浅析ERP系统在电商企业的运用

慕翠竹

摘 要 现代快速的生活节奏及网络购物的便捷性，让越来越多的人选择在各种电商平台购物。同时随着京东、淘宝、苏宁等大型电商的普及，近几年电商企业呈爆发式增长，具有店铺多、订单量大、产品多等特点，ERP的核算与管理正是在这样的需求中应运而生。但是在ERP的实际运用过程中，通常会出现ERP不适应本企业的电商业务、ERP系统沦于形式、与供应商对账数据不准确且对账流程烦琐、提供的会计数据失真等问题，本文讨论了怎样使ERP发挥一体化、全面化、系统化的管理模式来处理电商企业的核算和管理问题。

关键词 电商企业 ERP系统 问题 对策

一、ERP系统应用于电商企业的意义

电商企业是近十几年兴起的行业，电商企业的财务核算有其特殊性，如果继续靠传统的EXCEL表等工具来辅助核算已不能满足电商企业的要求，ERP系统能够管理种类繁多的产品及店铺、供应商的往来账务、收入及成本数据。ERP系统使企业的财务核算能按需求的模块提供及时、准确的数据，并能按管理者的要求提供真实可靠的财务分析报告，为企业的战略决策指明方向。

（一）推进实现电商企业财务核算的高度自动化

ERP系统的自动化程度相对较高，各部门只需按要求及时上传数据，企业就能整合各部门的实时数据，提取财务共享的数据，按表单要求形成管理层需要的报表，减少了财务部门和其他部门的沟通时间，降低了人为因素引起的误差现象的发生;ERP系统数据按模板管理，可以按店铺、品种、自营或第三方每天分别开展核算，真正实现业财融合，在确保企业数据及时、有效性的基础上，为企业长期战略发展目标实现奠定了良好的基础。

（二）推进电商企业的管理水平

ERP系统不仅是现代企业信息高度集中的平台，而且能将外部的可控资源也纳入一并管理，为电商企业的采购、销售、运输及第三方店铺的一体化提供系统支持。使企业的各种资源有效配置，并加快在每个环节所耗费的时间。而且电商企业本来成长在大数据的前提条件下，不同于传统企业的管理模式，事后发现问题再来处理会给企业带来致命的伤害，ERP系统能够预测出市场动态、消费者习惯、成本情况，为管理者预先作出市场动态等判断，使本电商企业的管理走在行业的前端。

（三）为电商企业的政策调整提供可靠的依据

ERP系统定期分析电商平台的采购、销售等数据，企业管理层可降低或者取消业绩低板块的，对业绩高板块加大投入人力物力，对消费者评价差的第三方店铺实施处罚措施，对物优价廉的供应商提供现金折扣等，为企业持续性发展奠定良好的基础。电商企业使用ERP系统的主要目的在于降低成本，提高销售量，用传统表格的统计方式不但耗时久而且不准确，ERP系统能够及时准确提取数据。

（四）有助于提高电商企业的资金周转率

随着ERP系统在电商企业中的应用，为企业及时掌握购进、销售、存货及物流等环节，大大提高了电商企业管理团队在各个部门沟通协调的效率，确保各项工作在电商企业顺利进行。电商企业在各个环节密切监控、及时跟进，确认销售后的资金又迅速流入进货环节，提高了电商企业的资金周转率。为了确保电商企业资金周转率平稳性，企业在经营过程中必须根据自身发展的要求及市場变化的情况，应变地调整公司的发展政策。

二、ERP系统应用于电商零售企业存在的问题

（一）ERP系统不适应本企业的电商业务

电商企业对于ERP系统的选择大多是遵循大品牌ERP或同行业企业所选择的ERP，在选择后因前期已投入了大量的人力物力，一般也不会轻易更换，且国内开发的ERP程序各模块和各功能不一定十分完善。不少企业的 ERP软件功能只限于企业常规财务管理、物资出入库管理等，距离 ERP 概念提出的企业资源整合管理优化的理念还相去甚远。电商企业订单量大、平台多、供应商多需要强大的ERP系统来实现数据的准确性、及时性，且每个电商平台的定位不一样：淘宝商家都是第三方、物流也是第三方;京东商家涉及京东自营和第三方，京东物流也涉及京东自营和第三方物流，那么ERP就要根据不同的定位实现不同的模块整合。后续系统跟本公司业务的融合还需ERP的团队的维护，目前有强大的服务团队公司更是凤毛麟角，使ERP系统在正式运行后不能发挥整体的作用，只停留到一些简单的模块。

（二）ERP系统沦于形式

电商企业在ERP上线前，没有对所有相关部门进行培训，认为ERP数据的录入和归集是财务部的事;或者对所有相关部门进行培训，但是没有理解透彻，只考虑将本部门的数据录入，至于跟其他部门数据有没有相关性不考虑，如：采购部门只把产品购进价导入ERP系统，没有导入正确的税率，以致财务部门还需根据产品种类再进行修改正确的税率。还有各部门统计的口径不一致，也会使整体数据产生差异，如：其他部门和财务部门统计的产品分类不一致。更有甚者在ERP运行一段时间后，觉得使用EXCEL台账更简便，不用ERP仍然用EXCEL做台账;领导对ERP重视程度不够，只要能把数据提供出来，即使没有使用ERP也行。长此以往这些问题会引起取数困难、信息阻塞、甚至影响整体数据的正确性，导致管理层作出错误的决策。

