档案工作与时俱进新做法

秦静

摘 要：档案工作是一项非常重要的工作，各项事业得以发展都离不开档案。档案事业的发展离不开各级领导、部门的重视，更离不开档案工作者脚踏实地、用心钻研地工作。不断地学习，持续改进的做法，与时俱进紧跟时代的步伐，是做好档案工作的重要法宝。

关键词：档案;管理;新做法

在我初做档案助理馆员时，档案的管理还是案卷整理，每一卷都要根据卷内内容编写不超过50字的案卷标题。整理、编目都是手工，查找需要靠案卷目录，所以，组卷、案卷标题的编写是很重要的。

2001年，档案整理进行了改革，开始实行按件归档，简化了档案工作流程。并重新调整了分类方案，制定了归档文件整理方法等。文书档案实行按机构分类、整理，其它类目的整理，能按单份文件整理的匀按单份文件整理归档。基建、设备、科研成果档案仍实行原来的方案。同时开始实行按部门归档，建立了档案工作网络小组，各部门都有各自的兼职档案员，也开始了档案的信息化管理。从此，档案实行了集中统一管理、档案科负责全部档案的监督指导、各部门自行归档整理的网络布局。

现在，国家又把档案工作提到了重要的位置。习总书记曾指出：“档案工作是一项非常重要的工作，经验得以总结，规律得以认识，历史得以延续，各项事业得以发展，都离不开档案，在全面建设小康社会进程中，档案工作显得越来越重要”。对档案工作提出了新的要求：档案工作要由封闭向开放、由重保管向重服务转变;要提高档案信息化水平;要加大对档案事业的投入;要依法管理档案工作，由重行政管理向依法管理转变。

档案事业在不断的发展，经过20余年的积淀，档案人也在不断的成长。作为一名档案老兵，现对我的年度档案管理、指导、收集、整理、移交、利用之工作，作一详实归纳。

一、档案工作之法宝

1.档案专业理论新知识的学习

按照惯例，每年的前三个季度完成年度档案工作后，最后一个季度以档案专业理论知识的自主学习为主，如对档案法的学习、对档案工作条例的新认识，档案工作管理新方法的理解等，用新的档案知识充实头脑，以更好的完成档案工作。

2.档案工作制度、方法等的制定及持续改进

我们档案工作有一套完整的制度、方法、规定等体系作为支撑，来进行档案管理工作。如《实物档案管理办法》、《归档文件分类方案》、《文件材料的归档范围和保管期限》、《医院综合档案管理办法》、《科研档案管理办法》、《医院档案管理突发事件应急工作预案》、《档案工作制度、职责》等。并根据需要持续改进。

3.档案培训

（1）用新的档案理论知识武装头脑，理论知识是档案工作的依据，按照贯例，每年初在收集档案以前，档案科专职人员要系统地学习档案理论新知识，领会档案工作新动向。认真学习《档案法》、《山东省档案条例》及档案管理的有关规章制度和各种标准规范内容，了解档案管理常识，增强档案管理意识，提高档案管理技能;（2）组织专兼职档案员不定期地参加省档案局或卫生主管部门举办的档案培训班，提高档案人的专业知识及档案意识;（3）每年初档案科举办兼职档案员年度培训班，或请档案专家授课，或我们自己进行档案知识的学习。

4.档案工作网络小组

我们医院自2000年就已正式发文成立档案工作网络小组，分管办公室工作的副院长任组长，办公室主任任副组长，成员为各部门的兼职档案员。

自成立以来，小组成员在归档文件收集整理等方面做了大量工作，取得了显著成绩。充分发挥了档案工作网络小组的作用，切实保证了医院档案材料应归尽归、应管尽管。并随着各部门人员变动情况，对医院档案工作网络小组成员及时进行调整，并明确小组成员工作职责和要求。

（1）专职档案管理工作人员与小组成员保持经常的沟通交流，在业务上加强培训指导，共同研究解决在收集整理归档材料的过程共同中遇到的疑难和问题，齐心协力做好我院档案收集整理工作，切实确保医院归档材料的应归尽归、应管尽管。

