试论我厂档案集约化管理的探索与实践

杨璐铭

摘要：随着我国档案事业的稳步发展，面对新形势、新任务、新要求，传统的档案管理模式已不能满足油田企业档案工作的发展需求。本文论述了油田企业在探索档案集约化管理新模式的进程，分析了集约化管理对档案三大体系建设的促进及存在的问题，并提出了部分对策。

关键词：集约化管理;三大体系建设;探索与创新

随着时代的发展，新时期档案工作的管理手段由传统手工管理向计算机管理转变，由档案资料的收藏者向资源建设者转变，由档案资料保管员向档案保护者转变，由档案提供利用者向档案信息整合转变，这些变化使我们的服务手段、方式和方向都发生很大的变化，现有管理方式的弊端越来越明显。

1、档案集约化管理

1.1什么是档案集约化管理

檔案集约化管理就是把各部门、各单位档案集中到各级综合档案馆进行统一整理、保管和利用，减少运行成本，实现档案资源优化配置和档案信息共享共用，方便社会和民众查阅利用。

1.2我厂实施档案集约化管理的背景与探索

以往我厂实行公司、厂、作业区（大队）三级管理的传统模式。我厂各基层单位档案室的功能是不完善的，从基础业务保密安全管理的角度、历年档案利用角度、从档案工作的发展核心和方向角度，档案管理水平的低下，且已成为当前档案工作发展的瓶颈，不能适应现代企业档案管理工作的需要。

2、实施集约化管理对档案三大体系建设的促进

我厂于2014年开展档案集约化工作，截至2019年，实行档案集约化管理已有5年多。实施档案集约化管理以后，我厂的档案工作管理水平有了显著的提高，主要表现在以下几个方面：

2.1实施集约化管理，有利于档案资源体系建设

实施档案集约化管理的核心目的就是提高工作效率，其最主要的表现形式就是减员增效。实施集约化管理以后，虽然档案工作人员数量巨幅减少，但是档案工作的质量有了显著的提高，档案人员的综合素质得到了大幅提升。

2.1.1人员数量减少

实施集约化前，全厂有30名专兼职档案人员，其中，中心档案室8人全部为专职档案员，基层单位11人为兼职档案员。集约化后，与原来相比，档案管理人员减少20人，只有原来的三分之一，却完成了原来近2倍的工作量，真正实现了减员增效。

2.1.2业务素质提升

实施集约化前，全厂18个基层单位档案人员素质参差不齐，管理质量差异较大，且更换频繁。虽然中心档案室经常开展业务培训，但收效甚微。集约化后，我们在全厂公开选聘3名优秀人员充实到中心档案室，其中1人为研究生，2人为大学本科。目前，中心档案室专职档案管理人员平均年龄40岁，全部为大专以上学历，其中2人为研究生、7人为本科。中心档案室的整体业务水平有了很大的提高。

2.2实施集约化管理，有利于档案利用体系建设

实施档案集约化管理的表现形式为变分散管理为统一管理，就我厂而言就是变“1+18”模式为“1个档案综合体”。集约化使整个馆藏结构更加清晰、更为可控，工作标准更为统一，为档案更好服务企业发展奠定了基础。

2.2.1剔除冗余档案

实施集约化前，基层单位档案的重复量、缺失量、数字化量等数据不是十分清晰，馆藏资源是不可控的。所以，在档案集约化工作推进过程中，我们核查出厂属两级档案部门各类重复档案14620卷、88143件;保管期满需要销毁档案5798卷、27597件;需要集中数字化的档案12127卷、131421件。对于重复和保管期满档案，我们按照档案相关制度要求，履行严格的审批流程，做好期满和重复档案的鉴定、解密工作，填写档案销毁清册，保证了馆藏档案结构更加科学合理、价值更加突出、服务更加高效。

集约化后，重复的档案就不需要再存档，大大简化了基层单位的归档范围，不仅减少存档工作量，还提高了工作效率。

2.2.2盘活档案资源

实施集约化前，由于档案保管较为分散，有些工作开展起来需要很长的时间，例如各类档案的科学鉴定、销毁、解降密、数字化、数据统计、查借阅、编研查考等工作，既费时费力，又可能出现数据不准确的情况。集约化后，由于全厂档案都集中到中心档案室统一管理，各项工作都能统一、及时、高效地开展。企业档案信息资源也得到了有效整合和利用，企业档案管理工作真正按其规律纳入科学管理轨道，管理水平不断提高。

2.3实施集约化管理，有利于档案安全体系建设

实施档案集约化管理的突出成效就是降低资金投入的同时，还能确保各项工作稳步有序的开展。集约化后，我们看到虽然硬件资金投入大幅减低，但是我们的库房管理水平反而明显提高，各项指标均优于档案评价标准。

2.3.1库房面积减少

实施集约化前，中心档案室有档案库房19个，馆室总面积1200.8平方米。其中，库房面积804.6平方米，密集架7007.4沿米，已使用3074沿米，余量3933.4沿米。各基层单位有档案库房22个，馆室总面积1405平方米。其中，库房面积814.5平方米。集约化后，中心档案室增加1个前磁档案库房，共有档案库房20个。其中，库房面积828.6平方米，密集架7252.2沿米。与原来相比，库房数量大大减少，有利于档案的集中规范化管理。

2.3.2成本投入减低

在档案集约化过程中，我们将基层单位配备性能完好的加湿机20台、除湿机18台、消毒机18台设备，全部集中到厂中心档案室重新分配使用，减少了资金投入。集约化后，也不再需要对18个基层档案室重复投入、重复建设。设备、设施的更新和维护费用由原来的平均每年39万元，下降到现在的平均每年22万元，大大减少了库房的管理资金投入，实现了降本增效。

2.3.3档案保管规范

实施集约化前，各基层单位档案室功能相对不完善，从基础业务保密安全管理的角度来说，不符合保密管理规定，缺少相应的制约机制。另外，全厂22个基层档案库房的管理条件各不相同，客观因素致使一些库房没有达到“八防”标准。集约化后，所有档案全部移交到中心档案室保管，不仅保管设施、办公环境得到改善，库房管理水平低问题得到消除，还有效规避了档案安全风险，为档案的长期保存提供了有力条件。

3、结论

在档案管理的新形势下，档案工作人员应该与时俱进，不断开拓创新，探索新的管理模式。加强档案资源体系、利用体系和安全体系建设，提升档案服务企业的能力，提高档案整体管理水平，为油田发展提供有力保障。

参考文献

[1]《关于加强和改进新形势下档案工作的意见》[Z]，国务院办公厅印发，2014-5.

[2]韩家翼.《关于推行档案集约化管理的思考》，中国档案报，2018年11月.