（三）与供应商对账数据不准确且对账流程烦琐

电商企业供应商多不胜数、商品种类繁多等特点给财务对账工作带来很大的阻力，品种、分类、数量、进价录入有失误就会对整个数据的准确性产生影响。流程设置不合理，采购人员录入后直接调价，财务人员处理账务时清理调价产品;供应商付款条件及折扣条件不一致未在系统设置，财务人员和供应商对账时发现有误再和采购确认;产品入库后相关人员未对产品及时清点，销售时发现产品入库数据有误，再从当月所有的进货单中查询;未规定对账时间节点，供应商随时都在对账，影响财务日常工作的开展;供应商数量庞大，良莠不齐，难免会有钻空子行为，给企业造成损失等一系列问题，造成ERP系统得到的数据不准确且不高效。

（四）提供的会计数据失真

对收入核算不准确：财务需要在自营和第三方的平台上多次切换，自营平台公司技术还可以根据财务的要求优化，第三方平台上的数据统计表大部分是固定的不能更改，加上有退货、换货、合并订单的情况，收入经常会出现重复、漏记、金额错误的情况。

成本费用核算不准确：电商企业的产品毛利，除了产品本身的成本，还包括物流费用、产品的包装费等。有部分电商企业把这部分成本归集到费用里，导致产品的毛利虚高;有部分电商企业虽然把这部分成本归集到成本里，但采用的是平均分摊的方式，不能真实反映单个产品的成本。电商企业部分产品销售量高，但其实是采用了推销的方式罗列在明显位置，如果核算成本的时候没有把推销费加入成本，会使领导层误认为该产品毛利高，继续推销该产品。

财务分析报表不准确：收入、成本、费用数据的不准确，会导致资产负债表、利润表及领导所需的各分解不准确的报表。如收入环比表、同期各店铺盈亏对比分析表等无法给领导提供决策依据。

三、完善ERP系统应用于电商零售企业的策略

（一）选取适应本企业电商业务的ERP系统

电商企业对于ERP系统的选择不光是遵循大品牌或同行业企业所选择的ERP，可在2～3个备选方案里再考虑，在 ERP 系统上线前，电商企业需要对自身业务流程、管理模式及组织架构开展调研，从价值链管理的角度考虑对系统功能的需求，对 ERP 系统能够为企业业务流程与组织体系提供的优化进行评估。电商企业应该发挥ERP 的企业资源整合管理优化的理念，根据本电商企业的定位实现不同的模块整合，达到数据的准确性、及时性。同时，需要对现有业务流程进行修改，以此达到企业优化管理层级、提升管理效率的目的，但由于市场环境的不断变化，企业业务流程在不断改进，管理人员对企业组织体系和业务流程的理解也在不断更新。这就需要及时跟ERP的服务团队及时沟通，把固有的ERP功能与模式跟企业的业务相融合。

（二）公司制度规定只能使用ERP系统

首先要让电商企业管理层对ERP系统的重要性有深入了解，让管理层了解到企业开展ERP整合管理的必要性，并将其管理层自身的引导作用充分发挥。电商企业在ERP上线前，对所有相关部门进行培训，采购、销售、核算每个环节由相应的部门负责录入，每个部门的负责人指定专门的录入及审核人员，并和绩效挂钩，执行准确及执行不准确都在绩效上体现，使用传统的EXCEL表各部门领导不会签批。各部门专人负责收集员工的要求和问题，在设置业务流程时采取优化的流程、统一的口径。大大提高各部门之间沟通的效率和得到准确数据的时间，使财务人员能往管理会计方向发展，分析各种数据体现出的市场变化和经营管理情况。

（三）优化ERP系统，提高与供应商对账的准确性

电商企业供应商数量众多，单纯使用手工对账不现实，应该跟采购部沟通从源头抓起，采购部对新供应商付款条件及折扣条件在系统里准确设置，调价流程设置必须经过财务部，对入库产品定期抽查正确性，对商品税率不清楚跟财务部确认，对商品的分类统一录入口径。对供应商按提供的资质分类管理，从而使应付账款模块与进销存系统得到优化。每月规定与供应商对账的期间，实行集中对账，发现错误的及时跟相关部门确认并修改。

（四）建立电商零售企业的核算制度，提高会计数据准确性与可比性

在ERP系统与自营和第三方平台上对接端口，设置好对应科目，在商品销售后，自动计入收入，有退货、换货的情况可以冲收入或计入其他产品的收入。成本费用可跟其他部门沟通把产品对应的成本直接设置到单个产品的成本，不会造成单个产品成本的虚高。收入和成本费用也不会出现多计、漏计、错计的现象。收入、成本、费用数据的准确性，能使资产负债表、利润表及领导所需的各分解报表准确。同时定期对财务人员进行财务专业知识和业务知识培训，及时反馈在使用ERP中遇到的问题和优化建议，并根据财务人员对企业作出的贡献，提升其薪资待遇，从而使财务人员自发地为企业用心工作。

四、结语

电商企业的发展迅速，急需ERP系统提升企业会计核算及管理水平。随着电商企业的不断发展壮大，对ERP系统整合的性能要求也相应提高，企业需要对ERP系统的运行情况反复测试、调整。公司ERP相关人员需要进行专业知识和ERP操作能力的培训，跟上企业现代化管理的步伐，为企业的运营及管理层更好地服务。

（作者单位为全商汇<深圳>控股集團有限公司）

参考文献

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[2] 周祥赋.企业成本管理中ERP系统的应用探讨[J].价格月刊，2018（06）：92-94.

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