（2）兼职档案员是档案工作的主力军。兼职档案员按照归档范围和整理要求，做好本部门文件材料的日常收集工作，同时做好电子文件的同步收集录入工作，保证全年文件材料的齐全、完整。

（3）兼职档案员按照各门类档案的整理办法和要求，及时做好本部门全年档案材料的整理工作，并按规定、要求向档案科移交完成了的各类归档材料。在移交纸质归档材料的同时要一并移交电子归档材料。

二、档案工作之手段

1.归档文件的前端控制

（1）关于收文

收文的归档率不达标应该是每个单位都存在的，针对此问题档案科协调办公室及各兼职档案员制定了收文领取流程。即充分利用网络信息平台，建立档案管理工作微信群，办公室人员在本群@相关人员领取收文。为了不影响工作，要求兼职档案员收到@后及时领取文件，并及时做好本部门的收文登记。各部门收文的运行过程：兼职档案员领取文件→做好本部门的收文登记→转交给办理工作人员→回到兼职档案员保管归档。既保证了文件的正常运行，也避免了文件的丢失，保障了归档文件的安全归档。

（2）关于发文

我们的发文分千医党字、人字、工字、团字，行字、院字，由办公室统一签发、核稿、打印、登记备案。黨字、人字、工字、团字分别由相关的部门自己编号、登记、保管、归档（包括正式红头文件、签发头、底稿）。千医行字、院字发文，一般由起草形成部门保管、归档，但须在办公室登记、备案。如千医院字发文登记：

（3）档案科负责年度收发文登记预整理

每年底，收、发文工作结束后，档案科负责将一年的收发文登记用Excel表格按部门以顺序排列整理，并发给各部门对照各部门的收发文件，查全、补齐，以备本部门的文件归档工作。如整理后的财务处部分收文登记。

（4）关于基建、科研、设备等科技档案的前端控制

基建项目在竣工前形成了大量的文件资料，如果不及时收集、保管，极易造成文件的丢失。因此，在施工期间档案科要经常和基建科相关工作人员、兼档员交流，制定相关措施、收集管理方法，严格按照基建档案归档范围收档。每个施工阶段的归档文件，责任到人，即在施工过程谁负责哪项基建工作谁就得保证所管工作的归档材料齐全完整，档案科专职人员定期检查督促，并不定时督促检查基建兼档员对文件的保管工作，如因工作需要借资料的，必需实行借阅登记。例如，立项的可行性研究报告、相关申请、批复等工程准备阶段的所有文件，均由基建兼职档案员负责收集保管。其它施工阶段的归档文件，均由负责此阶段工程的责任人负责收集保管，并按归档范围归档，保证齐全、完整。关于科研课题的研究也是个漫长的过长，需要兼职档案员认真负责，注意收集、保管好相关资料，同样设备档案，也是要求兼职档案员要做个有心人，从设备申请到验收，整个过程的文件都要收集完整。

科研成果的研究也是一个漫长的过程，兼职档案员会及时跟进文件的保管，比如变更课题负责人的发文等，及时归入课题文件内。

设备档案，也是充分发挥着兼职档案员完全负责的作用，在设备安装验收前，归档文件完全按照要求积极主动的收集齐全完整。

2.归档文件的收集、整理指导

每年初，档案科制定各部门、各门类档案的收集、整理指导安排时间表，并提前发到各部门兼职档案员，要求各部门按照表中的时间安排，对本部门的归档文件进行收集、整理，档案科工作人员根据指导时间安排表进行相关部门的指导，如果时间安排与现有工作冲突，可提前调整，做到整理歸档文件与现有工作两不误。如部分科室档案工作整理指导时间安排：

3.兼职档案员对归档文件的收集、整理、编目、录入、移交

按照分类方案、归档范围、整理办法以及归档文件整理指导建议，进行本部门的归档文件的收集、整理及档案管理系统录入。首先要保证收集的齐全、完整。根据本部门的归档范围、收、发文登记收集齐全;发文要保证正式红头文件、签发头、底稿完整;收文的阅办单、文件保证齐全完整;按照档案管理办法，严格按要求对归档文件进行编目、录入档案管理系统;所有进行完毕后在规定时间内将纸质及相关电子文件移交到档案科，并办理移交手续。

