档案管理中应用知识管理的模式

王志祥

知识管理这种管理方法就是利用各种知识进行管理，将已有的知识进行保存，在当今知识经济的巨大压力下，档案可以承载人们珍贵的记忆，和知识管理具有十分密切的关系，在档案管理中知识管理发挥着非常重要的作用，因此档案工作者需要明确知识管理理念，在工作领域中运用知识管理这种新型的管理方法，使自身的创新能力得到提升，从而在社会发展的过程中实现自我价值。

一、知识管理的特征和核心

（1）知识管理的定义。知识管理在当今的管理领域中属于创新管理，当前还没有得到广泛的认可。以网络的定义为基础，知识管理主要针对的对象就是知识、知识创造过程、知识应用等各种活动，从而可以使组织共享显性知识和隐形知识。

（2）知识管理的特征对于知识的流动性和共享性给予重视，对于集体智慧进行利用，从而提高组织自身的创新能力和应变能力，使组织在激烈的竞争当中获得一席之地，对于组织的职工给予精神鼓励，使员工自身享有一定的权力和责任，从而将员工自身的自觉性和能动性等充分的发挥出来，组织对知识和人才给予重视，在组织内部建立学习型组织。

（3）组织知识管理的核心。实现组织的知识管理主要就是识别组织的各种信息和知识，并且进行全面的收集和科学的分类，对于各种相关的知识进行共享，促进知识创新，并且不断实现知识增值，这样才可以提升组织的应变能力和创新能力。知识管理的核心就是建设有关知识运用和创造的组织，知识是组织重要的战略资源，可以更好的和其他组织竞争，组织要更加严格的管理知识资源，可以利用知识共享的方式将知识的价值在最大限度上发挥出来，使组织的知识资源得到丰富，从而建立有关新知识共享的机制。组织为服务对象提供的产品和服务当中也要蕴含着知识，在组织的实际经营管理模式当中利用知识管理，创新组织管理。

二、档案管理的现状

（1）信息化环境的档案管理。档案信息化，指的就是档案管理模式的重心为实现档案实体数字化信息化形式，从而为社会提供更多的服务。利用传统的档案管理模式，不仅耗费时间而且耗费人力，工作效率较低，实现档案管理信息化之后，可以提高工作效率，还可以将服务质量提高，使档案管理具备宽广的发展空间。档案管理不断发展，需要建立信息化知识管理系统，创新档案管理，满足社会各个方面的利用需求，可以创造出更多的价值，从而将档案管理的核心竞争力得到有效提高。

（2）档案管理工作存在的问题。针对当前我国的档案管理工作存在问题，档案工作人员缺乏档案意识，档案管理人员的素质比較低，需要得到提高。档案管理过程中，工作人员缺乏档案保护的意识，没有制定具体的保护政策和措施。除此以外，档案人员的学历和专业技能方面的素质也需要得到加强，切实改进档案管理工作，必须获得社会各个方面的支持。当前档案工作的硬件设备比较差，相关的设施也没有配备齐全，需要改进库房环境。

三、档案管理中知识管理的应用

（1）细化档案管理保管过程。在网络化的背景下，在档案管理中利用知识管理，需要档案管理的细化。在档案管理中，基础工作是档案的保管，在传统的管理过程中，管理单位就是立卷，其中存在很多隐含的问题，档案人员对于档案材料信息无法主动的了解。关于信息的查阅也不够方便，变动过的档案很难进行查询，如果需要查阅的内容包含在内，整卷的查阅，非常耗费时间和人力。上述的管理方法比较落后，当前我国办公自动化技术不断得到普及，开始广泛的利用网络信息存取技术，档案管理细化了保管单位的运用过程。知识管理的基本单位就是知识元，具备行政指令、基本原理、技术方法等各个单元。利用计算机和网络通信实现知识元管理，这样会更加便利。与此同时将档案管理当中存在的问题进行挖掘，并研究解决，从而促进档案信息资源得到更加深入的开发。

（2）再造档案管理业务流程。实现业务流程的再造就是再设计组织当中的工作流程和程序。再造档案管理业务流程，以文件生命周期设计为基础，使组织文件和档案成为不可分割的整体，突破传统的文件工作和档案工作存在的界限，从而可以促进组织的文件档案工作实现一体化，统一设计业务流程。这个流程当中包括文件的生产、归档、保存等一系列过程，这样可以更好的管理组织档案，将其服务功能得到强化，从而提高组织的工作效率。知识管理不断发展，档案管理部门需要在自身的管理当中利用知识管理新技术，改变传统的档案管理方式，更多的利用网络技术和数据库技术，使其作为强大的支撑，引进各种现代化的工作方式，从而实现有序化的档案管理。

（3）拓展档案的管理职能。不断加强组织的知识管理，并且在这个过程中不断利用信息技术，转变档案管理的职能，组织需要建立新的管理模式才能满足这种需要。要想转变职能，首先需要实现知识的归纳，并且大力开发档案知识，从而针对档案管理实现智能化的服务，可以共享档案知识资源，这就需要转变观念，高度重视档案管理，以组织知识管理的整体要求和规划为基础，将档案管理职能进行完善。转变职能的同时也要转变档案人员的角色，使其成为档案知识的管理者。

（4）强化档案管理人员的修养。当前在档案管理工作者中存在着很多问题，专业技能不够熟练，知识也比较匮乏。主要是因为管理者专业培训不足，自身的思想观念比较落后，主要利用的还是传统的档案管理模式。档案管理部门要想更好的进行运作，需要将档案管理技术进行更新，定期培训档案管理人员，加强继续教育，领导需要更多的利用鼓励政策，创造出互利的氛围，可以使员工之间进行情景演练，使员工可以产生集体荣誉感，从而更加努力的工作，为组织争取创造更多的经济效益。在日后的工作当中更好的利用最新的管理模式，有效的结合现代信息化技术和档案管理知识。

当前我们正处于知识经济的时代，档案工作应该明确传统管理模式对于档案管理的不利影响，抓住机遇，实现创新，结合档案管理和知识管理，科学合理的进行档案管理，使用户可以尽快的获得自己需要的信息，从而促进档案管理工作在知识管理模式中更加顺利的进行下去。