档案数字化建设与应用管理的几点思考

李莉

摘 要：随着我国科学技术水平的逐渐提升，数字化建设和人类发展已经成为了未来主要的发展方向，并且数字化管理会逐渐渗透到生活的方方面面。对于企业而言，档案数字化建设可以有效的提高企业对于档案的管理水平，档案的数字化建设主要是通过计算机网络讲纸质版的档案资料转化成电子数字的形式，实现档案的智能化和科学化管理，并且数字化的档案容易保存和查找等。企业档案数字化建设符合时代发展的趋势，有助于提高档案的管理质量。

关键词：档案;数字化;应用管理

1档案数字化的介绍

1.1档案数字化的认识

数字化是一种较为先进的信息管理方式，数字化是在具体信息的基础上出现的，主要是针对一些比较复杂的信息，利用数字化技术把信息进行处理，使得信息可以被计算机理解和处理。相关资料中也提出了数字化是利用计算机技术将虚拟的信息转换为数字信息。数字化不仅可以处理书本上面的字，还可以处理一些口头语言等。数字化的产生为人们的生产生活带来了极大的便利，可以将各种复杂的信息资源进行整合和处理，并且信息的存储空间非常小，有助于信息的使用和查找。

1.2对企业档案数字化的界定

企业数字化档案有以下两个特点：一是记录最初的信息，数字化档案是在生产管理过程中所产生的原始资料，原始性的资料是最具有参考价值的，因为原始资料是对信息最准确、最真实的记录。二是载体多种多样，数字化档案不仅可以将纸质版的档案数字化，还可以根据实际需要形成不同的载体文件，比如PDF、PNG和JPG等格式，另外还可以将信息存储成视频格式，比如mp3和mp4等。

2数字化档案建设及应用管理常见问题

2.1档案管理应用不足

一是档案管理规范化限制应用。即使是同一单位不同部门之间也可能存在档案格式不统一、不规范的情况，即便实现了档案管理的电子化、数据化，然而因为档案管理未统一规范，造成了信息资源应用的壁垒;二是应用与业务融合不足。大多数单位的档案应用往往局限于后勤、行政管理业务，仅实现了档案的管理应用，未对档案当中的信息价值进行挖掘分析，将档案的资源价值与企业的业务应用深度融合以支撑企业战略发展。

2.2复合型人才队伍建设相对滞后

档案数字化不仅涉及基础管理知识，更涉及网络应用与信息安全防护技术，需要管理人员具备较高的理论知识与实践技能水平。然而时下的一些单位在数字化建设过程中将重点集中于信息化硬件设施的配备与安装，却忽略了人的“软件”因素，部分档案管理人员缺乏网络与信息技术基本认知，对数字化管理认知和熟悉程度有限，在具体管理过程中难以发挥应有的技术优势。

2.3安全防护不足

网络时代掌握了信息便是掌握先机，档案安全防护是一个系统工程，在数据采集、传输、存储、应用等各环节环环相扣，随着大数据、云平台技术在数字化档案存储及管理中应用，在带来便利的同时也带来了更多的网络风险，任何一个环节的安全防护不足都可能使敏感信息泄漏造成企业甚至国家的重大损失。

3档案数字化建设

3.1提高档案管理人员的数字化档案管理意识

实现档案数字化管理需要经历一个漫长的发展过程，要求在发展的过程中持续完善，其中最为关键的一点就是要提高企事业单位的数字化档案管理意识。第一，需要政府管理机构和有关部门大力宣传和推广档案数字化建设的意义，让更多的企事业单位可以建立对于档案管理数字化管理的意识;第二，需要企事业单位积极探索全新的档案管理路径，以突破传统档案管理理念的限制，完善单位的基础设施建设，加大人才引入力度，以促进企事业单位档案管理能力的发展。

3.2优化档案数字化管理机制

在企事业单位档案数字化建设中，为了让档案管理工作得以高效开展，需要打造一套具有完善体系的档案管理机制，以保障档案管理工作的顺利进行。第一，需要企事业单位积极明确数字化档案管理工作的内容，打造完善的工作标准和技术规定，以保障数字化管理工作的高效开展;第二，为了让档案数字化建设工作的质量得到显著提升，需要积极贯彻数字化档案管理责任制，并将责任进行细化分工，提高对于管理人员的监督力度，强化对于管理人员的绩效考核，以起到良好的督促作用，让档案管理人员可以不断提升自身的职业素养，规范自己的工作态度，以提高档案数字化建设工作的质量。

3.3将档案数字化建设的环境进行优化

为了让企事业单位档案管理工作的数字化质量得到全面提升，需要有关管理工作者积极提高在档案数字化建设工作中的资金投入力度，为档案的数字化转变打下良好的环境基础。第一，需要企事业单位提高在数字化硬件设施中的引进和采购力度，将数字化设施进行升级和改造，以切实满足档案数字化建设工作的硬件需求;第二，要求档案管理机构积极开展数字化档案管理平台建设，在关注管理平台技术创新的基础上，提高管理平台的安全防护力度，以免数字化档案资源被非法盗用，让档案数字化建设工作的有效性得到切实保障，让档案管理工作得以高效开展。

3.4完成对档案存储系统的监控管理

第一，安全保管、监控。物联网的射频识别与传感技术能够完成智能管理系统，实现档案管理一体化管理，使用微动侦測来管理档案库房区域内或者是其他场所重要区域内的人员进出管理，对人员情况、活动情况做好管理控制。一旦发现异常，关联位置的监控摄像机能够实现跟踪、记录、警报，特殊情况下通知相关人员，系统还可以自动关闭事发区域、通知安保人员。

第二，节能控制。立足网络层与信息的管理、处理分析方面，部署档案库房的智慧感知平台，能实现对整个库房信息数据的全面控制、全面监管。比如在库房内的温度调节控制系统当中，智慧感知平台会根据设定标准，档案管理标准、自动管理温湿度控制设备等来调节库房内的温度，运用自动化技术来调整环境参数，保证档案馆内的温度与湿度始终满足人的需求。这种方式，可以减少设备的能量消耗，还可以提高档案管理的安全系数。

3.5自动生成档案

首先档案的收集省时省力，企业事业单位能够按照不同的类别将档案放在不同的盒子，使用档案收集系统当中管理模块管理生成标签数据，之后使用读写器将档案的相关内容打印在标签上，粘贴到档案当中。电子标签的运用提升了档案的生成效率，保证了档案智能化和自动化管理。

其次，物联网技术能够方便用户使用档案，比如用户浏览文件信息、借阅资料、查阅档案资料等，能够为客户提供方便，也实现了档案的现代化管理。档案管理人员取出档案之后，系统记录这个环节，档案当前处于被借阅状态，用户借出档案之后，智能监控系统核对信息，将信息反馈到借阅模板，对比验证是否合理;合理则无动作，如果对比信息存在疑问，系统就会发出警报，则档案需要管理人员再次确认。

4结语

做好档案数字化建设不仅只是构建统一规范的管理系统，更要注重管理观念的数字化、网络化、系统化。档案数字化建设使档案作为珍贵信息资源的应用效果成倍提升，不断实现价值再创造的预期，强化信息资源服务于国民经济与社会发展的作用，提升信息资源战略意义。

参考文献：

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