，高职院校档案管理是高职院校发展的重要组成部分，它可以很好地显示来自高等专业学院的各种数据，例如，教学、研究和管理。其次，高职院校档案馆具有消费者价值和参考价值。鉴于推进档案管理信息化可以促进高校整体发展，高职院校需要树立创新意识、法律意识、服务意识和科学意识来指导档案管理信息化建设。最后，高职院校的档案管理是一项相对复杂的任务，有必要弄清档案管理信息化建设中的各自职责。要根据档案信息内容来开展档案分类管理，然后由相应的管理人员进行管理，并将职责分配给具体人。

（二）对管理人员进行培训，提高素质和能力

在高职院校中推进档案管理信息化的效果，取决于档案管理团队的素质和能力。高职院校需要加强对档案管理人员的培训，坚持对每位管理人员进行培训，提高队伍的整体素质。这不仅要有良好的档案管理理论知识，而且有必要为参与档案管理的人员提供高质量的场所和设备，依据实际操作检查管理人员是否具有管理能力。此外，加强学习理论知识，以专业素质和实践技能来测试管理者是否满足管理要求。如果没有一定的专业知识，则将影响档案管理的效率，甚至会发生错误和遗漏。通常，提高管理人员的素质和能力，发展其综合业务能力，是建立高职院校档案管理信息结构的基础。