档案管理利用数字化平台的应用分析

摘要：随着社会的不断发展，推动了信息化的进程，档案信息的建设发展已成为不可避免的一种趋势。为了满足当下档案管理发展需要，将应用数字化平台进行档案管理。本文基于信息数字化的大背景下，全面系统的分析了档案管理应用数字化平台的特点。探究了档案在数字化平台应用过程中存在的不足现象，并提出了相对的提升档案管理的策略。

关键词：档案管理;数字化平台;应用

随着信息技术的不断发展深入，信息化管理已深入到各行各业当中，传统的档案管理已经无法满足于社会发展的需要。在此种状况下，为了有效提升档案管理水平，满足当前社会对档案管理的发展需要，势必将利用数字化平台进行档案管理。数字化档案管理可以有效实现资源共享，且档案管理储存空间大，效率高。在数字化平台中档案管理可以进行信息分类，搜索，便于管理人员查看，在一定程度上减少了工作量，提升了办公效率，档案管理应用数字化平台可以有效弥补传统档案管理的不足之处，且更加便捷高效。

1.档案管理应用数字化平台的概述

随着信息化不断深入到各行各业当中，为了有效提高档案管理的效率，故此将数字化平台应用到档案管理当中。档案管理数字化是将网络技术、储存技术、扫描技术、数据库等全方位结合，使得档案管理以数字化的形式储存，构建了海量信息的档案管理平台。以便于工作人员在搜寻档案资料时，可以高效快速的找到相关资料，从而提升了档案管理的效率，且档案管理数字化平台可以高效实现资源共享。而传统模式下的档案管理通常采用纸质档案进行管理保存，无法保障档案资源的完整性，且随着自然环境的演变，纸张字迹会老化，如有虫蛀、火灾等情况，则无法保障档案资源的完整性。而档案管理在数字化平台可以大量存储档案信息，减少了档案管理成本，且永久性保存，有效保障了档案的安全性与完整性。

2.数字化平台中档案管理的特征

2.1提升了档案管理的效率

在数字化平台档案管理中，档案文献资料通过计算机设备、多媒体技术等，可以有效将档案信息完整的保存在数据库中，在日常档案管理处理工作时，可以通过数字化平台高效完成信息的搜集、资料移交、档案整理等。在查阅某一档案资料时，工作人员可以在数据库中进行搜索，尽可以用最短的时间找到自己需要的档案资料，极大的提升了档案管理效率。

2.2档案管理的服务社会化

档案管理应用数字化平台有效的弥补了传统管理的不足之处，有效的将档案管理资源合理配置，实现了信息资源共享。在现实工作生活中，用户可以通过数字化平台，快速查询自己所需要的档案资料是否存在，在纸质版资料不在的时候，可以在数字化平台中找寻网络资源进行下载。数字化的档案管理提升了服务社会的水平，更加便于档案资料信息的传播[1]。

3.数字化平台中档案管理存在的挑战

3.1数据处理在档案管理中面临的挑战

由于各类档案资源的信息量过大，导致在档案管理过程中，大多工作人员处理数据信息时无法科学、合理的利用数字化平台进行管理，因此在档案管理过程中无法高效利用数字化平台管理。而由于档案资源信息繁多，需要保存录入的资料数目不断增加，而采用人工录入的方式，使得档案管理工作量也增多。而部分工作人员在文档资源录入时，容易出差错，有的字写的难以分辨，有的目录归类错误，则档案管理过程中很难搜索到需要的相关档案。从而造成档案资源数据不符的情况[2]。

3.2档案信息的安全性面临挑战

随着信息化的发展深入，档案的存储由原来的的纸质形式变为电子形式的存储，尽管可以有效提升档案管理的完整性，且便于大众翻阅。但是由于档案信息是以电子的形式保存在计算机虚拟的资料库中，一旦电脑中毒或者有黑客进攻，那么将无法保证档案信息的安全性及完整性。而面对部分追求利益的人群，恶意盗取电子档案的信息，进行贩卖，则会严重影响威胁档案资料的保密性，且在社会中产生恶劣的影响[3]。

4.档案管理于数字化平台中存在的问题

4.1资料搜索存在差异

由于在档案信息资源涉及的范围广、内容多、信息量大等特点，而档案资源大都是有人工进行整理分类录入的，在档案资源中，无法避免一些专业知识性较强的资料在分类过程中整理不当，因此录入信息不符，从而造成读者在翻阅数据库资料搜索过程中，查询到的资料与自己想要的资料信息不符合的现象[4]。

