论信息系统开发项目的进度管理

王凌燕 王海舰

正文：

项目按期完工是项目成功的核心指标之一，而项目进度管理是保证项目按期完工的重要手段，因此也是项目管理的核心知识领域。信息系统开发项目由于具有干系人复杂、需求不明确、质量不可控、风险较高等特点，因此项目进度管理难度极大。

2018年6月，广西某大型建筑集团（以下简称“S集团”）为提升工作效率，通过招投标的方式选定当地一家规模较大的软件和系统集成公司为其定制开发企业协同办公管理信息系统。本人作为业主方的项目负责人全程参与了该项目的实施过程。在项目需求调研阶段就发现实施方项目经理的项目管理经验不足，尤其在进度管理方面出现了很多问题，导致项目进度缓慢。本人及时与该项目经理进行沟通，指出项目存在的问题，给出提高项目进度的一系列解决方案并获得了该项目经理的认同。项目经理严格执行了这套解决方案，最终确保项目按期完成。

本文主要描述该项目进度管理出现的问题及原因，改进方案及执行效果等方面的内容。

1. 信息系统开发项目的特点和进度管理的主要困难

1.1 信息系统开发项目的特点

信息系统开发项目除了具有一般项目的目的性、独特性、时限性、制约性等特征之外，还具有以下几个独有的特点：①项目干系人的复杂性—涉及甲方、乙方、第三方等，每一方内部都有错综复杂的组织结构；②项目目标的不确定性—多个关键干系人的利益冲突导致项目目标飘忽不定，甚至冲突矛盾；③项目范围的易变性—决定系统需求的管理思想、管理制度、管理方法等随企业而不同，因人而异，导致需求难以收集和分析，需求变更可能性大；④项目质量的不可控性—信息系统开发难度大，质量不可控；⑤项目人力资源的稀缺性—从需求到设计、开发、测试、实施、维护，每一个环节都需要一批高水平的专家；⑥高风险性—项目实施过程中经常发生意想不到的突发事件。

1.2 信息系统开发项目进度管理的主要困难

信息系统开发项目由于具有上述特点，因此给项目的进度管理带来较大难度，具体包括：①干系人复杂导致项目计划不容易取得一致认可，项目实施过程中遇到需要协调的重大事项也不容易取得一致意见；②目标不确定和范围易变导致需求收集阶段时间拉长，后期的需求变更会打乱原有的进度计划，或由于新增的工作量导致进度延迟；③质量不可控意味着需要花费更多资源来提升项目成果质量，从而拉长项目总时长；④人力资源稀缺意味着项目往往难以找到足够多、足够好的人员来完成每项任务，低水平的团队成员也会拖延项目进度。⑤高风险意味着不可避免地会有意外突发事件打乱项目节奏，导致项目延期。

2. S集团协同办公系统项目简介

2.1 S集团简介

S集团是广西较早组建的国有综合型骨干施工企业之一，拥有房屋建筑工程施工总承包等多个壹级资质。集团公司下设三个区域公司和两个分公司，总人数1200余人。公司连续多年荣获“广西建筑业先进施工企业”、“广西建筑业质量管理优秀企业”、“广西建筑业50强”等荣誉称号。

2.2 协同办公系统项目简介

S集团拟实施的协同办公系统兼具企业门户、公文管理、工作流、知识管理、移动办公等功能，期望能整体提升企业服务水平和工作效率。系统采用B/S架构，核心框架采用微软.NET分层体系结构。共分为10个子系统，即办公门户、工作助手、信息发布、收发文管理、规章制度、日常事务、工作流管理、文档管理、移动办公和基础平台。合同约定的总工期为10个月。

3. S集团协同办公系统项目进度管理的问题与根源分析

项目签约后，明确了双方的组织结构，实施方项目核心成员5人，进展过程中根据需要加入相应阶段所需的人员，本人担任业主方项目经理和接口人，统一协调内部各部门对项目进行支持。之后实施方项目组成员进入集团进行需求收集并制定项目总体计划。在此过程中，本人发现项目组织比较混乱，需求阶段拖了较长时间，总体计划迟迟不能提交评审。因此，特地与对方的项目经理进行了交流。

