探索数字档案在高中学校档案管理中的应用价值

王成金

摘 要：高中学校档案涵盖学籍档案、教学档案、学校历史、基建档案等内容，不仅为学校的长远发展提供了真实确凿的数据，而且也为制订适时可行的教学计划提供了重要的信息参考。近年来，随着信息技术的迅猛发展，数字档案逐步取代了原始的纸质档案，高中学校的档案管理工作效率也得到大幅提升。因此，本文将着眼于数字档案在高中学校档案管理中的实际应用价值，围绕数字档案管理模式在高中学校档案管理中的应用策略展开全面论述。

关键词：数字档案;高中学校;档案管理;应用价值

一、数字档案，价值突显

数字化电子档案的出现，融合与压缩了过去纸质档案的各种信息资源，同时，借助于计算机技术、扫描技术、数字摄影技术、大数据技术等多种技术类型，使档案资源的应用价值逐步浮出水面。

1.整合海量档案信息，延长档案保存时限

对高中学校的档案管理工作而言，仅仅教学档案这一项就包括教学计划、课程教案、教学大纲、课程成果等诸多内容，而这些材料涵盖的信息量巨大，这些海量信息资源如果全部通过纸质档案的形式予以保管，单单信息汇总与建档这一项工作的难度就已经不言而喻。而如果这些海量资源转化数字档案，存储在计算机系统当中，结合信息管理系统中的分类、筛选、归档等功能，就可以快速整合海量资源，并且快速完成建档过程。

此外，纸质档案的保存时限与数字档案相比，存在较大差异，纸质档案由于受到外界温度、湿度、灰尘的影响，材料的纸张极易发生泛黄、变脆等现象，在经过长时间保存后，纸质档案的完整性将受到严重影响。而数字档案将纸质档案内容转化为数字化的电子档案格式，不受环境与自然因素的影响，档案保存时限无限延长，这就给档案管理工作提供了诸多便利条件。

2.提升工作效率，避免人为失误

计算机作为数字档案的应用载体，取代了过去的手工建档模式，档案管理人员只需要利用数码或者扫描仪等专业设备将纸质档案的内容传输到计算机系统当中，档案信息系统就可以及时对输入信息进行归类、建档，大幅提升了工作效率。而数字档案独有的快捷查询方式，也为档案需求者提供了便捷服务。

比如任课教师调取往年的教学计划档案时，只需要在档案管理系统的查询框内输入档案的名称，计算机显示屏上就会立刻出现包含档案名称关键词的相关条目，任课教师从相关条目当中，能够快速找到所需资料，节省了大量的查询时间，同时，也缓解了档案管理人员的工作压力。此外，由于过去的手工建档模式，受到人为因素的影响，常常出现档案目录与档案内容不相匹配的情况，这就给档案需求者带来了诸多困扰，而数字档案借助于计算机系统的纠错功能，能够保证档案资料的匹配度达到100%，有效避免了人为失误，减少了大量的重复工作内容。

3.资源信息共享，避免档案受损

过去，高中学校的相关领导在借阅档案时，往往采取两种方式，其一是通过复印原档案的方式，进行传阅，然后再对档案的复印件进行销毁。其二是直接向相关领导提供档案原始件，但是，这种方式极易使档案原始件受损或者丢失，给学校正常工作的开展带来不利影响。而数字档案信息统一存储在数据库当中，通过学校内部局域网络，数字档案能够实现校内资源共享，这样一来，学校相关领导在借阅档案时，只需要经过主管领导的网上审批，就可以直接登录档案管理系统，浏览所需内容，既不需要繁琐的借阅流程，也不需要复印大量的档案原始件，确保纸质原始档案的完整性。

4.减少成本投入，传输速度惊人

纸质档案需要耗费大量的纸张，如果大批量复印，还会增加复印成本，而数字档案完全依托于计算机技术与大数据技术，将大量的文字、图片统一存储到数据库当中，这些信息资源占用的空间往往只有几个G，或者几十个G，丝毫不影响数据库的正常运行。通过这种存储模式，节省了大量纸张与复印机耗材，同时，也无需投入大量的人力资源，实现了节支增效的目的。

另一方面，随着计算机的功能性日渐强大，用于存储海量资源的介质只需要一个体量极小的硬盘、芯片或者保存在云存储空間，而数字档案信息在传输过程中，每秒的传输速度能够达到100兆以上，当档案需求人员在调取档案时，只需要几秒钟的时间就可以下载完毕，节省了大量的档案调取时间。

