信息时代下办公室档案管理工作的改革与创新措施

范文华

摘要：若要落实办公室档案管理工作，使档案管理效果与水准得到保障。一方面需结合办公室档案管理需求创建信息化管控平台，推动纸质档案向电子档案的转型进程，使档案管理效果更可控;另一方面，还需做好档案管理机制的整合工作，加强档案流程的监督与管控力度，以便使档案办公室档案管理的效率得到应有的保障。本文基于办公室档案管理信息化特征展开分析，在明确档案管理存在的问题与创新举措同时，期望能够为后续档案管理工作的开展提供良好参照。

关键词：信息时代;档案管理;工作改革;创新措施

随着我国经济体制的不断发展与完善，办公室信息化档案体系也受到了社会的广泛关注。其中，档案管理工作若是存在漏洞，不但会严重降低档案管理的效率与利用率，使档案价值性无法得到充分的发挥，而且受信息化技术水平的影响，档案信息资源的安全性与可靠性也很难得到保证，极易对企业的经济权益带来难以预估的损害。因此，如何做好办公室档案管理工作的改革与创新，理应得到办公室管理人员的重视。

一、档案管理信息化特征

首先，传统档案管理工作模式正逐渐朝着信息化管理转变，并且随着我国网络信息环境的拓宽，办公室档案管理也在逐渐向多样化与多元化发展，直接推动了办公室的改革进程;其次，凭借信息化平台，也加快了纸质档案向电子档案的转型速率，不但提高了档案内容精准度，同时也赋予了档案可复制性、可转移性等特征，规避了档案受损与遗失风险;再次，档案管理信息化可显著降低档案管理工作的难度，凭借检索窗口等功能，能够在大量的信息资源中，迅速锁定档案类型与内容，使整体档案管理效率性得到提升;最后，信息化平台能够为办公室档案管理工作提供更多元化的服务平台，使传统纸质档案管理模式得到彻底转型，提高档案管理流程的监督性与可控性，并能够提供操作记录，使档案管理的规范性与严谨性得到保障，降低档案管理误差的风险。另外，随着档案信息平台的不断完善，也能够推动办公室管理体系的发展进程。

二、档案管理工作存在的问题

1.  规划与设计落后

纸质档案管理背景具有档案管理效率低、管理成本高、空间资源占用大、管理较繁琐等劣势。在信息化档案管理平台构建过程中，通常需要逐步将纸质档案向电子档案转型，并做好两种档案内容的核对与审查，确保所有数据满足真实性要求，才能使办公室档案管理工作的开展得以持续。在转换过程中，受档案利用认知等方面影响，如何做好信息化档案管理平台的设计与规划也成了主要难题。

2.  工作理念较落后

从传统档案管理模式角度来看，我国传统档案管理更注重存储而非应用，这使得多数档案存储至平台后，便再也没有利用价值。而如今，信息化管理平台的构建，无疑为现代档案信息传输与共享提供了便利，并能够借助索引系统在短时间内得到所需的档案资料，从产业角度来看，这无疑是有助于提升办公效率的，但是从服务意识角度来看，普遍档案管理人员仍欠缺档案利用意识，这导致档案管理工作形同虚设，无法为档案信息的安全与价值性提供应有的保障，也势必会造成档案资源的持续浪费。

3.  管理模式较落后

在办公室档案信息管理工作中，传统管理方式就是利用工作人员的手头工作与实际操作，然而这样的工作会存在很大的弊端。第一，不能及时更新和汇总所有档案资料。第二，不能将有用的档案资料调档出来，无法发挥其具有的真正作用。第三，档案管理工作人员严重缺乏服务意识，同时专业工作人员所具有的专业意识不强，进而无法有效开展信息化档案管理工作。

三、档案管理工作改革与创新举措

1.  重视管理创新理念

在信息化时代中，科学创新办公室档案管理工作，首先要重视对管理人员的创新理念和意识的提升，才能保证信息化技术水平的提升。信息化时代的档案管理工作，不仅要求管理人员具备相应的管理知识，还要有较高的综合素养，其根本是要转变工作人员的传统的思想理念，使之符合信息化时代的要求，方能更好的服务于管理工作。同时，相关部门应当重视对管理人员的信息化技术水平的提升，通过开展培训，增加学习和交流的机会等方式使管理人員能够更加积极主动的参与到具体的信息化管理工作中。

2.  创建资源共享平台

信息化的档案管理工作不仅仅是对档案的简单收藏和保存，而是要保证高效的档案信息利用，加上信息化档案管理工作的规模和范围逐步扩大，所以建立智能化的信息资源共享平台，利用信息化技术科学对档案信息进行收集和管理，保证和提高档案信息的利用率。同时赋予相关职能部门的部分工作人员的档案查询权限，使得档案管理工作和其他部门的工作配合更加协调。

3.  提升电子档案管理水准

信息化技术改变了传统的档案管理模式，电子档案管理逐步代替传统的纸质档案管理方式。在信息化技术的支持下，可以创建档案管理的网站，保证信息资源收集的效率和质量，实现档案管理网络化和智能化。其次，可以建立电子档案数据库，不仅能实现所有档案资源的统一管理，还能优化信息资源，实现资源共享，同时还能提高档案信息的期限和质量，促进档案信息管理效率的提升，提高档案信息资源的利用率，创造更多的价值。

4.  加强政府管控力度

首先，政府部门应当重视对档案管理工作的立法，完善相关法律法规，保障信息技术的安全。其次，政府部门应当重视网络安全监督和治理，才能保证信息资源的安全性，促进档案信息管理的可持续发展。另外，政府部门应当对档案安全管理制定有效的应对措施，才能为档案信息资源的安全提供基础保障。

5.  培养专业管理人员

在信息化的档案管理中，由于其管理工作会涉及到很多不同单位不同部门的协调工作，所以只有培养专业的信息化档案管理人员，才能使新型的电子档案管理与传统的纸质档案管理之间配合更好协调，更好的满足现代化办公室档案管理的具体需要。

6.  建立信息考核体系

对办公室档案管理实施信息化，其重点是保障档案管理工作的时效，提高与其他部门的工作配合能力，因此需要建立科学的信息反馈考核体系。政府相关部门重视与档案管理部门的沟通联系，根据具体的制度和要求，及时将信息反馈到管理部门。通过信息反馈考核体系的建立，能充分的调动工作人员的积极性，提高信息化办公室档案管理的质量。

四、结语

办公室档案管理工作的有效落实，既能够为档案管理人员提供更便于操作的平台，使档案管理的压力与难度降低，并持续保障档案采集与存储效率，使档案管理水准更可控，同时凭借档案管控机制，也能够提高档案管理的规范性，降低不可控因素对档案资料的影响，使档案安全性与内容可靠性得到保障。故而，在论述信息时代下办公室档案管理工作的改革与创新措施期间，必须明确档案管理工作的难度与问题，确定办公室档案管理的要求，并提供适宜的档案管理机制，以便使档案管理水准更可控。

参考文献：

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