修理厂配件采购业务管理与控制

秦翔

【摘 要】配件采购管理作为供应链管理的重要环节，是企业生产经营的起点，在很大程度上决定了企业的生存和发展。文章分析了制度选择、采购价格审核、合同签订、编制采购申请计划、配件验收入库等修理厂配件采购业务流程，提出完善采購业务管理、加强配件采购业务控制的具体措施。

【关键词】配件采购;内部管理;控制

【中图分类号】U26;TP3 【文献标识码】A 【文章编号】1674-0688（2020）03-0219-03

采购管理作为供应链管理的重要环节，是修理厂生产经营的起点，是生产循环中的重要一环，也是最容易出现漏洞的环节。修理厂配件采购业务流程主要包括供应商的选择、采购价格的制定、采购合同的签订、采购需求分析、采购计划实施、验收入库、结算付款等环节。

1 供应商的选择制度

选择供应商是采购业务流程中的重要环节，供应商对企业的正常生产起着巨大作用，企业要维持正常有序生产，必须有一批可靠的供应商为企业提供物资供应服务。企业需要结合厂商实际情况，对厂内配件进行核算库存低储与高储，依据库存与在途数量，计算计划需求数量并选择供应商。如果供应商选择不当，可能导致采购配件价高质低，不仅影响生产还增加库存和采购成本。

“无规矩，不成方圆”“制之有衡，行之有度”，任何一项管理都离不开制度。加强对供应商选择制度的管理，不仅可以保证选择供应商的行为公平、公开、公正，还能降低采购成本。因此，企业要以质量、成本、交付与服务并重的模式来选择供应商，建立科学的供应商评估和准入制度，审查供应商资质的真实性和合法性，确定合格的供应商清单，健全统一的供应商信息，成立供应商评选小组，实行招标选择。

在确定一年一招的招标流程时，控制在两周内确定供应商，招标单位完成供应商资质审查，具体报价范围、服务范围及所应达到的具体要求，以形成书面文件中技术和服务的相应规定为准。供应商必须保证文件所提供的全部资料真实可靠，并接受招标单位对其中任何资料进一步审查的要求。在供应商详细列明采购标的的技术、服务要求，需经招标单位由供应商提供最终解决方案的，协商结束后确定3家以上供应商的解决方案，并在规定时间提交最后报价。确定最终采购需求和提交最后报价的供应商后，由招标单位采用综合评分法对提交最后报价的供应商的响应时间和最后报价进行综合评分。而对年采购量达到一定标准的采购项目实行主、副供应商制度，老供应商、长期供应商优先选择的模式。

建立供应商评价标准之前，可派专人负责了解供应商物流体系及配件物流规划，对规范及流程标准有一定了解后，对即将启用供应商服务品质及用户满意符合程度提供保障，建立健全供应商评价标准。这样不仅让采购商取得了解供应商市场的机会，还能避免引入非专业供应商，从而减少人力成本。

对供应商进行考评，应基于配送时效、现场配合度两个基本标准。配送时效体现在订单紧急程度不同及不同区域核准时效;现场配合度则建立扣分项目表，有效进行考评。另外，每年一次对供应商采取质量和服务评估打分，作为下一年度的评标参考。

2 采购价格的审核和合同的签订

考虑到修理厂维修接待的车型繁多，以及市场价格浮动规律，合同应该采取年标管理方式进行招标。配件采购合同必须附上详细的配件价格清单，同时合同还必须对采购方式、送货方式、售后服务方式、双方权利与义务、违约责任等情况做出明确规定。

制定科学的采购价格审核机制，采购价格的审核应遵循同名称/型号比质量、同质量比价格、同价格比服务的原则，采取招标采购的形式确定合同和采购价格，定期开展配件价格市场供求形势和价格变化走势分析并合理利用。

物资采购部门提供采购材料的供应商年度会计报表、主要配件采购发票，特别对采购价格审核合理性、准确性做到追溯查询。确立审计部门及相关人员的职责与责任，减少价格审计工作的随意性、主观性。采购价格审计是新的审计类型，价格审计促进企业增收节支，完善内部控制，在反腐倡廉方面发挥积极作用，推动相关工作人员的工作主动性和创造性，应建立合理的考核机制，不让采购价格审核流于形式，切实有效执行，形成责任追究机制。

确认供需关系后签订法律认可的采购合同文件时应注意以下事项：与采购需求是否匹配，供应配件的质量要求、技术标准严格审查，价格条款不稳定反复确认，合同效力及约束责任是否明确列出等;对合同等相关文件归档管理。后期对已签约供应商服务及售后工作（“三包”索赔）进行监督，修理厂制定索赔、售后销售相关管理规范和流程，并进行相关人员考核，做到及时、透明化服务。

3 编制配件采购需求和采购申请计划

编制准确的配件采购需求，可有效防止因报错配件数量、型号、尺寸等造成时间耽误，在配件供应业务日常管理方面，跟踪供应商发货时间及配送流程，对送达的配件进行简易核查，制定年度评分制度，对供应商一年来的服务质量、售后等进行打分，出现问题要跟踪落实，并对相关问题项进行整改。

各部门应该明确采购人员的权限，在管理系统上报配件需求计划，超千元配件提交主管领导审核。由专人负责管理配件计划申报系统，负责跟踪采购需求、计划执行情况，根据需求变化对订单及加急订单合理制订订货计划和审核。