3.1 问题分析

项目前期出现的进度管理方面的主要问题包括：①需求阶段没有制定合理的需求收集和分析计划就直接开展工作，组织混乱，影响了业主方的正常工作，导致业主方投诉不断，配合程度降低；②项目组成员分工不明确，出现部分部门多次由不同人员去面谈需求，而个别部门的需求被遗漏；③项目总体计划的制定过程不科学，项目经理仅凭个人经验处事，没有规范的流程；④总体计划没有包含培训、采购、评审、风险管理等辅助计划，导致计划不可行；⑤制定计划过程中项目经理没有和项目组成员进行充分沟通，分工落实不下去，内部矛盾有所激化。

3.2 根源分析

出现上述问题，其背后的主要根源包括：①项目经理是技术出身，没有经过系统的项目管理培训，不清楚该如何进行进度管理；②项目经理认为需求阶段没有必要制定专门的计划，需求确定了之后再制定总体计划也不迟，因为需求不清晰没法制定工作计划；③制定总体计划的过程中随意性大，不清楚总体流程和各个阶段的任务与目标；④项目经理认为自己经验丰富，团队成员都比较年轻，没有必要跟他们商量；⑤只考虑了需求、设计、开发、实施等主体工作，忽视了培训、采购、评审、风险管理等工作对项目的重大影响。

4. S集团协同办公系统项目进度管理改进方案

通过与项目经理的深度沟通，对方认识到了自己的问题，并愿意尽快改正。本人与项目经理共同制订了以下改进方案：

4.1 妥善管理项目需求

制定需求补充收集与管理计划，对遗漏的部门进行补充调研，对收集的需求进行归类、查重、纠偏、重要性和工作量分析、优先级排序等分析，撰写《用户需求书》并尽快组织评审，确定需求变更流程，避免需求变更失控。

4.2 重新进行项目策划

项目经理系统学习项目策划的规范流程，按照WBS分解、项目估算、进度安排、项目分工、绘制网络图、绘制甘特图、制定辅助计划、形成总体计划、进行计划评审等科学流程重新进行项目策划。尤其要注意分解、估算、进度安排、分工、网络图、甘特图之间的逻辑关系，需要一环紧扣一环，最终达成整体均衡。

4.3 建立项目跟踪与控制机制

提前制定项目跟踪计划，对需求实现情况、进度、费用、工作量、风险、关键资源、采购等事项进行密切跟踪，及时发现问题并做出调整，必要时重新制定项目计划。

4.4 开展良好的项目沟通

制定项目沟通计划，就项目组内部沟通、项目组与客户的沟通、项目组与其公司内部相关部门的沟通、项目组与第三方的沟通等问题明确沟通内容、沟通方式、沟通时间和参与人等事项，确保项目各方可以充分沟通，同时又避免不必要的过度沟通，为项目进展扫清障碍。

4.5 及时预防和控制项目风险

制定风险控制计划，定期识别和分析项目风险，进行风险排序，对发生概率和危害性较大的风险制定预防措施和处置预案，避免各类风险造成项目延期。

5. 改进方案的执行效果

双方的项目经理密切配合，在其后的过程中较好的执行了共同制定的改进方案，取得了明显的成效。最终项目在预订的工期范围内完工，而且整个实施过程井然有序，项目组成员得到了很好的锻炼，对项目经理也佩服有加，业主方领导和相关部门的满意度大幅提高，约定后续有类似的项目还好继续选择与对方合作。

6. 结论

项目进度管理可以说是项目管理中最重要的一个方面，因为它与其他方面都有密切的联系，因此必须引起项目经理的足够重视。要制定科学合理的项目总体计划，严格进行计划执行、跟踪和监控，时刻关注需求、质量、沟通、风险等问题对项目进度造成的影响，才能最终取得项目成功。