全面推行档案工作目标管理的思考

幺敏江 宋健

档案工作目标，是一定时期内某一单位档案工作应达到的标准和水平。开展档案工作目标管理活动并组织实施考核，是强化档案工作宏观管理的重要措施，是更好落实其监督、检查、指导职能的科学手段，是完善档案工作管理以适应各项事业发展的有效途径。河北省档案局2011年制定了《河北省机关档案工作目标管理认定办法》，将机关档案工作目标管理认定分为五个等级，包括组织管理、业务建设、档案信息化建设和开发利用4大体系57项具体认定要素，每一项指标都有详细的认定内容、评分细则和考评标准，为档案工作目标管理的顺利实施提供了样板。

河北省农林科学院档案工作以目标管理为抓手，紧密围绕院中心工作开展档案规范化管理、培训档案员队伍、改造硬件设备设施、推进档案信息化建设等工作均取得了长足发展。档案工作良性循环，档案工作管理科学化、规范化水平得到全面提升。在全院系统全面推行档案工作目标管理认定工作，开展专题调研，召开全院档案工作会议，对档案工作目标管理作出具体部署，要求各单位领导高度重视，来推进全院系统的目标管理，但是此项工作进展缓慢。

一、档案工作现状

河北省农林科学院档案工作基础较好，在国家和省档案工作目标管理认定工作中，2002年院机关档案管理工作为国家一级，2014年通过“5A”级认定;院属各研究所也取得了较好成效，1993～1995年粮油所等6个研究所为国家二级，1993年旱作所为省二级，1990～1992年经作所等4个研究所为省三级。近年来，多数研究所能够认真执行院档案工作的有关规定，对档案工作高度重视，制度健全，档案设施相应配套，文书、财务、固定资产等档案资料能够及时归档，档案利用率比较高，管理比较规范。特别是近两年，随着我院科研和办公条件的提升，档案硬件条件也得到了加强和改善，突出的单位有植保所、粮油所、旱作所、滨海所、棉花所等。院机关在加强档案日常管理工作的同时，在人员少、任务重的情况下，积极推进档案信息化建设，将1958 ～2008年形成的永久文书档案全部扫描录入数据库，为档案保存和开发利用提供了便利，为推进全院档案信息化工作带了好头。

二、存在的主要问题

1.档案管理发展不平衡。各研究所在人员配备、基础条件上存在着明显差别，普遍存在管理人员少、兼职过多等问题，工作质量和效率根本无法保证。少数研究所档案库房狭小，设施陈旧，装具不足、保管条件差，使档案的安全管理存在较大隐患。

2.文件材料归档不规范。在科技档案上表现尤为突出，形成科研实验结果的原始数据、材料、声像、照片等材料归档不齐全。有的科技人员把科技档案视为个人或部门所有，不愿交由档案部门统一管理;一些“请示”类文件，只有“请示”，没有办理结果的情况;一些基建档案仍然存在随意性，有许多竣工图纸、凭证和过程性单据没有及时归档等，都给工作带来了隐患。

3.档案管理制度不健全。有些研究所档案管理制度不完善，个别制度已经过时但未及时修订。对现行的规章制度缺乏主动宣传，造成档案部门及档案管理人员不了解，致使有些档案管理制度不能严格执行等。

4.档案队伍建设不完善。因受编制影响，除2个研究所设有专职档案员外，其余研究所档案人员均为兼职。有5个研究所的档案人员为办公室主任、人事科长兼任，加之兼职过多，对档案业务工作缺乏系统学习，在档案管理上投入精力不够，致使档案工作管理水平有所下滑。

三、对策与建议

针对上述存在问题，对照档案工作目标管理认定标准要求，感到存在不小差距，必须采取有力措施，尽快改进，推进档案工作跨上新的台阶。为此，就进一步加强档案工作提出如下建议：

1.各单位应充分認识档案工作目标管理认定工作的重要性和紧迫性。档案工作是管理兴院的重要组成部分，是一项必不可少的基础性工作。档案承载着一个单位几十年发展的丰富内涵，有巨大的无形价值。档案工作目标管理认定工作，是进一步提高档案工作规范化、标准化和现代化水平的重要抓手。各单位要站在为历史负责、为将来负责、为工作负责的高度，认真贯彻落实档案工作目标管理认定工作，把档案工作目标管理认定工作纳入本单位 “十四五“事业发展的总体规划，列入近期重要议事日程，“一把手”亲自过问，分管领导主抓，在人、财、物上给予重视和支持，确保各单位档案工作目标管理认定工作取得成效，走在省直单位前列。

2.进一步加强档案业务规范化建设。以落实档案工作目标管理认定为契机，以“十三五”课题验收为抓手，按照认定标准，对科研课题材料收集整理提要求、定任务。科技档案要从课题申请到课题验收全过程产生的文字、图片、数据、证书等逐一归档。档案管理部门协同科技管理等有关部门把科技档案归档作为制度列入课题验收、成果报奖的一项重要内容，凡是档案材料不完整、归档不及时的课题，课题主持人年终考核不能评优，主管部门不组织验收和成果报奖。各业务部门、课题组（室）要保证档案材料的完整性。建设项目档案的收集、整理、归档和项目档案的移交要与项目的立项准备、建设和竣工验收同步进行。其他工作也要依照工作进程，把能反映该项工作过程的文字、图表、凭证等归档，以确保案卷的完整性。同时，移交给档案室，以便档案人员及时整理归档，为档案信息资源的开发利用创造条件。

3.大力加强档案硬件建设，进一步完善档案配套设施。做到库房、办公、阅览布局合理，库房干净、整洁、无积尘。库房面积满足未来需要，有设备有措施实现“八防”，有充足且规范统一的铁皮档案柜、密集架;特殊载体档案有专用保护功能的柜架。配备档案工作所需要的电脑、打印机、扫描仪、光盘刻录机、装订机、照相机等设备。

4.加强档案人员队伍建设。档案人员队伍建设是档案工作目标管理认定的重要内容。各单位领导要对档案人员的工作给予支持，为他们提供必要的条件。在时间上要给予保证，使兼职档案人员有时间、有精力按照规范要求做好档案工作目标管理认定工作。档案工作目标管理认定工作任务比较重的单位，可临时抽调或聘用人员帮助做好档案工作目标管理认定工作。日常档案工作任务比较多的单位应设立专职档案员。加强对档案人员爱岗敬业教育，鼓励和支持档案人员特别是新从事档案工作的人员积极参加业务培训，进一步增强责任心和使命感。档案人员要经常深入到各项业务管理工作中去，了解工（下转60页）（上接55页）作进度，发现问题，及时向主管领导汇报，并妥善解决。

5.加强档案管理工作的责任追究。档案形成部门要指定专人负责档案资料的搜集、整理，并按规定归档，如发生档案资料流失、泄密或未按归档范围及时间要求归档的，要追究部门领导和具体负责人的责任。档案形成部门所移交的资料，档案管理部门要认真受理、把关，做好整理归档。未按要求及时立卷、归档或因管理不善造成档案遗失、泄密的，要追究具体档案部门负责人的责任。档案管理部门要定期检查档案保管情况，发现不安全因素采取有效措施，及时排除，确保档案的安全。

作者单位：河北省农林科学院