档案库房安全中智能化管理的作用探究

李丽娜

摘 要：传统由人工管理模式为主导的档案库房管理中，有一系列不足與安全弊端存在，而在融入了智能化管理模式之后，不但可将此类不足与弊端有效弥补，同时也能将相关工作人员的工作强度降低，促进档案库房管理有效性、及时性的提升，贯彻落实智能化档案库房安全管理。因此，本文在分析档案库房智能化主要功能的基础上，分析了发挥档案库房智能化作用的措施，以供参考。

关键词：档案库房安全;智能化管理;作用

目前，人类社会发展与变更已经无法脱离知识经济和信息产业，以往的有形实体也完成了向数字化的转化，工作环境由虚拟空间取代了现实空间，传统档案管理模式呈现出多元性特征，而库房智能化管理也更具网络化、信息化。档案库房管理之中，通过现代科学技术的运用，不但能实现更高效的收集整理，且安全管理与维护方面也具备更高的效率。尤其是智能化管理模式的应用，更是促进了库房安全管理效率、质量的提升。

1 档案库房智能化主要功能

1）自动报警控制管理。档案保护体系的组成中安防报警至关重要，依托自动防盗报警能有效避免非法入侵档案库房的事件。日常维护中，工作人员需要及时填补安全隐患漏洞，以免留下供黑客入侵的机会，确保资料不被盗取[1]。将红外探测器安装至库房关键部位，能够监控设防时段内的任意非法入侵行为。若是发现了入侵行为之后，会自动向中央控制台上报并显示在电子地图上，方便入侵行为的快速解决，最终促进档案安全性能的进一步提升。

2）自动防火报警控制管理。鉴于库房内实现了温度与烟感探测器的配备、走廊与楼梯出口实现了手动及声光报警器的配备，当有着火情况出现之后，由系统自动报警，且为相关责任人及时报告失火位置，帮助工作人员迅速到达火灾区域，以便将火势及时控制。通过自动防火报警控制管理的作用，最大限度降低档案资料因失火而受到的损失。

3）温湿度自动调控管理。档案保存时间的长短与档案库房环境之间有着一定联系。传统人工管理方式工作量大且繁琐，管理科学性、准确性往往不足。而通过温湿度自动调控管理的运用，各库房温湿度数据由温湿度主控微机收集并综合分析后，向各控制器下达控制指令;各库房温湿度数据实时显示在主控微机上，并且主控微机也具备打印报表及数据统计等功能，可完成库房日报表或月报表的自动生成。

4）自动消毒灭菌控制管理。霉菌会对档案构成一定影响，因此在管理档案的过程中需对档案卷宗表明霉菌、库房空气中的有毒气体予以关注。自动消毒灭菌控制管理能将霉菌有效控制，促进活氧浓度的下降从而净化空气[2]。消毒设备模块配置之后，通过主控台远程控制，能够监控库房并实现消毒净化。同时在漏水检测及通风换气等模块的作用下，可促进档案库房智能化管理安全性的进一步提升。

2 档案库房安全管理中引入智能化管理的必要性及作用

任意档案客观记录了对应活动，加之其本身属于不可再生资源的缘故，具备唯一性、原始性特点。新时期下，逐渐加大了档案资源的开发力度，有关档案的保护方面也提出了更及时、有效的要求，并最大限度延长档案使用寿命。为迎合有关档案管理工作的要求，档案库房管理模式的更新十分必要。档案库房安全智能化管理系统，需要将防盗、防霉、防潮、防火、防尘、防光、防鼠、防高温及防有害气体等档案库房安全保护“十防”要求作为核心要素，体现智能化、现代化、人性化及科学化发展。通过智能科学设备的运用，并将计算机与空调、除湿机、温度记录仪等设置在档案库房中，通过各设备的联机使用实时监控档案库房温度。同时，在联机使用计算机、摄像机、烟雾报警器及烟感探头的基础上，实时监控档案库房安全。依托智能化管理监测记录库房安全，可促进库房安全性的有效提升。