专人建立存货管理流程，制定物料清单和产品合适库存量，定期对滞库件进行统计并对出现的问题提出解决方案。在编制配件采购需求时，可有针对性地进行配件数据库管理系统搭建，与软件公司合作对相关行业市场进行调研，通过大数据分析模式的可执行性搭建系统框架，推动数据库管理系统优化运行;数据库管理系统相比手工制单，大幅提高工作效率并与服务商有效对接，提升库区可用容积。通过定期总结分析采购工作，及时发现不足，并调整采购需求策略。

采购部门应根据车型情况采购易损配件，合理利用库存，根据配件需求单汇总平衡现有库存物资后，科学统筹，按规定的权限和程序安排采购计划。采购计划可按计划期长短、使用方向等分类，影响采购计划制定因素中，把握厂内生产供应计划、生产效率及价格应具备一定预算计划分析文件，管控好风险，比如单件配件金额在2 000元以上建立审批制度。

4 配件验收入库的控制

采购部门应制定严格的配件验收管理制度，对采购回来的物资进行验收，以确定物资符合合同相关规定的质量要求。明确采购员、仓库管理员的权限和责任，由采购人员对物资配件进行入库前的检验，检验合格后转由仓库管理员对物资配件数量、型号、规格进行验收。验收合格后由仓库管理员填写入库单，经采购人员和仓库主管领导签字交给财务部门。针对入库管理要注意以下5个方面的内容。

4.1 核对来料是否与计划需求数一致

质量是品质管理的重要衡量标准，以最好的状态去维护车辆，让客户满意，入库管理工作十分重要，寻找最优办法，建立采购计划表及实际数量，对依照采购计划提出的需求质量及标准进行确认，同时确认是否符合使用。

4.2 确认外包装是否完好

由于市场上冒充原厂配件的产品比较多，所以从采购到入库管理的过程中，特别需要注意以包装来判断是否合法合规。包装字迹清晰，套印色彩鲜明，包装箱（盒）应标有产品名称、规格型号、数量、注册商标、厂名厂址及电话号码，最显眼的就是包装是否有破损。合规的包装附有部件使用说明书、合格证和检验员章。

4.3 抽检及分包管理工作

抽检一般控制在5%的风险率，在抽检时对供应商做出合理判定，根据差异结合可能影响抽检的因素分析，客观公正地对产品进行检查。

4.4 收货和入库由不同岗位的专人管理

配件在收货和入库过程中，需要安排专人来管理工作，减少入库过程出现账物数量不一致的现象。明确有关货品接收人员、盘点入库数量及收货数量，防止出现损益及损益过大。收货人员通过订货单发现疏漏的订单应及时补救，而入库人员可以再次核对订单数量，对入库产品规格和数量确认无误，确保日后出库工作与台账记录数量一致。

4.5 入库上架再次核对来料品种与数量

入库上架时对应料卡同步记录，实施定置定位;上架再次核对来料品种和数量，做到3次“收货”标准进行入库。入库管理是一个庞大工程，零件采購配件品种繁多、数量一定，入库管理对定位摆放进行标志，拿取方便，减少作业环节，提高作业效率。目前，利用电脑系统实施电子化入出库，出具领料单，进入配件管理系统将配件出库，然后进行有数量、有记录地发放，工作井然有序，做到事后有查明的依据。优化区域位置，完整管理细则对整个入库管理工作意义重大。

除了上述方法，管理者还需要根据不同配件的周转率制定相应的管理办法，并把握好库存量，准确制定配件的采购和补货周期。不要因为需求突然增大而盲目扩大进货量，也不要一味地降低库存或只备周转率高的配件库存，这样表面减少了库存积压资金，但无疑会增大采购成本，而且不利于满足厂内及时性的需求。

当然，要做到在最适合的时候补货并不现实，因此需要根据修理厂运营状况留有一定的库存余量，动态控制库存结构，提高库存周转率，在较低的库存水平下实现厂内需求。

5 结算和付款

财务部门必须严格审核签订合同的规定、发票、结算凭证、出入库清单等的真实性和完整性。专人负责对单据进行审核及结算工作，及时避免公司不必要的损失。进货人员编制填写申请付款单经由各部门领导签字审批后，并由财务部门依据申请付款单对付款数额进行复核，才能按照合同规定的付款方式付款。在拟采购部件合同中，明确注明付款时间，做到事前风险规避。

6 增强员工的法律法规及实操观念教育

从规章制度和反腐倡廉教育入手，分层次地对采购员和仓库管理员进行有关管理制度和法律法规的培训，提高员工综合素质，使员工在工作中能自觉规范自己的行为。在实操过程中，保证员工对维修配件、材料负责，做好配件、材料的防锈、防窃工作;建立一套专用工具的领用流程，贯彻落实并监督流程执行，材料及零配件的领用遵循先进先出原则，严格执行领用制度。

内部员工定期举行商务政策及配件储备培训，理论与实务相结合，培训融入最新政策、法律法规、热点解析及案例分析等内容，通过培训提高工作专业认知度，进而提高员工工作素质，按照市场工作及采购环节依法展开。在采购部门及相关工作人员中开展承诺签字活动，采购部门员工进行廉洁自律自我承诺并签字，有利于内部形成廉洁守纪的氛围，树立廉洁自律意识，为修理厂营造风清气正的发展环境。

7 结语

完善采购业务管理，加强配件采购业务控制，不仅能够保证物资供应顺畅，还能有效降低采购成本，促进修理厂生产经营持续稳步发展，提高公司效益，实现公司的发展目标。高效的公司采购管理能够降低采购周期和采购成本，提高采购物资的供应质量，确保公司能够持续高效运转。

参 考 文 献

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