档案信息化管理的现状及对策研究

吴建利

摘要：

本文从档案信息化管理的问题和现状入手，系统分析档案信息化管理的现状以及当前我国档案管理信息化面临的问题，根据问题提出与之对应的对策，希望可以对档案管理信息化建设有所帮助。

关键词：档案信息化;管理;现状;对策;研究

所谓档案信息化就是档案管理模式从以档案实体为重点，向档案实体以数字化形式为社会提供服务为重心的转变过程。在新時期，我国档案工作必须适应新形势，实现档案信息化管理的要求，推动档案管理不断向前发展。现如今，传统的档案管理方式已经跟不上社会的高速发展，档案管理工作作为整个档案工作的核心内容，主要包括档案数据整理、档案资料收集、档案资料的保存以及档案的利用，对资料进行存储、下载、上传、分类以及检索等操作。档案管理的工作质量对企事业单位的发展起到了非常重要的作用，为了更好地保证档案管理工作的科学高效运行，要制定科学合理的对策以应对档案信息化管理的需要。

一、档案信息化建设的必要性

随着科技的进步，档案管理手段也发生了变化，这些变化对档案工作人员的工作能力都提出了新的要求。要将复杂工作简单化，将简单工作规范化，坚持从信息的源头上抓起，将文书档案、会计档案、基建档案、教学档案和实物档案统统纳入管理范畴，加快库藏档案目录数据库建设，以满足档案信息共享、快速检索利用的需要，档案管理信息化的信息处理快速、节约存储空间、调阅档案便捷以及利于保护档案原件等优势逐渐体现了出来。而它的优点也使得档案管理工作正在进入全面信息化时代，也意味着档案管理工作正在向管理方式网络化和档案信息利用电子化的方向发展。

（一）档案管理信息化是社会发展的必然趋势

档案管理工作在社会各个领域中所占比重越来越大，实现了档案管理的现代化发展。在传统的档案管理中，档案管理人员出现遗漏重要档案文件的问题时有发生，在对档案进行信息化管理后，不用担心档案受到自然环境破坏，也不用担心因为人员翻看破坏资料完整性，还节省了存储空间，减少机关单位的用纸量，做到了绿色环保，档案管理人员的工作质量有了显著的提升。最重要的是在一定程度上减少了档案管理工作人员的工作强度，节约了人力成本，提高了工作效率，这对于提高档案管理工作来说意义重大。

（二）档案信息向多元化、专业化的方向发展

近几年，随着网络资源的普及扩大，人们开始享受网络带来的便利，与此同时，人们也逐渐开始利用网络资源查询档案信息，这样既方便又快捷，档案信息用户也呈现出逐年递增的趋势，档案管理工作的范围也在逐渐扩大。由于受网络资源的影响，档案管理的内容也随着网络资源的渗入出现了相应的变化，档案资源不断增加，档案信息就容易出现精准性偏差问题。这样不仅降低了档案信息的准确度，也让广大档案用户对档案内部信息的真实性和准确性产生了怀疑，甚至会出现虚假信息，使档案工作无法向着多元化、专业化方向发展。

（三）档案类型复杂多样

近几年我国经济发展非常迅速，人们对档案也有了更深层次的理解。随着档案用户群体的不断扩大，用户的类型也就出现了多样化的发展趋势，不同档案类型必须应用不同的管理方式，否则将会出现不良的后果。档案资源的具体利用方法还需要档案管理人员从对象、目的等多个方面入手，对其进行分析和评判。

二、档案管理信息化建设的现状

（一）档案管理人员素质有待提升

档案的管理工作对档案工作人员有着较高的工作要求。要实现档案信息化管理，首先要解放思想，转变观念，改变传统的被动服务方式，不断加强档案信息现代化管理意识。其次应加强学习，增强档案工作人员的工作能力以适应新时代的档案工作。目前，企事业单位的档案管理部门缺少高技术型人才，对档案管理工作缺乏重视，自身的档案管理水平十分有限。由于缺少高技术型人才的支持，现代化档案管理技术无法得到有效应用，档案工作也变得更加复杂。在档案信息化管理中，除了要保证档案管理人员有较强的档案管理能力以外，工作人员还要对计算机网络和信息技术有一定的了解。档案管理人员自身素质的高低，对整个档案信息化建设的影响是非常大的。