三、档案工作之目的

档案工作的目的是提供利用。目前我们通过了多种渠道提供档案利用。

1.多种档案编研资料的提供利用

编制了《医院年度常用文件汇编》、《医院年度基本情况汇编》、《医院科研成果介绍》、院务公开 民主管理—《山东省千佛山医院职工代表大会暨工代会》（1986—2007）、《儿科诊疗基地暨医技手术中心楼基建档案利用缩本》等多种开发利用编研成果。

2.电子扫描件、复印件的提供利用

为了方便利用者，为了保护档案原件，首先考虑提供打印电子扫描件或复印件，或发送电子扫描件。

3.档案管理系统的查阅档案渠道

通过关键词、机构、保管期限、分类号、时间等多种渠道均可查阅档案，方便了使用者，节约了时间。

4.各部门通过档案管理系统查阅本部门的归档文件

本部门如果只需要查阅本部门的归档文件，不用通过档案科，仅本部门的兼职档案通过本部门的用户名及密码就可查询，节省了时间，方便了查阅。

四、档案工作之亮点

1.档案利用材料的编制

自2000年，就已编制了医院每年度基本情况汇编及常用文件汇编，同时陆续编制了医院科研成果介绍、医院职代会暨工代会汇编、基建档案利用缩本等。方便了使用者，保护了档案原件。

2.实现了数字化档案管理

我们的档案管理系统目前已升级到网络版管理系统，各部门均能在管理系统内查到本部门的所有归档文件。永久、30年保存的文件档案、其它类的相关资料原件已陆续扫描入档案管理系统，可以在档案管理系统直接查阅到档案原件的扫描件。

3.照片档案的整理归档

自2011年，我们的电子照片与纸质照片实行了统一管理，体现在两者的归档目录一致。无论是依托计算机系统处理的电子照片，还是装入册的纸质照片都要有一个统一的完整照片归档目录，且填写内容一致。只是照片的张数不同。如图所示：

便于照片档案的查找与利用，体现了电子照片与纸质照片管理的一致，做到了照片档案管理的规范、完整、统一。

4.实物档案的整理归档

实物档案实行即时移交、编目、拍照，并将实物照片上传到档案管理系统，实行实物及实物照片统一归档，便于查找利用。

5.归档文件的前端控制

我们的收发文、基建、科研、设备等档案实行的前端控制办法，达到了预期目标，尤其是在收发文的前端控制：运行——保管——归档的流程模式，单份文件责任到人。经过多年的操作运行证明，大大减少了文件的丢失，方便了文件的整理及归档。

6. OA系统的查（借）阅登记申请、档案移交、档案备考表签字

自2019年初，档案工作流程加入了单位的OA系统。档案的查（借）阅必须先通过OA系统申请，如需要电子版的可以通过电脑或手机直接发送，避免了跑腿，节约了时间，方便了使用者，保护了档案原件。通过OA系统移交档案并将电子文件挂接附件同时移交，更加规范化。档案盒内的备考表通过OA系统操作，方便了相关人员的签字、审核。

参考文献：

[1]杨冬权，杨冬权.在学习习近平同志考察浙江省档案局馆时讲话座谈会上的发言  《中国档案报》，2014年9月11日

[2]曾 雨.企业科技档案管理的改革与创新——基于前端控制的现代科技档案管理体系研究 《档案事业改革与创新——全国青年档案工作者研讨会》，2013

[3]张永倩.浅谈事业单位的电子档案管理 《速读·下旬》，2016

[4]周 琰，梁时荣.探讨医院档案管理的信息化建设分析[A].湖南中医药大学学报2016/专集：国际数字医学会数字中医药分会成立大会暨首届数字中医药学术交流会论文集[C]，2016

[5]宋学铭.以科学发展观为指导谈高校档案工作的可持续发展[J].价值工程，2011

（作者单位：山东省千佛山医院综合档案科）