国企档案管理的重要性及有效措施探

左力

摘 要：社会主义市场经济的高速发展，使得国有企业在社会经济发展中的作用愈加明显，国有企业在经济发展及管理期间势必会形成大量的信息资料数据，成为构成国有企业档案的重要部分，这些档案不仅见证了国有企业的发展，也对国有企业的未来发展具有较强的指导作用。基于此，以下对国企档案管理的重要性及有效措施进行了探讨，以供参考。

关键词：国有企业;档案管理;重要性;有效措施探讨

企业档案是企业在生产经营过程中逐渐形成的具有一定保存价值的历史记录，既可以表现为文字、图表，也可以是声像、视频等资料，档案本身是企业的重要资产，对提高企业工作效率和工作质量具有重要作用。企业档案管理一般按照法律法规和企业规章制度执行，内容庞大、专业性强，是一项长期的综合性系统工程。企业档案的管理在企业生产经营过程中扮演着重要角色，企业应该高度重视档案管理工作，做好组织安排，按照规章制度和规范标准进行管理，要设立专人专岗，采取有效控制措施、分工负责。

1 分析国企档案管理的重要性

档案管理是一种管理文档的有效方式，不仅可以减少档案搜索时间，还可以减少档案管理人员的工作量。虽然国企档案是记录历史的材料，但国企发展中的档案记录是能够成为将来国企选择发展的必要辅助内容。在改革过程中，大型国企逐步走向多元化，在集团国企及其子国企之间建立了资产与资产之间的新关系，从而档案管理的行政作用被这种关系进一步削弱。国企信息和档案的形成与国企管理、生产和运营的每个方面密切相关，并记录国企的发展和变化过程。当前，国企档案不仅由单纯的传统纸质档案，还有以下几种形式：1）图片形式;2）录音形式;3）视频形式等多种形式。在国企发展中，行政管理档案可以作为以后行政规划和管理决策的基础，以提高它的科学性和可操作性。在国企发展中，会计记录和国企发展记录可以作为国企制定经济和财物风险管理计划的基础，以确保国企财务稳定性，凝聚国企理念，提高国企凝聚力和竞争力的重要方法，当国企遇到法律问题时，档案的存储在法庭中可视为证据出现，抵御法律风险。简而言之，有效管理国企档案，它可以国企更高效，稳定的长期发展。

2 企业档案管理的问题主要有以下几点

2.1 企业缺乏对档案管理的重视

企业的经济利益是企业管理者重视的地方，但是，对于档案管理能够为企业带来的作用与影响则是潜移默化的，并且无法为企业带来更多实际的经济利益，基于此，尚有部分企业都无法正确认知到企业档案管理的重要性以及实质性的作用，甚至因为档案管理的无章与混乱而过多的浪费人力与物力，从而导致企业的经营压力与成本负担。企业对于档案管理逐渐无从下手，而对于档案管理的工作也逐渐趋于形式。

2.2 企业档案管理随意性强

因为企业当中各种档案资料的归档及保管统一性不强，导致一些本来应当保存的资料没有被保存，因为归档范围不是十分清晰，保存的期限也不是十分明确，大批量没有任何保存价值或者是没有长久保存价值的资料会被长期保管，让档案管理经营成本大幅提升。档案管理的规范性不是很强，存在随意修改等问题，越到基层当中这一问题就会显得约为严重，甚至还有随意抽取档案资料这一问题，档案鉴定及销毁工作的随意性比较强，这一问题的形成原因是，单位不是十分重视这一问题，也没有制度的限制，因此在这一项工作进行的过程中，自然也就会手袋人为这一因素的影响。

2.3 企业档案管理人员缺乏专业素质

一些企业意识到档案管理的必要性，建立档案管理部门，并招聘人员来进行管理，而在人员的选择上面，依旧存在许多问题。档案管理的工作需要细致的核对、查阅以及校准，而部分企业对此并没有准确的认知，在档案管理的队伍中大部分人员的专业素质与文化程度都无法胜任这样的工作，无法满足新形势下企业档案管理工作的需求和条件。新形势下企业的竞争更加激烈，需要能够准确掌握档案管理专业技能与档案管理理论，以及能够与企业发展经营相适应的工程技术等方面的能力，而见多识广的人员才能够在企业档案管理的工作中展示才能。同时，部分企业档案管理部门的人员还存在许多问题，例如一人身兼数职、掌握档案管理能力不足、档案管理技能不足、欠缺档案管理知识等，新形势下，企业档案管理工作对人员的要求较高，而档案管理人员并不足以胜任。

3 国企档案管理的关键措施

3.1 以管理制度的完善促进档案管理专业化建设

对国有企业的档案管理应设置专门的制度进行规范。目前来看，大部分国有企业都有针对档案管理部门的管理条例，但多数条例较为老旧，没有与时俱进地进行更新修订。为了能够将档案的管理做得更加专业，使档案能够发挥更大的价值服务于企业，制度建设是首要任务。首先，要根据《中华人民共和国档案法》《中华人民共和国保密法》在现有档案制度体系基础上增加符合时代特征和现代化企业管理要求的档案相关制度。其次，要着重探讨档案信息化建设中的制度要求，力求网络背景下的档案管理实现“专业化+规范化+标准化”。

3.2 档案库房管理的创新

对于档案工作创新而言，除了服务等软实力的创新更新之外，硬件的更新创新也至关重要，尤其是档案库房管理创新方面，在档案库房日常管理中可加入无线条码扫描器技术，加快库房管理工作效率，提升库房管理质量。具体来说：无线条码扫描器扫描到的数据，可利用无线条码扫描器的二次开发接口直接导入到档案系统中，功能包括查询、修改、删除、增加等。为便于管理和录入，每盒档案都有唯一的条码，且在模块中自动生成。盘点时，只要是系统中有记录的数据，即可实现条码数据接入。通过无线条码扫描器实时盘库，实现移动巡检、移动盘点、移动查询等;盘点结束后，该扫码器中的数据会与数据库中的数据自动进行核对，并对异常数据做出处理，生成盘盈盘亏明细表、盘点汇总表。

3.3 以信息技术的提升促进档案管理专业化建设

档案管理专业化建设要将信息技术作为重要手段，提升专业化水平。首先，要充分发挥大数据时代信息技术的高准确率、高转化率和高效率，运用数据挖掘技术和数据收集与传播技术进行信息的处理与存储。加快纸质档案向电子档案的转化，以大数据为支撑，加入智能化软件系统的应用。其次，要增強智慧档案信息共享平台的建设，使档案信息数据库在查询、检索、统计等方面具有显著的优势。同时，要注重应用信息技术建设档案专业化的软硬件设施的更新和维护，将档案管理的信息共享平台与管理系统做得更加专业更加完善。

4 结束语

总之，在信息时代的今天，国有企业档案管理仅仅依靠传统管理模式已不能适应企业发展的需求，要从思想上彻底转变忽视档案管理的旧思维，积极探索有助于提高企业综合效益的现代化档案管理模式，使档案工作更科学、更实用，为国有企业发挥更大综合竞争优势做出应有贡献，为社会不断进步与发展提供有利有效的资源。

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