新形势下学校档案管理信息化建设初探

曾凌

摘 要：档案管理信息化是学校档案管理水平提升的必然趋势。学校的档案具有种类多、信息量大、动态更新等特点，在现代化的信息技术不断发展的今天，档案管理必须应用信息技术、大数据技术等先进手段才能确保档案管理能够符合时代和广大用户的需求，才能够为智慧校园的建设贡献力量。本文对档案信息化建设在学校管理中的必要性进行了分析，并指出了学校档案信息化建设应遵循的原则，最后对提升档案信息化建设水平提出了对策措施。

关键词：学校;档案管理;信息化建设;

全国档案事业发展“十三五”规划明确提出，要实现以信息化为核心的档案管理现代化，可见，档案管理的信息化建设是档案管理长期事业发展过程中的重中之重。随着各行业各单位信息化时代的快速发展，学校在信息技术、网络与新媒体方面的运用也日渐深入。档案管理作为学校事业发展过程中重要组成部分，其信息化建设水平理应受到重视。与此同时，学校的档案管理也是反映学校综合管理水平的标准之一。在学校的长期发展过程中，会产生许多各种各样的档案，教学档案、财务档案、人事档案、党建档案、审计档案，等等。学校档案反映了学校的历史发展进程，同时也记录下了学校的历史事件和变化过程。如今，随着学校的不断发展壮大，档案的类别和内容也越来越多，传统的档案管理方式已经不适应现代档案管理的需求，而信息技术的发展又为档案管理带来了新的契机。由此，档案管理的信息化建设受到各学校的重视，并被纳入学校重点建设项目之中。

一、档案信息化建设在学校管理中的必要性分析

1.档案信息化是实现档案管理现代化的必经之路

2002年，国家发布了《全国档案信息化建设实施纲要》，档案的信息化建设成为国家层面的战略规划;2011年，档案信息化建设作为战略性任务写入了《全国档案事业发展“十二五”规划》;2014年，《关于加强和改进新形势下档案工作的意见》中提出要科学整合档案信息资源，加快推进传统载体档案的数字化进程，促进资源共享;而在2016年《全国档案事业发展“十三五”规划纲要》中，实现档案管理的全面信息化已经成为“十三五”的发展目标。由此可见，档案管理的信息化建设是档案现代化管理的必然要求，也是实现档案事业可持续发展的必经之路。

2.档案信息化建设是建立智慧校园的切实需要

智慧校园是指以物联网为基础的智慧化的校园工作、学习和生活一体化环境。建设智慧校园需要将信息技术手段引用到校园建设的各个方面，档案管理的信息化建设势在必行。随着学校事业发展进程逐步加快，档案种类和内容也会越来越多，对电子档案的需求也会越来越高，传统纸质档案转化为电子档案的速度也应越来越快，只有这样才能对智慧校园建设起到基础性的条件支撑。

3.档案信息化建设是满足用户日益增长的档案需求的需要

时代在进步，社会在发展。在这个“互联网+”的时代，人们已经习惯于将网络作为工作、学习、生活中必不可少的组成部分。从网上获取信息，利用网络获得想要资源已经成为人们的首选。在档案管理中，用户也希望通过更为便捷、高效的手段來获取档案信息资源，而档案信息化建设正是为了能够给广大用户提供多样化的服务内容和多元化的服务渠道，提升用户的满意度而进行的。

二、当前学校档案信息化建设存在的问题

1.档案信息化建设缺乏长远规划

虽然档案信息建设已经在教育领域中如火如荼地开展起来，但仍有部分学校的档案信息化建设进程缓慢，并且缺乏长远的规划，只是引进或更新了一些计算机、打印机、复印机等必要的硬件设施，重新安装了最新版本的档案管理软件和信息系统，但对于档案管理的长期可持续发展缺乏有效规划，建设不成体系，缺乏持续性，导致部分学校的档案管理工作出现断层。

2.纸质档案的数字化进程较滞后

纸质档案转化为数字档案是档案信息化建设中较为重要且基础的一项工作。学校中不乏一些具有重要历史意义的档案资料，由于年代久远，以纸质档案最为常见，为了能够更好地保护这些档案资料，转化为数字档案是最好的选择。但由于工作量巨大且档案管理人员缺乏、档案人员专业化不足等问题的存在，纸质档案转化为数字档案的进程较为滞后，大量存储历史久远且具有较高历史价值的纸质档案由于数量较大，而档案管理人员不足，转化速度缓慢，无法满足当下学校档案管理信息化建设的要求。

3.档案信息化管理缺乏规范化建设

新形势下的档案管理涌现出了许多新时代下的新特点。因此，已有的档案管理制度机制等已经不适应当前新时期下档案管理的新发展。然而囿于受到档案信息化建设重视程度不够深的影响，部分学校的档案信息化建设流于形式，管理规范仍较为落后，没有及时更新完善，不利于进行工作指导和引导。与此同时，档案管理制度的不完善直接影响到档案信息化流程的不规范，文件资料收集不全面，采集数据不完全，档案归档范围不一致等问题屡见不鲜。

