谈文书档案管理中存在的问题及对策

兰吉

摘 要 文书档案是在日常工作中形成的各类文件、图像、声像以及在其他载体上的各种记录，是单位发展的真实记载和工作考查的重要依据。本文针对文书档案管理中存在的一些问题，阐述了在新形势下如何提高文书档案管理水平及工作效率，使档案最大化被加以利用，以此论证做好文书档案管理对单位及社会发展的重要性。

关键词 文书档案 信息化 档案管理

文书档案是反映一个单位发展历程和主要活动的重要文件材料，具有一定的政策性和机密性，拥有创新的理念、高端的配置、先进的技术、完善的制度以及专业的人才是提高文书档案管理水平必不可少的前提条件。

一、目前文书档案管理工作中存在的问题

（一）理念落后，对档案工作不重视

部分单位档案管理理念落后，停滞在传统档案管理层面，对档案工作不够重视，约束了档案管理水平的提高。很多资料来源于部门日常工作，但很多部门人员没有档案的概念，不重视保管收集相关资料，未及时向档案部门归档，导致重要档案遗失。由于收集、整理不到位，档案应有的作用得不到发挥。

（二）基础设施建设较为薄弱

一是不具备档案室应有的条件。随着单位的发展，人员、项目的不断增加，有些单位可能会缩减档案室来改善办公环境，这不符合档案管理制度，也不利于档案工作的正常开展；二是随着科技高速发展，档案工作也朝着信息化方向不断前进，但受场地、经费等限制，网络环境、硬件环境、系统软件等都达不到相关水平，配套设施跟不上，不具备理想的检索环境，导致档案没有被很好地利用。

（三）文书与档案衔接渠道不畅通

一是在归档中，经常会存在文件收集不够完整，比如有的只有底稿缺正文，有的有正文却没有附件，或者请示件和批复件没有放在一起，年终时人事工资审批表、花名册、报表、会议记录等没有及时收集。拿照片档案来说，如果对照片收集不够重视，逢庆典或大型活动需要时，缺少生动形象的照片，就会直接影宣传的质量和效果；二是归档不规范，主要表现在档号编制、卷内标题拟写、目录格式等不规范，有些案卷缺少卷内目录，分类随意，性质相同的文件分类结果不同时有发生；三是归档文件范围界定标准不统一，经常将无须归档的文件进行归档。如上级机关普发文件不需要本机关办理的，非本机关工作人员任免、奖惩文件等。由此导致该归档的没归档，不该归档的随意归档，已归档的检索不到，档案价值实现不了。

（四）制度与实际脱节，档案人员专业水平不够

一是相关档案工作制度不完善，与实际脱节，操作性不强；二是档案人员专业素质不够高，有些单位档案管理人员身兼多职，且岗位时常变动，认为档案谁都能做，谁都能管，不能满足新时期开展档案工作的需要，文书与档案工作脱节，文书人员缺少档案意识，档案人员不了解文书工作。特别是进入信息化时代以来，熟悉档案管理，能进行档案信息深层次研究和开发的专业人才十分匮乏。

二、提高文书档案管理水平的对策

（一）要具备创新的理念，先进的技术

1.使用自行研发的档案管理系统处理文书档案。进入信息化社会后，档案对单位的发展和创新，越来越具有不可替代的作用，应将档案系统纳入综合办公系统，助推档案信息化建设。

在实际工作中，笔者单位目前自行开发并使用的综合管理系统就包括了文书档案及科技档案管理子系统，包含了文书收、发文管理及归档管理。大致流程如下：首先，对外来或内部文件进行数字化处理，再进行收、发文信息录入，同时录入生成归档目录的相关要素，包括收文时间和文件形成时间、题名、发文机关、保管期限等，根据流程进入领导传阅处理阶段，流程完成后即自动进入归档状态，可自动生成收文传阅处理单及归档文件目录，同步完成档案管理工作，并设有撤回修改等多个功能，在过程中可查看流程跟踪，实现了文书、档案自如切换的功能。该系统的优点：一是针对性强，根据单位实际情况进行档案管理；二是减少工作环节，文件处理完后直接归档，无须年终再次整理，保证归档的及时性、完整性；三是提高了工作效率，减轻档案人员工作压力。

2.以人为本，推进数字档案室建设。笔者所在的科研院所查档工作量大，每年参加评审职称的人员都有查阅文书档案的需求，如查找聘用文件、获奖证书、年度考核情况等，且查阅时间点不同，不能做到集中查档。如果推进数字档案室的建设，将档案利用服务由被动转为主动，实现档案管理、查询等功能一体化。设想该平台可进行自助查询、加载个人相关信息，职工经审批后，可以在客户端凭账号密码登录，下载与自己相关的文件，这样不仅可以使职工能随时随地灵活地获取所需的檔案，不受时间限制，也不受利用者人数限制，还可以将档案人员从烦琐的查询服务中解脱出来。

（二）要具备完善的制度，专业的人オ

1.加强制度建设，完善管理体制。根据单位发展的需要，不定期地修订、完善相关的档案管理制度。制度要合理，简洁明了，可操作性强。比如规范公文发布制度，在审核签发过程中，要杜绝乱发文，发无效文及发文后再重返修改的情况，公文发布要严格遵守公文格式、手续及制度，以制度推管理。

2.各部门之间加强交流，及时收集重要档案资料。档案人员平时要多了解业务部门的活动和工作，及时督促部门人员做好归档工作，让他们知晓收集是文书档案管理中的一个重点环节，注重日常积累和平时收集，让归档工作能做到事半功倍。

3.以自学为主、培训为辅提升文书档案管理人员专业素质。文书档案涉及范围广，包括行政管理、经营生产、党群工团等，这就对档案管理人员的专业素质提出了较高的要求，特别是要能熟练掌握电子文件与数字化档案管理技能。因此对档案人员的继续教育刻不容缓，多培训多实践，更新观念，加强档案工作者之间及各单位档案人员之间的交流，互相学习先进经验，有效提高工作效率。

总之，做好文书档案管理工作，利用好档案资源，对一个单位的行政管理工作、各项创建工作、生产经营活动都能起到积极的推动作用，逐步实现档案工作规范化和标准化管理，让静态档案变活，提高利用率，为促进和保障单位的发展做出积极贡献。