办公自动化环境下如何做好医院档案管理工作

潘泽

摘要：在信息时代背景下，医院档案管理工作逐渐发展成自动化档案管理。对于医院来说，如果可以在办公自动化背景下加强档案管理工作，这将意味着医院管理水平和工作效率将有所提升，从而可以促进医院档案工作的发展。但是现阶段部分医院还存在一些问题，没有认识到办公自动化档案管理的作用，这些都会阻碍档案管理工作的开展。笔者凭借多年病案管理工作经验对医院档案管理工作中存在的问题以及医院档案管理办公自动化的重要性进行了分析，并提出了相应的解决措施。

关键词：办公自动化;医院档案;档案管理工作;措施

1 医院档案管理工作存在的问题

1.1 档案管理工作复杂且混乱

纵观我国医院档案管理情况，医院档案管理系统非常复杂，这会导致管理工作出现混乱。医院档案管理部门中有很多种类的档案资料，并且每种档案资料还需要按照要求分类，这就意味着医院档案管理工作难度加大。每一个科室中的档案资料随意摆放，这样会增加很多需要查阅档案的时间，从而将档案管理效率降低。所以面对这种情况，需要对其进行完善，提高医院档案管理工作的效率。

1.2 信息化管理水平较低

虽然现阶段每所医院都已经逐渐在办公自动化下开展档案管理工作，档案管理质量有所提高，也满足了信息化档案需求。但是我国有些医院还没有没有对信息化檔案管理有充分的了解，再加上对其设备所投入的资金较少，导致设备不先进，这些因素都将导致档案管理水平有所降低[1]。基于此，档案信息化建设就像摆设一样，无法将信息化管理的目标实现，也限制了档案信息化管理的发展。目前，我国大多数医院还没有较为完善的档案管理制度，设备也比较老旧，还可能导致资料在系统中出现泄露的现象，从而影响患者的日常生活。即使将大量资金投入到档案管理当中，也会因为没有完善的自动化档案管理系统，无法构建出档案管理平台。

1.3 缺少专业的档案管理人员

档案管理人员是医院档案管理工作开展的主要成员，如果没有较强的专业水平和技术能力，会影响档案管理水平和效率。从目前的情况来看，我国医院档案管理部门中还缺少专业技术人员，这样无法提升档案管理队伍的水平。主要原因是：医院在加入办公自动化之后只是进行简单的培训，一些年龄较大的档案管理工作人员的接受能力较差，并且对信息技术还不是很了解，如果没有专业技术人员的指导或者是进行较多且较为专业的培训可能一时无法接受。在这样的情况下，档案管理工作只是让几位年轻的工作人员进行肯定是不够的，因为工作较为复杂，工作量也很大。所以最好聘请一位专业技术人员对工作人员进行长时间的培训和指导，让他们在日积月累的工作中提升管理水平和能力。

1.4 档案保密性问题

现阶段我国很多医院都已经将互联网等信息技术加入到档案管理工作中，在办公自动化环境下，这样的工作方式被广泛普及和使用。然而这种方式还存在一些较为严重的问题，像无法保证档案的安全性。虽然传统档案管理中所使用的都是纸质档案，管理起来比较复杂，但不会被人轻易修改，因为修改之后会留下修改痕迹[2]。在档案管理系统中，如果将档案进行修改，不会留下任何修改的痕迹。并且档案管理系统还可能被不法分子利用技术手段进行攻击，盗取患者档案资料，在对患者造成困扰的同时医院还需要承担相关法律责任，这些都是存在的弊端。

2 医院档案管理办公自动化的重要性

2.1 增加档案存储寿命

在传统医院档案管理当中，所生成的档案都是纸质的，这样的档案有一定的使用寿命，如果长时间没有对其进行整理和清理很可能因为放置时间太长影响档案的质量，出现字迹不清晰等问题，从而降低了档案存储的效果[3]。在办公自动化环境下，能够将纸质档案转换为电子档案，将这些信息上传到相应系统当中，转变档案管理方式。这种电子档案在某种程毒上将复杂的管理工作变得更加简洁并且可以使档案在档案管理平台中储存，增加档案的寿命。

2.2 提高档案管理工作的效率

随着信息技术的发展，办公自动化已经在各个领域和行业普及使用，当然也包括医院。对于医院档案管理工作来说，传统的档案管理工作需要多人一起完成，将收集、整理、分类和归档等工作分配到个人，不光工作程序复杂，工作量也比较大，这样会让档案管理工作效率逐渐降低，满足不了现阶段社会对医院档案工作提出的要求。并且医院的部门非常多，许多档案资料像是病案或者人力资源等档案都和医院的运行有着密切联系。在这样的情况下，将办公自动化落实，可以简化档案管理流程，从而提升档案管理效率。

