以专项审计提升废旧物资管理水平

张旭 宁文泽 司泰龙 张新磊

[摘要]废旧物资管理是企业资产管理的薄弱环节。本文突出新时代内部审计监督与服务并重的职能定位，探讨通过开展废旧物资专项审计以及其他内部审计方法，充分发挥内部审计监督、评价、建议作用，助力企业废旧物资管理水平提升。

[关键词]内部审计    职能定位    废旧物资    管理

一般情况下，企业特别是重资产型企业都会涉及废旧物资管理。但废旧物资一般零散琐碎、涉及金额不大，容易被管理者忽视。内部审计应明确定位，履行好监督、评价、建议职能，在揭示废旧物资管理风险及问题、提出审计建议、督促问题整改、促进提高企业废旧物资管理水平方面发挥积极作用。

一、明确废旧物资管理重要性

一是防控廉洁风险。一般来说，企业废旧物资数量不大、价值不高，但积少成多、积小成大，如果长期不予关注，保管人员有机会随意甚至恶意拆解、处置、变卖废旧物资，天长日久就容易在一定范围内形成“小金库”，滋生腐败，产生廉洁风险。

二是防止資产流失。废旧物资虽然价值较低，但仍属于企业的资产。一方面，加强管理可以防止废旧物资以各种方式流出企业，以免造成经济损失;另一方面，澄清废旧物资和可利用物资界面，能够促进在合理范围内修旧利废，延长资产使用寿命，确保物尽其用。

三是促进单位资产精简有效。加强废旧物资管理，及时淘汰老旧资产并进行更新迭代，能够保证企业资产精简高效，降低不必要的资产管理成本，更有利于增强市场竞争力、提升企业价值。

四是加强跨部门协作。废旧物资管理业务链条长，涉及资产使用保管部门、固定资产管理部门、物资管理部门、工程管理部门、财务部门等，理顺业务流程，保证责任落实，能够加强企业跨部门协作，提升沟通效率，各部门各司其职，共同提升企业资产管理水平。

二、开展废旧物资专项审计

（一）内控制度方面

相对于外部审计，内审人员更容易了解企业真实情况。审计过程中要充分利用这一优势，不仅从形式上检查企业是否制定废旧物资管理规章制度，还要认真查看制度内容，思考是否适用于企业实际，是否涵盖各关键环节，进行实质内容层面的审查。比如，检查内控制度时，发现本单位参照执行的是上级单位发布的废旧物资通用管理制度，很多方面不适用于本单位实际情况，造成责任不清、执行困难、实际内控制度不健全。

内控制度是企业管理的基础和依据，存在该类问题时，务必要求责任部门建立健全规章制度，或以简单实用为原则，在通用制度基础上制定差异性条款;或绘制管理流程图，注明责任人、文件单据、审批程序等，夯实废旧物资管理基础。

（二）计划管理方面

凡事预则立，不预则废。企业废旧物资一般比较零散，需要积累后批量处置。为推进废旧物资管理，由资产价值或实物管理部门牵头，收集待报废的固定资产、一般物资及工程项目拆旧物资信息，制订年度报废或处置计划是废旧物资管理的一项好经验。内审人员可询问相关部门是否统筹企业年度（或一定时间段）拟报废物资情况制订管理计划。如果有计划，根据对企业的了解，判断不同来源、种类的废旧物资是否均在计划中得以体现，处置批次的划分是否符合企业经营规律。在此基础上，检查企业废旧物资处置竞价和成交资料，将实际处置情况与计划进行比对分析，了解企业是否在计划完备性或计划执行率方面存在问题，评价企业废旧物资计划管控水平。

如果企业废旧物资计划管理不完善，从提升管理水平和管理效能的角度出发，内部审计应建议企业建立废旧物资计划管控机制，指定责任部门，明确时间节点。在计划的指引下，推动管理链条中各部门完成全年废旧物资的报废、处置工作，并考核计划完成率。

（三）责任落实和业务衔接方面

废旧物资管理的特点之一是业务链条长。可能涉及企业多个部门，如果各部门责任落实不到位、管理流程脱节，就会导致废旧物资处置流程执行不顺畅。审计过程中，内审人员应检查企业管理制度或规定，了解是否对废旧物资管理职责和业务流程作出明确规定;检查物资报废申请、技术鉴定、报废审批、拆除回收、价值评估、上网竞价、实物交接、资金回收等全过程资料，统计各业务环节花费的时间，评价管理责任是否落实、业务流程是否顺畅。

如果发现责任不明确、流程不畅通等问题，内审人员应从提升管理角度出发，主导多个部门在业务衔接环节共同梳理职责界面、建立连接机制，即时达成一致意见，将问题解决方案固化于规章制度之中。另外，如果责任和流程有明确规定但执行力度不够，一方面内部审计应建议职能管理部门建立监督考核机制，推动各部门切实落实工作责任;另一方面应建议加强业务信息系统建设及应用，将工作流程固化于信息系统中，实时显示废旧物资业务处理进度及当前责任部门（人员），以便于责任履行及责任界定。

（四）实物管控方面

重视实物管控是保证资产安全完整的必要条件。由于废旧物资分散琐碎，实物管控不到位容易造成物资被盗、毁损、丢失等。审计过程中，内审人员应赴废旧物资仓库进行实地检查，查看拟报废物资、废旧物资是否在专门区域整齐摆放、完好保存，并分类建立实物卡片;询问是否指定专人保管并定期进行盘点，查看是否形成完整准确的废旧物资台账，清晰显示规格型号、数量、来源等;检查实物流转过程资料，查看废旧物资在企业内部不同部门间移交形成的移交资料、企业与回收商交接形成的交接资料，了解是否规范履行出入库、清点、过磅手续，比对分析是否存在废旧物资未经处置流出企业而造成企业资产流失的情况。

