物业企业内控管理体系的建立与完善分析

罗秀明

摘 要 近几年，物业企业走上资本化道路的步伐越来越快，而资本市场对于物业企业有着严格的内部控制要求，因此物业企业建立一套完整的、行之有效的内部控制管理体系势在必行。本文结合实际工作对内控控制的定义与概述、物业企业内控制度存在的三大问题进行了分析，并提出了三大解决方案，其中通过五个方面重点阐述了物业企业如何系统性制定内部控制制度。希望可以给物业企业的管理者带来一些思考或共鸣。

关键词 物业企业 内部控制 问题 解决措施

近几年随着物业行业的蓬勃发展，市场对物业企业内部控制也提出了更高的要求。目前除了占据物业行业前列的物业企业外，其他物业企业的内控管理水平还比较低，内控管理体系存在较多问题。包括企业治理架构管理流程不健全或变化频繁，企业重视程度不足、内控制度系统性不足，内控制度未得到有效落实等。本文将针对这些问题提出相应解决方案，包括稳定公司治理架构、及时更新内控审批流程、狠抓内控关键控制点、系统制定内控制度、建立与完善内控制度的落地闭环机制等。由于内部控制涉及面广、涉及程序众多，贯穿于每个企业经营活动的每个环节，故本文结合物业企业的主要问题提出了部分重要的解决方案（其他未列出问题并不代表不存在），以此供各位阅读者参考。

一、内部控制定义及原则概述

内部控制是企业董事会、监事会、经理层和全体员工共同实施的旨在实现控制目标的过程。内部控制是自上而下的一项企业管理活动，需要企业管理层进行统一安排并实施，方可达到降低企业管理风险、提升企业运营效率和效果。内部控制存在五大控制原则，全面性原则、重要性原则、制衡原则、成本效益原则、适应性原则。

二、物业企业内部控制存在的问题及分析

（一）公司治理架构或管理流程不健全或变化频繁

1.无内部控制的关键部门或治理架构。行业中绝大多数非上市物业企业因对内部控制不够重视或考虑成本因素，无内部控制的专业部门或具备内部控制职能的部门。同时也无董事会、监事会等治理架构，内控控制工作无统一的领导机构，导致内部控制未纳入日常经营管理活动。

2.治理架构或管理流程变动频繁。另有较多的物业企业治理架构或管理流程频繁变动，原因为经理层变动频繁。不同的经理层对于内控控制的理解和意识均不同，设置的治理架构或管理流程也相差较大，导致之前建立的内部控制体系得不到延续或内部控制制度难沉淀。

（二）制定的内部控制制度系统性不足，部分内控制度缺失

基于以上第（一）点的原因，物业企业制定的内控制度要么屈指可数，要么零散不成系统，要么存在较多缺失。因此需要系统性指导、系统性安排、系统性跟进并落实。

（三）内部控制管理未得到有效落实，内控作用被弱化

除以上两种情况外，还有部分物业企业虽建立了完善的内部控制体系和制度，但未真正有效落实。主要有三方面原因，一是严格执行内部控制流程或制度虽可降低风险，但会影响效率，故管理层并未全力推动此项工作;二是成本考虑，管理层认为物业企业本身属于微利行业，只要公司较大以上风险可控，没有必要成立专门部门去处理，增加成本。三是内部控制的作用未体现，反过来影响了内部控制的落实。

三、物业企业内部控制问题的解决对策

（一）健全公司治理架构及管理流程，并保持穩定

首先要从企业最高层做工作。通过培训、最佳实践案例分享等措施将内部控制意识植入企业董事会，从而让企业最高层重视内部控制;

其次要健全公司治理架构或流程，并保持稳定。不管经理层如何变动，都应该保持内部控制公司治理架构或流程的稳定，以确保内部控制工作的延续性、完整性和一贯性;

再次是梳理内部控制关键控制点。根据公司业务发展变化，全面及时梳理业务流程，明确关键控制点，并及时落实管控工作。

（二）系统性制定公司内部控制制度

基于内部控制重要性原则，重点从以下几个方面进行改善。

1.公司层面控制（政策和程序）。一是完善政策和制度的建立及管理。除常规的公司政策和制度，需重点关注以下方面的规范：应收账款坏账评估计提核销机制、资产估值及减值、供应商引入条件和标准、公司层面制度归口管理等。二是授权权责体系与股东方分离。表现在物业收入管理、人力资源管理、采购管理、资金管理以及信息系统管理方面与股东方（一般为房开公司）权责分离。

2.收入及坏账控制。第一，款项催收与收款职责分离。一是公司前端引导业主线上缴费，逐步全面推行线上缴费方式，避免业主缴费转入员工个人账户，产生资金风险。二是公司后端加强收款限制，严禁非收银人员收取业主缴纳的物业管理费、水电费等费用;同时加强应收账款催收工作稽核，且必须由独立人员进行。第二，多种经营收入管理机制进一步完善。一是建立定价更新调整机制及审批权限，规定每年梳理多种经营项目类型，通过市场调研进行定价测算，并依据测算结果更新定价标准，按照既定的程序审批后下发。二是加强合同执行跟进及签订审核，按照公司规定先审批后续约，并符合安全规定。三是建立完善的合同台账和点位巡查地图，按期跟进缴费进度，并进行巡场稽核，以防收入少收漏收的风险。第三，加强应收账款催收并完善坏账评估机制。一是建立统一应收账款坏账评估制度，制定坏账评估的标准，明确要求定期对应收账款账龄进行分析和评估，并根据评估结果进行坏账计提。二是建立应收账款监控和跟进机制，明确催收流程和催收频率、催收措施等。

3.现金和资金管理。一要建立完善的备用金借款管理制度，明确备用金的借款主体、借款用途、借款额度、还款要求，以及备用金定期稽核的要求及处罚标准;二要全力推动无现金收费及收费系统自动收款自动对账功能。以最大限度降低资金风险及内控风险，同时还可提升工作效率，降低成本。