5.加密通道多样，安全性能卓越

与纸质档案相比，数字档案的存储空间设置了层层加密指令，比如密码登录权限、指纹登录权限等，这些加密措施能够保障档案资源的绝对安全。如果学校的档案管理系统接入外网，外网的防火墙等防病毒、防黑客屏障将有效阻止病毒的入侵，避免档案资料外泄。而传统的纸质档案对防盗、防火、防水、防潮提出了较高的要求，一旦某一环节出现漏洞，就极易造成档案丢失或者档案损毁的情况，给学校带来无法弥补的损失。

二、创新管理，提升绩效

1.制订统一规范，明确岗位职责

传统的纸质档案管理规范与数字档案管理现状不相匹配，这就容易使管理人员在实际工作当中无章可循、无规可守，个人行为无法受到约束，数字档案管理也容易出现漏洞。因此，高中学校应当结合当前学校档案管理工作的实际情况与数字档案的应用范围，制订一套行之有效的标准规范，明确数字档案的建档模式、归档程序、查询流程、安全管理等内容纳入到规范当中，使管理人员树立高度的主人翁责任意识，将档案管理工作做好、做精、做细。同时，为了进一步规范档案管理，强化管理人员的管理意识，学校根据现有档案管理人员组成结构，进一步明确在职人员的岗位职责权限，使其意识到数字档案的重要价值，保证在责任面前不推诿、不扯皮，构建一个良性的高中学校档案管理新格局。

2.加大资金投入，增加技术含量

由于数字档案技术更新换代速度较快，尤其是数字档案的存储介质，容量升级较为频繁，这就需要经常对数字档案的存储硬件进行更换和维护，因此，高中学校应进一步加大资金投入力度，结合学校档案资源的数量与实际应用价值，引进更加先进的硬件设备，不断对学校内部的局域网以及互联网络进行扩容和升级，确保数字档案的存储与传输安全。

此外，档案管理系统的功能模块应当与数字档案的功能相匹配，比如查询功能，目前，档案管理系统的查询服务功能几经升级，已经完全具备个性化特质，档案需求人员只需要一个或者两个档案内容的关键词组，显示界面上就会出现相似度在95%以上的资源信息，查询人员不必再像过去，输入档案目录的全称，不仅提高了查询效率，而且查询精准度也达到98%以上。因此，高中学校的档案管理人员应当经常与其它学校的档案管理人员进行沟通交流，积极借鉴先进的应用技术与管理经验，不断对数字档案系统的各项功能进行优化升级，增加技术含量，为学校全体师生及管理者提供更加高效的服务。

3.提升业务技能，引进专业人才

数字档案作为一种新型的高科技技术，具有较强的专业性，因此，对管理人员的专业技能要求、职业素养要求较高，针对这种情况，学校应当与对口院校建立长期合作关系，同时，通过内部培养与选拔机制，任用专业技能水平高、個人职业素养高的综合型管理人才。比如在建立数字档案时，如何操作扫描设备，如何录入档案数据，如何建立档案目录，如何形成数字档案卷宗等工作，必须有专业的技术操作人员进行全程操作或者有效指导，这就需要学校建立一套科学完善的内部培训体系，将数字档案的建立流程，功能模块的设定，数字档案载体的维护保养技术纳入到培训计划当中，使档案管理人员既懂管理、又懂技术，为档案管理工作的高效展开提供坚实保障。

4.树立安全意识，做好风险防范

档案安全始终是高中学校档案管理工作的重中之重，虽然数字档案的加密技术以及云存储技术趋于成熟，但是，受到人为因素的影响，在档案管理过程中，仍然出现档案数据丢失，档案资源损毁的现象。基于此，学校管理人员需要时刻具备安全管理意识，把档案安全列为首要任务，经常性的检查档案信息管理系统的各个功能区以及资源存储区，如果发现档案资源丢失的情况，应当及时采取切断外网与内网，或者屏蔽登录权限的方法，及时查找出档案资源丢失的原因，并根据安全应急预案，利用信息补录的方法，尽量减少损失。同时，与专业技术人员一道，对加密技术与云存储技术进行系统分析，查找漏洞，予以补救。

三、结束语

高中学校档案管理是一项专业性较强、牵涉面较广、不稳定因素较多的基础性工作，尤其在数字档案技术介入后，档案管理重心由过去的单一固定化的管理模式逐步向现代化、流程化的管理模式转变，档案管理人员的工作内容也因此发生了质的转变。在这种新形势、新背景之下，数字档案在高中学校档案管理中的应用价值也日渐突显，不仅促进了工作效率的提升，为学校节省了大量的投入成本，与此同时，也诠释了高中学校档案管理的新理念、新思想、新作为，为学校的健康可持续发展提供了源源不断的内动力。

参考文献：

[1]宣 勇.浅谈高中学校档案管理工作的数字化创新发展[J].赤子，2017.

[2]杨 波.关于学校档案管理创新及档案管理数字化问题的探讨[J].办公室业务，2016.

（作者单位：山东省胶州市第三中学）