知识管理背景下的企业档案管理

曹珑

摘 要 在知识经济环境下，企业的档案管理工作受到很大的影响，管理模式正在朝着多元化的方向发展。为了能够更好地适应如今的社会形势，企业的档案管理工作需要进行不断地创新改善，鉴于此，本文主要对知识管理背景下的企业档案管理特点及措施进行了分析，以供参考。

关键词 企业档案 知识管理背景 管理方法

企业的档案管理工作作为一项基础内容，对企业的资源信息保存起到重要作用。如今社会经济快速发展的趋势，给企业的生存带来更大的压力，而为了能够更好地应对市场发展变化，使自身管理水平得到提升，就需要重视档案管理工作，对其进行不断地完善，以提高企业的综合实力。

一、企业档案管理的特征

我国的企业档案管理工作存在一定的复杂性，本身档案的政策性、动态性等特征就体现了档案的特殊，因此管理工作的进行就相对复杂。另外，企业的档案是一个企业最基本的信息，档案所服务的主体也非常清晰，企业进行档案管理主要是为了能够更好地为企业管理人员提供信息依据，保障企业的日常运营。再者，企业在不断的发展过程中，档案逐渐增加并得到积累，这属于企业的无形资产。虽然档案并不能够为企业的发展带来直接利益，但是能够为管理者提供企业运营的基本信息，为内部管理工作能够做好基础保障服务。

二、知识管理背景下企业档案管理的措施

（一）增强企业职工的档案管理观念

每个企业在组织结构上都会存在一定的差异，而且人员构成的复杂性，使得企业内部各个部门的相关档案资料较为散乱，这就给档案管理工作带来一定的难度。如果资料信息不能够及时的整理存档，企业内部的一些关键资料就容易丢失，不利于企业档案管理质量的提高。所以，企业在加强档案管理工作的有效性时，需要使职工形成自觉的档案管理意识，在日常工作中自觉保存重要的档案信息，为档案管理工作的收集、分类以及存档提供便利，使工作效率得到提高。

（二）对档案管理人员的工作能力进行提升

在知识经济的环境下，企业的经营管理技术在不断提升，办公方式也已经从最初的人工转变为人机交互，这给档案管理工作提供了便利，同时也增加了对档案管理人员的能力要求。纸质化办公方式转变为信息化办公，对档案管理工作效率的提高起到了很大的帮助，同时也更加方便为企业管理者查询相关信息。因此，要对档案工作人员进行信息技术培训，在工作人员招聘时要相应的提高岗位要求。在培训时除了档案管理方面的专业知识外，还要对信息化的办公软件操作进行培训，学会使用专业的软件对档案信息进行收集、分类、归档以及更新等。提高档案管理人员的自我监督能力，保证企业档案信息的安全性、准确性。

（三）对档案管理机制进行完善

企业的档案管理工作要想高效进行，就要设置专门的档案管理部门，并建立档案管理室，專人专管，将企业内部的重要档案信息存档保存。企业档案的信息资料除了基本信息以及日常运营数据外，还包含很多的核心技术资料，这些对于企业来说都是非常重要的，因此档案的整理、保存等都需要有专设的档案保存室。建立数字信息化的档案管理模式，能够有效提高档案管理效率。完善管理体系，可以使档案信息为企业提供更便捷的服务。

（四）引入档案信息化管理技术

企业档案管理工作中，信息化的管理方式已经较为普遍，除了纸质化的资料信息整理和归档保存，电子档案管理也逐渐受到重视。随着信息科技水平的不断提高，档案管理方面的专业技术也越来越多，显然档案管理工作也需要积极的引入先进的信息化管理技术。所谓信息化档案管理，并不只是单纯的指利用计算机将纸质化的档案资料信息记录并保存为电子格式，而是利用专业的信息系统，利用大数据技术等，建立企业资料数据库，形成档案收集、分类、查询、应用等一体的档案管理模式。信息化管理模式的建立，能够防止企业内部关键资料数据的丢失，使企业档案管理的质量得到提升，为企业的发展更好的服务。

（五）明确档案管理的责任主体

在知识管理的背景下，企业的档案管理工作需要更好地借助信息技术，以提高管理水平。如此企业的档案管理工作就需要依靠档案部门和信息部门的共同努力。然而这样也不可避免地会出现两个部门责任主体上的矛盾冲突，因此，在建立信息化的档案管理模式时，首先应该明确信息技术是作为档案管理的辅助技术支持，不能够被确定为管理责任的主体。档案部门要在管理过程中应用熟练的工作方式技术，在信息资源方面，着重强调档案管理部门的重要地位，引导其他部门予以辅助，将整合信息的优势发挥到极致。另外，知识经济环境下的档案管理，还应当对分散式资料信息进行精细化管理，积极引入信息化管理的相关配套设施建设，以确保档案管理工作更加顺利地进行。

三、结语

总而言之，在如今的社会环境下，企业的档案管理工作逐渐受到重视，要想更好地开展档案管理，就要充分地认识企业档案的特征，结合企业的发展需求，对档案管理工作进行创新，提高档案管理的信息技术水平，使其能够更好地为企业运营提供服务，推动企业在市场竞争中取得良好的发展地位。