对高校档案馆管理人事档案的分析与思考

杨志强

摘 要：高校人事档案管理是当前各大高校管理的重要内容，直接关系到全体教职工的切身利益，因此高校管理者必须给予重视。高校人事档案是充分开发人力资源的基础，为高校领导知人善用提供依据，更加合理安排岗位工作。面对我校档案馆、人事处和组织部三方人事档案管理中出现的矛盾，高校应加强重视，促进人事档案信息化管理进程，利用先进的信息设备提高高校人事档案信息化管理水平。本文从现实出发，首先阐述高校人事档案管理的内容，然后结合我校现状分析档案馆人事档案管理中存在的问题，最后提出高校档案馆人事档案管理对策，希望具有一定的借鉴意义和参考价值。

关键词：高校档案馆;人事档案管理;问题;对策

大数据时代的到来，为高校人事档案管理带来便利的同时也提出了新的挑战。一直以来高校人力资源的充分合理利用就是社会各界关注的焦点问题，它是高校人事部门对教职工进行培养、使用、选拔和管理的凭证和依据。高校档案馆管理人事档案办公地点集中，但由于校区建设问题，存在着查借阅利用档案非常不方便、信息资源不对称，加强沟通，没有建立数据系统，让数据多跑路等问题，办事流程有待完善，面对时代新形势档案馆要建立台帐，收，借，查，转递，整版档案，零散材料，简化档案馆管理流程，提高管理效果。

一、高校人事档案管理的内容

随着高校师资力量的增强，各大高校人事档案管理任务变得更加繁重，人事档案是记述和反映职工经历、德才水平和工作表现等综合凭证，其单位是个人，其中记载了高校教职工个人经历、思想作风、学位学历、工作表现、奖励惩罚等原始文件材料，是教学、科研、职称评定、考核干部、选人用人的重要依据。高校人事档案管理的主要内容有以下几点：首先，保管好人事档案，做好人事档案的安全、保密以及保护工作，为高校人事工作积累档案史料;其次，不断的接收、核对、整理人事档案材料，按照中央组织部下发的《干部档案整理细则》整理档案，为提供档案的查询利用工作做好基础;再次，提供查询利用服务，办理人事档案的查询、借阅、转递工作，做好人事档案的统计和数据分析工作;最后，运用计算机科学等现代化管理技术，进行档案的数字化应用，不断促进人事档案信息资源的开发与利用工作。

二、高校人事档案管理现状及存在的问题

1.高校人事档案数量多，管理人员配备紧缺。参考《干部档案工作条例》内容，其中详述“每管理一千人的档案需配备1名专职干部，有业务指导任务的单位，要配备相应的业务指导人员”。这项规定表明在各个省、市委组织部勉强能够保证干部人事档案管理的规范性，但是在高校很难实现。随着高等教育的大众化和普及化，高校扩张成为趋势，每年高校招生人数加之在校生人数多达万人，人数庞大的学生使得高校大量招聘教职工，人数也在不断增多，师资队伍增强，甚至有的高校超过万人，因此人事档案数量激增，人事档案管理任务繁重，需要配置更多档案管理人才，两者之间的矛盾凸显。

2.高校档案管理意识薄弱，经费投入不足。部分高校档案领导尚未意识到人事档案管理的重要性，因此对档案馆建设及资金投入不足，导致高校人事档案管理人员岗位职责意识薄弱，没有将档案工作管理放在较高位置。首先随着国家教育方针及政策的变化，高校不断进行改革，各部门均实施定編、定岗，减少办公人员，明确并划分好每个岗位人员职责，这导致人事档案管理人员承担较大压力，身上责任不轻，和过去相比增加了管理难度，阻碍了人事档案的顺利开展。高校领导对人事档案管理意识薄弱造成办公环境和办公设备不完善，可能无法完全满足工作需要，管理较为混乱，尤其是库房、办公、查阅没有独立设置，现代先进信息档案管理设备不足，在防火、防潮、防蛀、防盗等档案管理效果上不好。

3.档案管理方法陈旧，管理水平较低。以往我校没有职位的人事档案和有职位的人事档案分别保存于人事处和组织部，学校档案馆不管人事档案，但随着高校人事制度的改革，学校档案馆开始管理人事档案，明确岗位职工责任，但由于档案馆管理人事档案使得人事处和组织部对人事档案的利用率下降，由于距离较远，查询利用档案非常不方便，需要花费更多的人力物力和财力，因此三方逐渐产生矛盾。这和高校档案馆人事档案管理仍处于较低层次有关，高校档案馆未能充分引进人事档案信息化管理工具，很多人事档案管理者思想仍停留在纸质档案管理上，没有接受系统化、规范化、专业化业务培训，甚至少数人员身兼数职，兼职管理人事档案，流动频繁，造成人事档案管理队伍水平参差不齐，管理方法不能完全统一。

