高校档案馆微平台建设初探

宋文超

【摘要】高校档案馆利用微平台拓展服务已成为必然趋势。本文通过分析档案馆微平台——基于腾讯微信平台建设所存在的主要问题，针对性提出应对策略，以期增强用户黏性，提升档案服务质量。

【关键词】高校;档案馆;微平台;微信公众号

高校档案馆在“互联网+”趋势引领下，档案服务从线下走到线上，随着智能手机的普遍应用，档案馆借助微信平台使档案信息发布覆盖范围更广泛，从而不断优化高校档案的服务方式和服务手段。调研显示高校档案馆微信公众号存在诸多问题，基于此本文积极探索提升微信公众号服务的策略。

一、高校档案馆微信平台建设的必然趋势

（一）“互联网+”的趋势引领。2015年3月，李克强总理在政府工作报告中首次提出“互联网+”行动计划，7月，国务院印发《关于积极推进“互联网+”行动的指导意见》，推动互联网由消费领域向生产领域拓展，增强各行业创新能力。在档案领域，数字档案馆建设和档案数字化推动了“互联网+”与档案相结合的进程，而档案网站、微博、微信平台相继开通。

（二）智能手机的普遍应用。随着智能手机的普遍应用和用户对手机依赖程度的提升，档案微信公众号的建设也迎来了前所未有的机遇。利用微信公众号普及档案知识、挖掘档案价值、传播档案文化，主动向用户推送档案信息，借助智能手机可更好地为做好档案宣传工作服务。

（三）微信平台的便捷实用。微信平台因符合分分众化传播专向性、交互性和高效性且更为个性、便捷与实用的特点而备受档案工作者青睐。档案工作者可以利用微信平台的多种传播方式，诸如文字、图片、音视频等，可图文并茂、有声有像地向用户推送信息。微信平台的交互性，畅通了用户与档案馆的沟通渠道，极大地拓展了高校档案馆的服务形式。

（四）运行成本的低廉性。档案馆是高校边缘部门，其工作普遍不被领导重视，是档案服务提升的一大阻力。而微信平台则是免费的，绕过运营商与用户直接进行交流，档案馆和用户均只需承担少量的流量费用，节省了中间较多的成本。微信公众号运营的成本优势，为高校档案馆提升移动服务开创了绿色通道。

二、高校档案馆微信平台建设中存在的问题

（一）栏目设置僵化。高校档案馆微信公众平台的栏目主要有“关于我们”“服务指南”“档案（校史）展览”等，甚至有的高校档案馆公众号不设有栏目。栏目设置过于僵化，栏目下的链接或为咨询公告展览介绍等，或直接链接到档案馆主页，间接成为官方主页的另一种表现形式。因僵化而使档案微信公众平台丧失活力。

（二）内容推送单一。由于多数档案微信公众平台缺乏清晰明确的发展定位，从而导致推文内容同质化现象严重，微信公众平台之间、微信与其他平台之间存在的信息同质化倾向，不但给用户获取所需信息增加成本，也不利于创造优质的传播环境。此外，许多推文多为资讯公告、高校历史（记忆）和人物故事、展览介绍等内容，政治色彩较浓，而贴近用户尤其是学生用户生活的特色内容较少，大大降低了用户粘性。

（三）互动交流缺乏。以“两微一端”为代表的新媒体之所以能够异军突起，其中一个关键因素就在于其基于Web2.0的强大用户交互功能。绝大多数高校档案馆，仅将微信公众号作为信息发布的平台，而缺少互动的渠道，并没有设置专门的互动交流栏目、信息查询、后台对话等，或即便设有咨询渠道而因回复缺失或不及时导致形同虚设。在档案工作领域“重藏轻用”的职业习惯，使得服务模式多为被动式提供利用，缺乏主动服务的意识，微信公众号平台的交流互动更为匮乏。

