浅谈新时期办公室行政事务管理

桑海宁

摘 要 新时期，办公室行政事务管理工作显得越来越重要。特别在当下办公信息化、智能化、高效化的大背景下，办公室人员如何更加高效地开展工作，是一个值得研究的大课题。本文笔者从新时期办公室工作背景的变化谈起，探讨如何更加高效地完成办公室职能使命，推动单位工作进一步做好做实。

关键词 办公室工作 行政事务 工作机制 载体

中图分类号：F426文献标识码：A

对于一个单位来讲，办公室的职能非常关键。它既有承上启下的一面，也有协调各方的一面。特别是当下快速信息化、智能化、高效化的今天，做好办公室行政事务管理，对于单位正常业务开展显得尤为重要。笔者认为，新时期做好办公室行政事务管理，可以从进一步明确工作职责、创新工作思路、运用新的载体、建立新的工作制度等方面着手。

1进一步明确工作职责

办公室行政事务管理所涉及的层面非常广泛，它不仅局限于拟办文件、召开会议、分配工作、推进工作等，还承担着其他多层次、多方位的工作任务，但总体来说所追求的目标为科学、高效、畅通。它既需要围绕中心、服务大局，还需要不断提升工作新水平，促进各项工作的顺利开展。因此，办公室人员应进一步明确工作职责，对照工作职责开展行政事务管理。

当前，国家机关事业单位正大力推进责任清单制度，对于办公室理顺自己的职责责任、管理范畴等都是一个很好的契机。办公室工作人员应把握住这一好的机会，立足单位实际，进一步理顺工作职责，按照规定排定工作要点，这样才能有章可依、有章可循，更好地开展工作。通常情况下，当前办公室主要负责处理机关日常政务及综合协调有关事项;负责对外协调和接待工作;负责文秘、督办、会务、档案、机要、保密、政务信息、目标管理及综合服务工作;负责党风廉政建设和工作作风建设等管理工作。

2进一步创新工作思路

办公室的职责范围中包含大量基础性的工作，其外在的表现往往为繁琐、杂乱，但实际上如果能够创新工作思路，推进精细化行政管理，那么办公室各项工作就能按部就班、科学高效。

在管理过程中，笔者结合自身实际工作经验，在工作范围内进行过工作方式的创新，即在“职责清单”中实行定人、定事两种工作法。所谓定人，指的工作落实到人、责任落实到人，建立各自岗位服务目标。通过定人，单位内部能够明确找到行政管理者，可以极大地提高办事效率和沟通效率。所谓定事，指的单位内部相关工作的办理流程需明确，既包括办事流程、推进顺序、责任落實等。如有关文件、政策的调研、起草、审核工作，需明确工作流程与责任落实，这样才能更好把好文字关和政策关，从而更好完成工作任务。在定人、定事的过程中，其实也正是在走精细化管理之路，它强调以科学管理为基础，实现行政管理管理的高效化和精细化，这样可以有效降低行政管理成本，同时又能很大程度上优化行政管理质量。

3运用新的载体

当前，信息化、智能化突飞猛进，已经影响到我们生活、工作的方方面面。唯有与时俱进才能保证办公室行政管理工作不落伍、不滞后。

智能时代，办公室运用先进的信息技术，可以实现工作方法的多样化，从而更好地提高工作效率。办公室工作人员要不断的学习新的知识，掌握新方法，应用新设备、新载体，创造出工作新效果、新途径、新局面。另外，完成从管理模式向服务模式的转变，单位要从细微处做起，将人文关怀落实到文职队伍中，刺激他们的工作积极性。如，当前微信的普及，让会议通知、工作安排、任务部署变得更加便捷和高效。在单位内部建立工作群，有工作任务时，可以先进行工作任务的微信部署，安排后让成员进行回复。没有回复的再进行单独通知，这样的办公效率显得更加高效。又如，当前学习强国平台的使用，可以建立单位内部党员学习群，在群里进行视频、图片、文字的共享，从而更好地进行学习，而且还能实现无纸化办公、学习，符合当前环保、低碳的要求。

4建立新的工作制度

如今人们对办公室的要求越来越高。办公室工作人员可以借鉴企业汽车销售4S店的模式，建构属于机关事业单位的5S管理服务制度，从而更好地开展工作。以平常较为多见的5S工作制度为例，它是来自日文SEIRI（整理）、SEITON（整顿）、SEISO（清扫）、SEIKETSU（清洁）、SHITSUKE（修养）发音的第一个字母S，所以统称为5S。通常情况下，5S活动主要适用于企业中，不仅能够改善生产环境，还能提高生产效率、产品品质、员工士气，是其他管理活动有效展开的基石之一。但，将5S引入机关事业单位同样可以提高工作效率和管理服务质量。实行整理，是要排查工作的相关性，无用的东西搬走，将空间腾出来活用。实行整顿，是要有序放置物品，不浪费时间找东西。实行清扫、清洁，是要有效保持办公环境，并形成制度化、规范化，维持其成果。实行素养，则是要培养良好的工作和生活习惯，严格遵守执行公司各项规章制度，按规定行事。这样，引入5S的机关事业单位办公室，实行5s管理就成了理顺工作现场秩序和提高工作效率的重要管理手段。

总之，行政管理是党和政府的一项重要工作，对于一个单位的办公室而言，更是如此。特别是当下快速信息化、智能化、高效化的今天，从进一步明确工作职责、创新工作思路、运用新的载体、建立新的工作制度等方面着手，可以很好地提高办公室工作效率、服务水平和管理效能。

参考文献

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[2] 唐晶晶.公共部门人力资源管理与开发研究[J].新视角，2005（02）.

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