2.3 实现各部门之间的资源共享

医院传统档案管理工作中如果某一科室或者是其他人员想要借阅档案，需要登记和按照所有内容在众多档案中寻找，这样会浪费很多寻找和查阅档案的时间。在办公自动化环境下，可以帮助管理人员简化这项工作流程，在网络或者是手机中就可以实现档案资源共享[4]。只需要构建一个档案管理信息化网络平台，将档案资料编辑进去，之后如果想要查阅档案，只需要输入关键字或者是名字就可以准确找到对应档案，输入相关密码或者是指令就可以查阅档案。这种档案共享不会受到时间或者是空间的限制，从而节省更多的人力和工作时间，可以让管理人员进行其他工作。

3 办公自动化环境下做好医院档案管理工作的有效措施

3.1 加大资金投入，更换先进设备

为了可以使医院档案管理工作更加完善，医院需要将大量资金投入到其中，更换先进设备，将现代化技术手段使用在档案管理工作中，并对其进行研究，保证医院档案管理工作可以提升管理水平和工作效率。像是一些表格、文字等处理工具以及一些便捷的管理软件。再加入扫描机器，让工作人员通关扫描等操作就可以将档案中的信息资料上传到档案管理平台当中，之后工作人员就可以按照不同的种类和年限进行分类，这样可以节省很多整理和归档的时间。并且工作人员还可以使用先进设备收集档案资料，收集后直接在计算机中进行处理，提高工作效率和管理水平。

3.2 制定和完善医院档案管理制度

档案管理是医院管理工作中的重点，档案资料不光包括医院发展信息，还包括经营和患者治疗过程的资料等，这些都是医院发展的证明，所以医院档案管理非常重要。为了可以在办公自动化环境下将医院档案管理工作顺利开展，需要结合现阶段医院档案管理实际情况，制定出医院档案管理制度，并进行完善，明确每一位工作人员的职务与责任，让档案管理工作可以有秩序地进行，从而减少医院档案管理问题的出现[5]。在使用信息系统开展档案管理工作时需要按照相关规定收集和归纳档案，保证档案管理工作顺利进行。如果在管理工作中出现任何问题，都需要将责任追究到个人，从而提高档案管理水平和工作效率。

3.3 构建和完善档案信息化体系

现如今科学技术如此发达，档案信息化构建对于医院档案管理来说非常重要。为了可以将办公自动化有效落实，将自身作用发挥出来，做好档案管理工作，首先需要做的就是将档案资料输入到所建立的档案管理系统当中，不要出现遗漏档案现象，需注意将所有档案上传到系统或平台中[6]。只有将这个步骤做好，才可以在使用办公自动化系统的时候，将医院中所存在的档案准确识别。这个档案系统中需要设置好档案种类、年限等标题栏，保证工作人员在使用的时候可以准确无误地找到所对应的档案，也可以让需要档案的科室或者是人员在查阅档案时更加方便。最重要的是需要聘请专业人员对这些所使用的设备和系统进行定期维护，避免设备出现损坏或者是系统崩塌等问题。

3.4 加强网络档案资料的监督

为了可以提升医院档案信息的安全性，应该根据实际情况，优化网络平台或者是系统，增加加密或者是权限等功能，保证患者或者是医院信息不被泄露。还需要让专业技术人员定期到医院计算机中进行病毒排查，以防在工作人员不知情的情况下出现病毒，从而盗取档案信息。对于受损文件，技术人员也需要进行修补。还需要安装防火墙等工具防止不法分子侵入医院系统当中、盗取或者篡改档案内容。

4 结语

总而言之，办公自动化已经被广泛地使用于各个行业和领域当中，也为这些行业和领域的工作带来了许多方便。在办公自动化背景下，想要做好医院档案管理工作不光需要认识到办公自动化为档案管理工作带来的意义还需要明确工作中出现的问题，有针对地提出解决措施。让办公自动化将自身作用发挥出来，提升医院档案管理水平和管理人员的工作效率，从而促进档案管理工作和医院的发展。

参考文献：

[1]于梦醒.办公自动化环境下医院档案管理方法初探[J].现代企业文化，2018（21）：283.

[2]朱丽霞.探讨办公自动化环境下医院档案管理[J].低碳世界，2018（03）：335-336.

[3]刘宁.办公自动化背景下的医院档案管理分析[J].办公室业务，2019（01）：122.

[4]孫燕.新时期下如何做好医院人事档案管理工作[J].环球市场信息导报，2018（30）：151.