（四）更新频率缓慢。调查发现多数高校档案馆微信更新时间间隔较长，无法及时有效更新信息，有文则推，无文则停，从而导致更新频率低、内容推送少，究其原因与平台建设之初的发展定位不明晰不无关系。另外档案馆工作人员在微信推广和宣传方面所下功夫不足，用户关注少，点赞和阅读量低，反过来影响更新的积极性，导致更新频率缓慢。

三、高校档案馆微信平台建设的应对策略

（一）明确发展定位，开设特色栏目。李月娥提出高校档案馆在微信公众号建立前期应该做好详细调研和规划设计，明确微信公众号的发展方向，避免盲目跟风、无所适从。可充分运用微信公众号的基础功能，不断挖掘其潜在的诸多高级接口功能，为用户提供更加丰富实用的服务内容。高校档案馆服务的主要受众是学生，可从用户体验角度开设特色栏目，如武汉理工大学档案馆设置的“学历学位查核”“档案去向查询”，兰大档案开设的“证明我曾在兰大”“出国英文成绩办理”

“毕业证学位证翻译”等，是既实用又富有档案特色的服务。有的放矢的栏目设置和内容推送，才能更好提升用户黏性，充分发挥微信公众号作用。

（二）加强宣传力度，增加趣味成分。档案部门运用微信平台可以通过以下几个途径开展相关宣传推广活动：一是在档案利用大厅、校史展厅等人流量较大的区域张贴二维码。二是积极利用档案重要节日如“国际档案日”“档案馆开放日”等机遇开展相关推广活动。三是积极组织线上活动，如投票、在线知识竞赛等相关活动。增加内容的趣味性，用鲜活的文字、多样的形式来表达趣味的内容，而原创的信息更能凸显地域性、行业性和趣味性。首先，可结合各高校特色，充分挖掘馆藏档案中积淀的历史文化，化“档”为“文”。其次，要注重用户的阅读体验，扩大选材范围，精心筛选主题，尽可能多地选择能引起用户兴趣的档案话题。再次，做推文编辑时，充分融合图、文、声、像，优化推文的呈现效果。

（三）培养专业人员，拓宽互动渠道。制约档案微信公众平台进一步发挥其价值的主要因素之一就是人力资源的匮乏。高校档案馆多因任务繁重人员紧张，在完成本职工作之余，难有余力维护好档案微信公众号。而公众号运营则需要从选稿、编辑、推送、后台留言回复、系统维护等方面有专业团队通力合作。档案馆应培养专业人员，搭建、运营与维护好微信公众号平台。调研显示高校档案馆微信公众号多数虽设有自动回复功能，但存在回复不够详细准确、无人工回复或人工回复不及时等问题。对此，首先，可以通过提前设置预设问题对咨询者提问进行自动回复，并对咨询进行收集分析，罗列常见的有共性的问题，根据关键词对其设置自动回复。其次，针对人工回复缺失或不及问题，可安排档案工作人员轮流分时段负责微信公众号回复，既保障了日常工作，也能兼顾微信平台。再次，高校档案馆微信公众号通过开通留言功能，可以积极鼓励用户对推文评论并及时回复，以此收集用户意见，与用户的互动交流，不断提升用户体验。

（四）把握发布节奏，迎合用户需求。推送频率过低、推送时间不固定是如今大多数高校档案馆微信公众号所出现的问题之一，并且也是影响用户黏性的一大因素。首先，把握用户集中阅读的时间，如用户群体主要为高校学生，其集中阅读时间多为课余时间，档案馆可据此，稳定推文频率，固定推文时间，从而提升用户黏性。其次，在重要时间节点，如重大节日、新生入校、毕业生离校之际，推送相关内容，可提升用户阅读量和关注度。推文内容和形式影响推文质量，打造迎合用户需求的精品推文，可提升用户黏性。內容上可立足校史、馆藏，推送人物故事校史故事，如兰大档案推送的“萃英记忆——生命科学70年”;形式上可图文并茂、融入音频视频等多媒体元素，如清华大学档案馆微信公众号的图文说档、南京大学档案馆的“影像南大”“高山仰止”。

【参考文献】

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