4.2档案管理缺少服务理念

一直以来，档案管理工作主要都是以咨询服务为主，都是自主询问后，档案管理工作人员才提供相关服务，然而由于资料的信息繁多，一些资料甚少被人们知道，查询人不咨询，管理人员就将之束之高阁了。在一定程度上阻碍了资源的开发利用。档案管理人员缺少对档案的实际应用效果的分析，以及档案资料信息在数字化平台服务的理念[5]。

4.3档案管理受限于数字化模式

在数字化平台管理过程中，档案管理主要是以计算机设备为载体，并对档案资料进行数字化处理，然后进行分类，储存，然而有些档案资料无法通过计算机展现出来，因此在数字化平台中档案资料无法完整性的保存，从而导致在查询相关信息时也缺乏资料完整性。

5.有效提升档案管理在数字化平台的管理策略

5.1构建准确完善的档案管理数字平台

由于当前数字化平台中，档案管理常出现信息不齐全、系统性不足等问题，因此在档案管理过程中，工作人员不应该只是注重资料的数量多，更应当学会灵活应变。为了有效保证档案管理的准确性与完整性，因此应注重原始数据录入的精准度，在档案整理过程中，相关工作人员需要保持正确的工作态度，严格对资料进行审查，全面系统

性的进行相关分析，确保录入的信息准确无误。且可以利用计算机的识别功能，将需要录入的档案进行扫描，从而有效保障录入文献信息的准确性。并在档案信息被核实无误后，才可将信息进行录入，并将档案信息进行细分命名，标注上档案信息录入的时间，使得檔案管理更加有迹可循，以便于档案管理工作的开展[6]。

5.2转变档案管理服务理念

长此以来，档案管理过程中都侧重于按工作的需要来进行处理档案，然而这样的服务模式下，容易造成已有的服务模式不需要，而需要的服务模式不存在，从而无法准确有效的展开服务。因此为了全面提升大家的文化素养，促进科学文化以及信息资讯的有效传播，吸引广大的群众基础。各级档案馆应有意识的宣传主流文化，定位展阅服务主旨，根据时代发展潮流，丰富馆藏文献资料，及时发掘征集当前新时代理念下倡导的资料档案，明确开展的展阅主题，拓展馆藏档案展阅服务功能，关注社会发展理念，注重产生的社会影响力，丰富广大群众的精神文化[7]。

5.3注重档案管理人才培养

在信息化高度发展的环境下，为了切实有效的贴合当下社会的发展，档案管理需要注重培养高端人才进项管理工作，创新档案管理措施，使得档案管理工作人员的意识符合当下社会发展的需求。为了有效保障档案管理工作的效率提高，应注重高度专业、管理能力过硬的人才引进，并采取和高校共同打造培养管理专业人才的方法。以便于高校直接向社会输出专业对口、技术有保障的相关档案管理人才，同時注重引进国外经验档案管理丰富的人才，并通过定期培训的方式有效提升档案管理人员的工作效率[8]。

结语：随着信息技术的不断发展深入，信息化管理已深入到各行各业当中，传统的档案管理已经无法满足于社会发展的需要。为了满足当下档案管理发展需要，将应用数字化平台进行档案管理。以便于工作人员在搜寻资料时，可以高效快速的找到相关资料，从而提升了档案管理的效率，且档案管理数字化平台可以高效实现资源共享。本文全面系统的分析了档案管理中面临的挑战，以及档案管理于数字化平台中存在的问题并通过提出构建准确完善的档案管理数字平台，转变档案管理服务理念以及注重档案管理人才培养等策略，有效保障了档案的安全性与完整性，提升了在数字化平台中档案管理效率。

参考文献：

[1]吴侨燕.搭建数字化不动产档案管理利用发展平台研究[J].科技经济导刊，2019，27（18）：187+183.

[2]邱玉霞.不动产档案管理浅析——以山东省日照市为例[J].中小企业管理与科技（下旬刊），2019（06）：55-56.

[3]李琦珉.探讨搭建数字化不动产档案管理利用发展平台[J].兰台内外，2019（17）：63-64.

[4]林四海.不动产档案传统管理与集成化管理对比研究[J].兰台内外，2019（16）：29-30.

[5]王向增.信息化背景下的不动产登记档案管理探究[J].工程建设与设计，2019（10）：212-213.

[6]于金宏.试论互联网时代的不动产档案管理[J].内蒙古科技与经济，2019（08）：29-30.

[7]陈慧.房地产与不动产档案共享平台构建分析[J].地产，2019（07）：47-48+51.

[8]刘影.搭建数字化不动产档案管理利用发展平台的有效策略[J].兰台内外，2019（04）：33-34.

作者简介：

王萍（1970—），女，汉族，山东乐陵人，大专，馆员，研究方向：档案管理。