档案库房智能化管理系统，要求以档案安全保护等级为根据展开设计，且设计中需呈现个性化，并保障档案库房安全保护与“十防”标准相符合。同时，传统人工管理中存在的安全隐患，在档案库房智能化管理的作用下能被有效弥补，有助于档案安全管理人性化、智能化、科学化及现代化发展的实现[3]。在联机使用各类设备仪器的基础上，达成实时自动监控，能为档案管理提供最大限度安全性保障，融入现代科技成果，促进档案库房智能化安全化提升的同时，也可促进档案管理质量与效率水平的显著提升。因此，将智能化管理引入档案库房安全管理中，具有不可小觑的作用。

3 发挥档案库房智能化作用的措施

1）提高重视，优化设计系统。在设计档案库房安全智能管理系统时，下述要求必须一一满足：其一，系统可操作性。因档案管理人员是档案库房管理的面向对象，故而在设计档案库房安全智能管理系统时，需对档案管理人员计算机操作水平予以充分考虑，切忌出现过度复杂的设计，应当尽量与档案管理人员常规认知相适应，保障简洁且大方的系统界面、简单且人性化的程序、基本齐全的功能;其二，系统实时性。在设计档案库房安全智能化管理系统时，应对其工作中相应程序及处理需求的时间予以充分考虑，以便能迅速收集档案信息并完成筛查、分析及保护，最终在规定时间内上传至数据库内;其三，系统安全性。档案库房管理具备保密性质，在保管档案资料时必须严格落实保密相关事宜。因此，在系统设计中必须引入能为系统安全性提供保障的各类手段，例如二级密码、访问权限设置等，用于为档案库房档案资料信息提供可靠的安全保障。

2）优选智能密集架控制系统。档案库房安全智能管理中，要想促进服务质量的提升，就必须重视档案调阅与整理速度的提高。为了有效开展档案库房智能化管理相关工作，库房管理者就应当改造档案库房，鉴于智能电动密集架控制系统抗干扰能力极强的优势，引入之后能将传统单片机控制系统单一功能的局限打破，且在连接计算机、手持PDA设备之后，完成系统升级改造工作，有助于档案库房架体运行高效性与安全性的有效提升[4]。智能电动密集架支持手动与电动之间的自由切换，且具备左右双开功能，能够更方便、快捷的开展档案存放与调取工作。将智能密集架控制系统引入档案库房职能管理之后，可将群众调档等待时间大幅度缩短，促进档案服务质量与效率的提升。

3）档案库房智能安全管理。档案库房安全智能化管理系统的设计，实现了一定的网络安全防御能力。日常管理工作开展过程中，档案库房管理人员应当对档案保密安全性予以足够的重视，以国家相关法律法规为依据严格管理档案库房档案信息。同时，通过档案库房网络安全巡查员的配备，保障人员掌握了与工作需求相适应的网络知识，由网络安全巡查员负责每日检查档案库房工作电脑，并及时升级、杀毒及相关设置，以便在电子病毒传播或黑客入侵事件发生后，能尽快实施针对性措施，并通过备份系统的运用将档案库房安全智能化系统基本职能恢复。

4 结语

总而言之，将智能化管理融入档案库房安全管理之中，不但可保障档案管理的安全性、便捷性，同时能有效降低工作人员工作强度、提高管理的有效性与及时性，更好的发挥档案服务百姓的作用。而在科技的不断发展与进步下，档案库房管理工作发展必定更具智能化、多元化，使得档案事业再创新高。

参考文献

[1]曹武权.档案库房智能化对档案安全管理的影响[J].智富时代，2017（11）：150.

[2]红梅.档案库房智能化对档案安全管理的影响[J].卷宗，2018，（18）：50.

[3]张建波.提高档案库房安全保护智能管理水平[J].城建档案，2019，（1）：87-88.

[4]段莉莉.实现档案库房一体化智能管理的策略分析[J].科技与创新，2019，（1）：108，111.