（二）档案信息化管理缺乏安全意识

档案信息与其他信息资源存在一定的区别，档案信息中包含非常重要的文件，有些还是涉密文件，因此，对档案信息进行管理是非常重要的一项任务。在档案网络发展大背景下，如果档案信息没有一个实时监管的管理系统，那么档案信息非常容易出现复制和盗取情况。一旦档案信息被不法分子盗取，那么就很容易造成档案信息中的重要信息丢失，这样也会间接影响社会各个领域的有序发展。由此可见，加强档案的网络环境管理是非常有必要的。

（三）档案信息化管理的标准化、规范化问题

从总体上看，事业单位档案管理模式仍然是手工作业，标准化要求低，缺乏管理的规范性，极大地限制了档案的发展速度，致使档案管理人员没有时间钻研和科学开发管理，不能积极开发与主动提供利用档案。在档案信息化管理中，保障档案信息的稳定性是最重要的，但是档案信息本身与其他信息资源存在区别，档案信息中很大一部分内容是历史数据，由于受到历史原因和诸多内外因素的影响，加之缺乏标准化、规范管理问题，导致很多档案室的业务基础比较差，卷案质量普遍偏低，档案管理的自动化工作并没有实现统一，这也制约着档案信息交流。

三、档案信息化管理的具体措施及对策

（一）全面提升档案管理信息化技术水平

企事业单位在聘用档案信息管理人员时，一定要请专业人员对新聘请的档案信息管理人员进行培训。档案管理工作水平的高低、质量的优劣，取决于档案工作人员的素质。加强档案人员自身业务建设，一方面积极参加档案业务培训，学习档案专业知识理论，另一方面建立档案工作网络，选拔年纪轻、懂电脑且热爱档案事业、默默奉献的人担任单位专职档案管理员，运用现代化管理知识和先进技术设备，提高管理水平，使档案管理工作跟上办公自动化步伐，为单位教学、科研和其他工作服务。因此，加强档案人员的业务能力培养，提高档案工作者素质，是加速档案科技进步、推动档案事业发展的关键。

（二）规范档案管理信息化制度建设

建立完善的档案信息化管理工作制度，是档案工作逐步实现信息规范化管理的可靠保证和有力措施。规范制度是体系正常运行的基础，制度建设的主要目的是为了全面提升档案管理水平，建立档案管理机制能够进一步明确各个部门的具体管理职责。我校结合工作实际，健全完善了《综合档案室工作职责》、《档案人员工作职责》、《档案库房管理制度》、《档案保密制度》、《档案利用制度》等规章制度，促使各处室人员都重视档案工作，认真研究落实本部门的档案工作任务。

（三）健全档案管理信息化法律法规

档案工作首先要得到单位领导的高度重视，把档案工作列入单位管理工作的议事日程，深入持久地组织好《档案法》学习与宣传活动，结合实际，领导带头学，做贯彻落实《档案法》的带头人。档案管理信息化建设在开展过程中，需要明确的法律法规支撑，只有强化档案管理信息化建设的法律效力，才能依法落实各项工作，为档案管理信息化工作提供法律保障。

四、结语

档案信息化建设是档案事业发展的必然方向，是事业单位档案管理的重要课题，是提高事業单位档案管理服务水平的必经之路。全面提升档案信息化建设，对我国的企事业单位管理和发展来说意义重大。信息化是当今世界和社会发展的大趋势，是一项长期、全面而又系统的工作，档案管理信息化建设一定要从转变观念入手，只有摆脱传统的档案管理模式，积极运用计算机网络技术对信息资源进行处理，才能跟上社会发展的脚步。档案信息化建设只有克服困难，迎头赶上，与其他行业紧密协同发展，才能适应社会和时代发展的需要，更好地为企事业单位服务。

[参考文献]

[1]谈档案信息化管理过程中的安全保护问题[J].林信光.黑龙江科技信息.2017（12）.

[2]档案数字化管理势在必行[J].胡爱真.高原地震.2016（02）.

[3]我国档案信息化建设中存在的问题及对策探讨[J].叶淑仪.办公室业务.2019（04）.

[4]关于档案信息化建设与档案管理的几点思考[J].褚志臣.黑龙江科技信息.2017（13）.

[5]刍议档案管理信息化建设的现状及应对措施[J].富丽燕.办公室业务.2017（02）.

[6]关于档案信息化建设与档案管理的探索[J].李晓琳，王艳华.企业改革与管理.2016（05）.

[7]档案信息化建设与档案管理的几点思考[J].夏燕玲.云南档案.2010（03）.

（作者单位：中共滨州市委党校，山东 滨州 256600）