关于地方病防治业务档案管理的探讨

安美兰

摘 要：地方病防治工作在各地区、各地方开展疾病预防管理工作时会形成大量原始数据与科研资料，业务档案管理工作表现出较强的专业性、目的性与历史性，因此在进行业务档案管理工作时需要采取有效的管理措施。本文简要概述了地方病防治业务档案管理基本内涵、归档标准及重要意义，在此基础上提出了加强业务档案管理效果的提升策略，目的在于推动地方病防治事业的发展壮大，为社会群众提供更为可靠的健康保障服务。

关键词：地方病;防治业务;档案管理;管理措施

一、地方病防治业务档案管理及其重要意义

1.地方病防治业务档案管理基本内涵

地方病亦称环境病。它的产生主要是由自然原因和社会原因引起。在某一环境中一旦物质与能量不足或过量，或有某种环境因素对人体生命过程的影响超过了人类的适应和调节能力，从而就产生了这一环境中特有的高发病率的地方病，在吉林省最普遍的地方病种类有鼠疫、布氏菌病、地方性氟、地方性砷中毒、碘缺乏病（甲状腺疾病）、克山病、大骨节病等等。 由吉林省地方病第一、第二研究所为主要专业机构承担着全省的地方病防治和科研工作。地方病防治工作本着为人民群众的健康权益，为病区人民造福，保障并促进广大病区的社会经济协调有序、全面快速地发展，消除和解决地方性疾病危害的服务原则，有条不紊的开展各种地方病的防控和科研工作，在实际工作过程中会形成很多宝贵的现场监测资料、疾病分析、防控经验资料以及科研数据，因此做好地方病防治业务档案管理显得尤为重要。地方病防治工作表现出较强的专业性、连续性，历史性，在对疾病进行病情规律分析、疫情状态跟踪的时候需要以业务档案作为基础依托，以此提高地方病防治管理水平，因此在进行业务档案管理的时候需要严格秉承科学严谨的管理态度。业务档案管理直接反映了地方病的防治管理水平，对于地方病的流行病学分析、预防控制策略、科学研究评估意义重大，提高地方病防治业务档案管理效果有助于地方病防治的可持续发展，同时也能为当地政府的公共卫生服务提供更多可供参考的数据资料。

2.地方病防治业务档案归档范围及要求

地方病防治业务档案归档资料主要包括各地方病种类的防控材料、科研资料档案、仪器设备档案及综合资料档案四大部分，地方病防控材料内容包括各地方病病种每年的监测数据、现场考察文献、疾病分析与总结材料等;科研资料档案汇集了科研任务书、研究规划书、科研计划方案、实地考察数据、国外文献资料、会议记录文件、实验测算数据、音频视频文件、技术创新材料、试验汇报摘要、研究总结报告、专项论文著作、获奖等级证书等多类文件;仪器设备档案则包含了仪器使用说明书、设备安装说明书、仪器设备合格证、实验操作SOP、使用维护记录、事故检修报告、报废鉴定证书、处理申请文件等多个资料;综合资料档案是业务部门及小组个人用于保存专著论文、手稿汇编、实验资料的非私有技术档案。为了便于归档查询，需要将上述档案进行细化分类、编号整理，依卷次顺序编制装订，专题研究相关资料可以统一编制成册，并在卷内添加目录、档号等标记方便后续的资料查询与整理。幅面资料需要以A4型纸张进行保存，并尽量以统一幅面保存，一旦出行破损情况及时进行修补处理;卷内文字禁止用铅笔、圆珠笔及墨水笔进行书写，避免长时间保存出现文字褪色问题。

3.地方病防治业务档案管理重要意义

地方病防治业务档案相较于普通档案文件而言表现出专业性、独特性、历史文献的特点，是对地方病的发生状态、进展干预、实验结果等疾病分析资料的全面整理，能够为地方病发展趋势及控制消除效果的预判分析提供可靠文件资料。由此可知，合理的地方病防治业务档案管理能够帮助提高地方病预防控制效果、保障公共卫生安全，能够实现早发现、早干预、早治疗的地方病防治目的，控制并消除当地的地方病，从而提高广大人民群众的健康生活水平，进一步推动当地经济与社会的可持续发展。