4.人事档案管理的信息化水平不高。随着现代信息技术的发展，高校档案馆人事档案管理过程中需要主动利用信息技术。但当前档案馆人事档案中信息资源不对称，档案馆和人事处、组织部人事沟通不及时，没有建立数据系统，需要各处人员为了数据多跑路，办事流程有待完善规范。如高校档案馆部分先进技术手段尚未充分挖掘和发挥，人事档案管理使用计算机多是用于打字和打印目录等基础工作，对于如何更好地将人事档案和计算机结合还没有广泛普及，管理人员的业务能力有限，严重制约了档案管理工作向着信息化方向转变，大多高校都是将个人档案信息、档案目录输入计算机保存，用来资料检索、调阅档案还是手工操作纸质档案，无纸化阅档推行难度大，大大降低了工作效率。

三、高校档案馆人事档案管理的对策

1.增强高校领导档案意识，增加经费投入。人事档案关系到每位教职工的切身利益。高校领导应强化档案意识，在档案馆信息工具和人员编制上给以充分保证，在档案经费上给以落实，使档案工作者无后顾之忧。最后，档案管理人员要充分到其工作的重要性，积极、主动地开展档案工作。不断提高自身的专业知识和业务水平，加强信息化管理技术的学习，不断提高档案管理工作质量和效率。

2.完善制度建设，加强人事档案管理的规范性和系统性。健全的管理制度是保证人事档案管理工作顺利推行的前提基础，完善档案管理制度包括人事档案的保管、利用、借阅、保密、归档、鉴别制度等，高校要结合自身实际情况制定出符合自身发展的规章制度，让人事档案管理中的每一项环节都有据可查，有据可依，朝着规范化、制度化方向迈进，真正提高人事档案管理价值。高校在利用人事档案上要谨慎，未经批准不查、涉及本人不查、涉及亲属不查、无介绍信不查、非正式党员不查;对于档案的外借等管理要做到：未经领导批准不借、手续不全不借、亲属档案不借等;对于档案的转移管理要做到： 没有调令不转、材料不全不转、本人带档不转等。

3.创新档案馆人事档案管理方法，提高档案利用率。针对上文提出的档案馆管理人事档案，人事处和组织部利用人事档案不方便，不能及时查询借阅产生的矛盾，高校应秉承国家机构改革精神，简政放权，有条件的话成立一栋专门办公大楼，或者一个综合服务中心。让人事处和组织部人事档案管理人员缩短与档案馆的距离，节省来回跑路查询人事档案的时间，直接在同一栋大楼办公，大大节省人力物力，提高档案利用率。在同一综合服务中心，三方如有任何问题可及时协商，避免距离远，见面少带来的问题，同时可优化档案管理人员结构，合理分工，明确岗位职责。在利用流程上参考档案法和干部人事管理条例关于档案管理的规律，借鉴国家行政机构人事档案管理经验。

4.高校紧随时代发展步伐，提高档案馆信息化管理水平。随着高校信息化、数字化校园的建设，校档案馆人事档案管理也应跟随时代发展步伐，创新管理手段、管理模式，向着信息化、数字化管理转变，充分利用先进的科学技术手段，提高人事档案管理质量和效率。档案馆可以利用信息化管理系统建立台账，对收、借、查、转递、整版档案等实时登记，时刻明确人事档案流转位置，档案信息化工作的主力军是档案馆，然后人事处和组织部辅助，可提出参考意见，成立信息化人事档案系统，三方共用相关的认识档案系统，希望利用先进的计算机技術和科学的检索系统进行动态管理，在现有人事档案管理软件之上，快速、准确、全面提供人事信息，实现由过去单一从纸质档案了解档案信息的传统方式到利用现代化、信息化技术检索档案的转变。通过校内网络档案馆、人事处和组织部都能充分利用所需人事档案资料，提高信息化管理水平。

四、结语

综上所述，协调好高校档案馆、人事处和组织部人事档案利用矛盾是管理的重点，对此高校应向同类高校借鉴先进档案馆人事档案管理经验，创新内部人事档案管理模式，争取让档案馆、人事处和组织部能够方便查询、节约和利用档案馆，减少人力物力，全面开发人力资源，促进高校健康发展。

参考文献：

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[2]曲绍燕，贾文丽，房元红.对高校干部人事档案规范化建设的思考[J].山东档案，2014

[3]王玉武，孙扬民.对高校干部人事档案改革的几点思考[J]. 科学技术创新，2012

[4]陈瑞珠.加强高校人事档案管理队伍建设的思考[J].哈尔滨职业技术学院学报，2014

（作者单位：山西大同大学档案馆）