完善档案管理 改善企业文化基础

朱迪凤

基于当前时代背景下，企业的发展水平也有了较大进步。然而从实际情况来看，企业内部的檔案管理工作普遍存在较大问题。因此，企业理应对此提高重视程度，通过采取不同的措施，及时予以处理。本文描述了档案管理工作存在的主要问题，并对于加强档案管理的具体方法，发表了一些观点和看法。

对于档案管理而言，一直都属于基础性工作。伴随着信息技术的快速进步，档案信息也变得越发重要。如今我国档案管理的水平越来越高，但仍存在不少问题。对此必须予以充分重视，通过针对性措施，及时完成解决，推动企业不断发展。

档案管理工作存在的主要问题

硬件设备出现老化。从当前情况来看，档案管理部门保持着大量档案资料，因此日常工作量非常大。然而企业内部配置的设备普遍比较陈旧，部分设备甚至出现了老化的情况，从而影响了工作效率。不仅如此，一些企业内部的存放室空间十分有限，使得多数资料无法得到合理存放，只能堆积在办公室之中。长此以往，部分资料便会出现丢失或者损坏的情况，使其自身价值受到了影响。

数据库资料不统一。对于多数企业来说，内部档案部门已经能够实现信息化管理工作。相比于人工管理模式，此类形式显然更为便捷，同时还能将档案内部的信息全部挖掘出来。伴随管理工作的信息化水平不断提升，实际暴露出来的问题也在不断增加。其中，最为明显的问题便是数据资料缺少统一标准，从而导致各个部门之间的档案资料出现了不统一的情况。正是由于这些问题存在，使得档案管理的正常开展受到了诸多影响。不仅如此，由于系统自身的信息化管理不够完善，一些工作人员在进行调档的时候，往往无法直接进行调用，必须通过管理员完成处理。如此一来，档案管理工作的整体效率必然会下降。

管理机制存在缺陷。对于我国的人力资源和社会保障部门来说，正式成立的时间在2008年，相比于一些其他的社会部门，其成立时间相对偏短。由于制度本身存在缺陷，使得档案管理工作的开展受到了诸多影响。档案管理工作本身面对的是广大群众，因此通常工作量都非常大。而由于岗位设置不够合理，经常会有人员不足的情况存在。不仅如此，由于培训工作不到位，许多工作人员的综合水平并未达到规定水准，进而使得档案管理工作无法正常开展。

加强档案管理的具体方法

增加资金成本的投入。为了能够将档案管理本身的作用全部发挥出来，首要工作便是需要增加资金成本的整体投入。尤其是一些基础设备方面，理应进行完善。同时对于现有的办公面积，也要进一步扩大，确保所有档案都能够合理存放，确保其安全性不会受到影响。例如，为了确保档案管理工作可以顺利展开，通常可以对现有的区域进行重新划分：分别是工作室、档案储存室以及阅览室，之后再基于当前的实际需求，对各个区域的具体面积进行明确。不仅如此，针对当前的档案室，还需要进一步提升管理水平。在办公室内部，需要放入温度测试仪以及湿度测试仪，以此合理把握办公室内部当前的温度以及湿度水平。如果发现存在温度过高或者湿度过高的问题，理应通过空调和除湿器，对其进行调整，从而确保这两个指标都能处在合理的范围之内。

除此之外，对于存放室的管理工作，同样需要提高整体力度，尤其是防火、防潮、防虫以及防盗方面，都不能忽视，进而确保资料的存放环境可以达到规定水平。

制定档案管理标准。对于当前档案管理工作来说，为了确保各项工作能够顺利展开，理应提前做好数据库的建立工作，并设置统一标准：

其一，工作人员理应对档案本身存在正确的认知，明确其自身的资源性。档案尽管属于资源的一种，但却有着特殊性，可以为之后的建设工作提供一定的参考。所以，档案管理部门理应对此予以重视，每一项工作内容都不能忽视。

其二，针对一些电子文本，具体传递进而储存的方式，都需要进行统一设定，以此确保各个区域之间能够按照规定要求完成交流，并实现资料传递。如此一方面能够大幅度减少档案管理的整体工作量，另一方面还能使档案的利用率得到全面提升。

其三，针对当前档案管理工作，需要制定合理标准，提升其规范性水平，并在全国范围内不断推广。长此以往，全国各个地区的档案管理模式都会趋向统一，设定的标准也都保持一致，以此能够大幅度提升管理水平，推动档案管理活动进一步开展。

完善制度内容。对于制度体系来说，可以看作是推动档案管理工作正常开展的基础保障。基于当前实际情况，合理制定制度内容，能够对工作人员的自身行为予以有效约束，为之后工作的正常开展提供有效帮助，并推动档案管理活动顺利进行，促使档案管理的综合水平有所提升。因此，政府部门理应提高重视程度，针对各个区域的具体情况，对其档案制度体系展开全面调整，并采取针对性措施进行完善，逐步解决现阶段人员短缺的问题。鼓励各个企业在社会上招聘，特别是一些应届毕业生，其理论知识基础极为扎实，只是缺少足够的工作经验，经过一段时间培养之后，便能有效适应。

结束语

综上所述，档案管理工作与每个人都有着非常大的关系。完善档案管理，改善企业文化基础变得尤为重要。因此，人力资源和社会保障部门理应对于当前存在的问题，提高重视程度，及时采取针对性措施，改进其中的问题，加大资金投入，提升管理效果。

（沂水县高桥镇便民服务中心）