二、加强地方病防治业务档案管理措施

1.掌握地方病档案管理工作内容及职能

地方病防控工作会形成很多与当地居住环境，生活水平，民族习俗，全省、全市或各镇的GDP、人均收入，等地方人文地理的重要基础数据和影响地方病的因素研究资料、各种地方病病种的现场监测数据、防控实践材料（包括原始的照片等影像材料及纸质文献）以及科研文件及培训资料等等。因此在开展地方病防治业务档案管理的时候需要准确掌握业务档案管理工作内容，以高度的专注力行驶防治业务档案管理职能。在进行档案编制工作时需要结合区域地方病防治管理特点，按照地方病病种分门别类制定适宜的业务档案管理制度，以此確保地方病防治档案的完整性、规范性，让其起到有效的历史文献作用。比如1904年和龙市卧龙乡鸡南屯的急生克山病暴发、1944年的牛腹洞屯克山病大流行、三十至五十年代前大骨节病在和龙市各病区村屯流行严重、地方性甲状腺肿病的流行与防治、鼠疫的消灭，等诸多地方病的暴发、流行、发展与控制历史、防控经验、历史照片、技术文献等均体现在地方病档案里，让世世代代的人来借鉴与学习。地方病档案充分发挥它的独特性和历史价值来推进人类的发展。

2.积极开放深层次档案管理资料

地方病防治档案管理应在对业务档案利用需求进行剖析解读的基础上，根据存储档案特点有针对性的开展分级编制管理工作，并按照病种类别编制对应的业务档案归类，以此满足基层防治中心对于地方病防治业务管理的基本需求。地方病防治管理工作具有连续性强的特点，因此在进行地方病病情预测、防治干预工作时，离不开以往收集整理的数据资料类的文件支持。这就要求档案管理工作人员除了需要对文件资料进行数据筛选剔除外，还需要将重点信息进行浓缩加工，以此提高地方病防治业务档案管理工作效率与质量。

3.提高对档案管理重视力度

为了提高地方病防治管理效果需要提高档案管理重视力度，将微机网络技术融入到档案管理工作中，以便为区域人民提供更为高效的地方病防治管理服务。比如各种地方病患者的扶贫四级网管理，应顺应时代发展从自身需求出发提高地方病的管控能力，并积极引入全新档案管理理念，并对档案编制工作进行革新优化。档案部门还需要加强工作人员的职业素质培训管理，结合档案编制工作特点制定专业培训计划，引导工作人员积极学习先进管理技术、掌握现代化管理方法，以此保障地方病防治业务档案资料的完整性、真实性。档案管理人员除了需要具备较强的档案编制、管理能力外，还需要掌握一定的地方病预防、控制管理知识，以此确保业务档案管理工作有序顺畅进行，为地方病防治管理工作的发展壮大奠定了坚实基础。

4.健全管理机制提高档案管理效率

健全的档案管理机制是维护地方病防治档案安全性的基本保障。 地方病档案管理部门需要结合当地地方病防治管理实际情况，制定与之相符的档案信息管理制度，以此确保岗位职责落到实处、奖惩考核有据可依。依据地方病类别差异对档案资料进行安全级别划分，并将纸质档案转换成电子档案形式进行保存管理，严格遵守电子档案归档标准及管理原则，加强网络安全管理以此提高业务档案应用效率。 对于保密级别较高的档案文件在调取查阅时需要严格遵守审批制度，通过加强监控管理力度的方式降低机密资料外泄风险。地方病业务档案编研工作需要格外注重时间跨度这一关键要素，在规定时间跨度内对统计资料进行数据收集、信息管理，以此揭示地方病的发生发展规律，为地方病防治工作提供可供参考的数据资料。在进行档案编研工作时不能直接照搬数据，需要对数据资料真实性进行计算分析，以此确保数据信息真实性。

三、结语

合理的地方病防治业务档案管理对于地方病防治事业而言发挥积极的推动作用，业务档案管理水平高低直接关乎着地方病防治中心的工作效率，因此档案管理部门需要明确业务档案管理职责及内容，积极开放深层次的档案管理资料，提高防控中心对于档案管理工作的重视力度，并通过健全档案管理机制的方式提高地方病防治业务档案管理工作效率与质量，推动地方病防治事业的发展壮大。

参考文献：

[1]马家奇，赵自雄. 中国疾病控制公共卫生信息化建设与展望[J].中国卫生信息管理杂志，2016

[2]卢晓地，龚 婕，张 良. 新形势下地方病档案管理的挑战及对策研究[J]. 山东当纳，2019

[3]杨兴梅，白鹤鸣. 浅谈地方病防治机构档案信息化建设[J].中国卫生信息管理杂志，2017

[4]赵 丽.加强档案收集工作为地方病防治工作服务[J]. 山东档案，2016

[5]王永玲，白 洁.地方病防治工作中档案的开发与应用研究[J].才智，2015

（作者单位：吉林省和龙市疾病预防控制中心）