如果存在该方面问题，内部审计应建议明确废旧物资从报废申请到处置交接各环节的实物保管责任、保管地点、保管措施、应履行的实物流转手续等，保证资产安全完整。

（五）处置管理方面

废旧物资处置能够实现实物流出和资金流入的最终结果。内部审计要注重推动该业务环节规范操作，保证企业利益，降低经营风险。审计过程中，内审人员应检查处置的废旧物资是否完成规定的审批手续及工作流程，需要价值评估的是否具备价值评估资料，评价处置计划完成情况;了解企业废旧物资处置是否以网上竞价或其他规定的形式开展，检查竞价委托代理合同、代理人和回收商的资质、销售合同等，评价回收价格是否合理、处置流程是否规范;检查资金回收、费用列支相关核算资料，评价企业是否严格执行收支两条线，是否及时、足额收回处置资金，处置费用列支是否合理。

如果存在该方面问题，内审人员可根据情况提出以下建议：一是物资管理部门在组织处置前，制定一份完备且易于操作的总体检查清单，检查前期各项工作资料是否完备、实物是否完好并处于可交接状态、涉密载体是否经过脱密处理等，保证实物流出规范。二是网上竞价环节选取资质合格的代理单位，由其规范开展竞价活动，组织签订销售合同。三是明确实物移交和资金回收的时限、处置费用类型和列支标准，严格执行收支两条线，建立回收商黑名单，保证资金流入规范。

（六）工程项目拆旧物资管控方面

内部审计应对工程项目拆旧物资管控予以关注。一般来说，无论是技术改造还是大修类工程项目，或多或少都会涉及退役设备和拆舊物资，退役设备等固定资产一般管理比较规范，但拆旧物资由于没有单独的账面价值和资产卡片，容易被企业管理忽略。内部审计应检查废旧物资计划，了解工程项目拆旧物资是否纳入企业废旧物资总体管理范畴;检查项目实施内容是否包含拆除项，如果有拆除项并涉及拆旧物资，追查是否有退库及物资管理部门的回收资料;检查各项资料的完备性，如初步设计文件是否包含拆旧物资清单和处置建议，合同条款是否包含拆旧物资的相关约定，施工资料中是否形成实际拆除物资清单，结算资料是否包含废旧物资回收说明等。

在管理中，工程项目拆旧物资普遍存在以料抵工、施工方随意处置等习惯性违规现象，内部审计要充分发挥作用，扭转企业对于工程项目废旧物资管理的漠视态度，提高企业重视程度，加强管理。一是制订废旧物资计划时，牵头部门要注重收集拟实施的各工程项目拆旧物资信息，完善计划的同时充分提醒项目管理部门注重拆旧物资管理。二是在工程项目初设评审、招投标、合同签订、施工、结决算等环节，明确项目管理部门责任，履行拆旧物资管理职责，保证施工单位拆除的废旧物资及时足额退库。三是制定工程项目拆旧物资清单，加强物资管理部门的过程控制，通过参与工程竣工验收或结算审核等方式，对照清单督促项目管理部门以及施工单位完成拆除、退库、移交等工作，推进保质保量回收拆旧物资。

三、通过其他内审方式加强废旧物资管理

（一）内部控制审计

企业在开展内部控制或经济责任审计时，会检查企业内控制度的建立健全情况，可在此关注废旧物资内控制度建立健全情况。若内控制度健全完善，说明企业在该业务领域规范管理存在基础和依据;若内控制度缺失或未能根据变化及时进行修订，基本上可以确定企业在该业务领域存在管理漏洞或薄弱点，废旧物资管理很可能存在整体性问题和风险，在设计审计程序时应予以应对，获取充分适当的审计证据，为发表审计意见、提出审计建议提供依据。

（二）库存物资监盘

企业对仓储物资进行盘点时，内部审计人员应定期或不定期地对物资盘点进行监盘。监盘过程需观察仓库环境，如果发现大量残次冷废物资或废旧物资长期堆放在仓库中未进行适当处置，则说明企业废旧物资管理流程或责任落实方面可能存在问题，应进一步获取审计证据，揭示废旧物资管理问题并提出改进建议。

（三）工程项目审计

内审部门在开展工程项目审计时，应同时关注拆旧物资管理情况。检查是否存在拆旧物资去向不明、回收量不足等问题。另外，内部审计人员可能会以其他方式参与工程项目管理，如要求审计部门参加工程项目初设评审，并承担工程项目结算审核任务。初设评审时，应关注初设文件是否包含拆旧物资清单，是否由资产管理部门出具处置意见、提出评审意见并监督完善该方面内容。开展结算审核时，应要求施工单位提供物资拆除、退库的证明材料，如果不能提供，该部分金额在结算审核时应予以扣除，由此控制施工单位完成废旧物资拆除任务并足额交回。

（作者单位：国家电网有限公司技术学院分公司，

邮政编码：250002，电子邮箱：504872666@qq.com）

主要参考文献

崔燃，陈婷婷，石宇鸿等.电力工程物资内控审计的创新实践[J].中国内部审计， 2019（6）：38-41

张小平.浅谈废旧物资内部控制管理办法[J].新会计， 2012（1）：47