4.档案管理人员缺乏专业化职业化建设

人是提升档案管理信息化建设的关键因素。当前环境下，要求档案管理人员应具备一定的专业能力和职业发展水平。但现有从事档案管理的人员在专业能力建设方面仍缺乏相应的制度规范和教育培训，其专业技术水平与当前档案管理信息化建设的要求不相适应。

三、学校档案信息化建设应遵循的原则

1.提高认识，转变观念

随着学校事业发展进程的加快，档案管理的重要性认识需要切实纳入到学校管理人员的思想认识当中。通过定期的宣传教育以及“世界档案日”活动等途径，扩大档案管理的影响力，增强学校教职员工对档案管理的重要性与必要性的认识，充分认识到档案信息化建设对于学校现代教育管理的重要作用。

2.依法依规，严格要求

学校档案管理必须严格遵守《中华人民共和国档案法》《机关档案工作条例》《机关档案管理规定》《干部人事档案工作条例》等法律法规，根据学校自身的情况，对档案的归档、保存、查询、借阅等流程和环节进行详细的制度要求。特别是在档案信息化建设的过程中，更要严格按照相关的管理制度进行。

3.集中管理，分级负责

学校的档案应集中放在档案部门加以管理，在档案部门中应按照大类区分为不同的科室，如科技档案科、人事档案科、综合科等，明确档案管理人员的岗位职责，实行专人专项负责，实现档案的集中管理和分级负责制，切实将档案的相关信息内容保护好、保存好。

4.标准规范，真实准确

档案管理的流程和环节要遵循标准规范的原则。要求档案管理人员切实按照相关的法律法规和学校的规章制度进行档案的归档、立卷、保存等，按照不同的科目进行编码，记录，尤其是在纸质档案数字化以及电子档案立卷归档过程中，更要注重档案备考表和电脑记录的准确性、真实性，以便日后方便查找。

5.利用方便，安全保密

档案信息化建设的最终目的是为了能够给用户提供更好的体验，带来更大的方便，因此，档案信息化建设过程中应对档案的开发利用的便捷性予以重点考虑，并在保证档案内容安全的前提下实现档案的开放性。同时，对于涉密档案要严格管理，利用信息技术手段对涉密档案实行必要的保护。

四、学校档案管理信息化建设路径探索

1.建立现代化的档案信息管理体系

（1）加强档案信息化建设的总体规划

档案信息化建设是促进学校科学决策、提高管理水平的必要条件，也是维护个人利益、学校利益、社会公共利益的重要工作。思想观念是行动的指南。推进档案信息化建设，首先就要从建立现代档案信息化管理理念入手，抓住网络信息大发展的历史机遇，以现代化的管理思维和信息化的管理手段来指导档案管理工作。在此基础上，学校要重视档案信息化建设，将这项任务列为学校的战略目标之一，纳入学校的“十四五”规划，从根本上改变档案“说起来重要、做起来不重要”的境况，为档案信息化建设奠定坚实的基础。

（2）加强档案信息资源的共享平台建设

学校的档案管理系统建设应与时俱进，在学校网络工作平台建设的基础上构建专门的档案信息资源共享平台，提高档案管理的信息化、网络化发展。与此同时，深入挖掘档案信息的内在价值，并加以开发利用，提高档案资源的利用率和管理效率。学校还可以依据自身的特色和优势开发档案微信小程序或微信公众号，推送档案管理的最新消息，提供网上查阅或网约服务，增强档案信息资源的共享性和利用率。此外，还可以为不同类型的档案配备二维码作为识别标志，使用者只需要“扫一扫”就可以通过智能手机查阅到此类档案的目录内容，节约查找档案的时间。

（3）加强信息化档案管理的制度建设

档案管理，制度先行。档案信息化建设需要学校根据档案部门的特点专门针对档案信息化的相关内容订立制度，将档案信息化的内容、流程、载体等以制度的形式规定下来，并要求档案管理人员和师生员工遵守。同时，要实行纸质档案与电子档案的“双轨制”管理模式，进一步加快档案数字化进度，同时对历史悠久的纸质档案进行妥善保存。

2.增强档案信息化管理的专业化程度

（1）加强档案管理人员的专业化

档案信息化建设进程中人的作用很重要。加快档案信息化建设必须要加强档案管理人员的专业化程度。一是可以通过招聘具有档案专业背景并具有一定的技术能力的人员充实到档案管理队伍中来;二是可以通过定期的培训来增强现有档案人员的管理能力和专业素质。同时，还要发挥全校教职工的力量，在全校范围内选聘兼职的档案管理人员，负责对各类档案按照统一要求进行收集、归档。

（2）加强档案管理信息化设备的专业化

信息化建设的基础是先进的设备。学校应利用档案信息化建设专项资金加强档案部门的设备更新，并进行定期维护，保证档案管理所需要的设备，如电脑、打印机、扫描仪、传真等基础性设备的顺畅运行。同时，针对部分特殊档案和纸质档案，要增设视频监控系统、门禁系统、防火防水防盗系统等，加强对档案保存地点的网络监控。

（3）加强档案管理信息化的安全建设

网络信息时代，病毒的传播是致命的。档案信息共享平台的建设过程中要安装好防火墙和杀毒软件，并留有备份，确保档案信息的绝对安全。同时，对于涉密档案，档案管理部门要重点保护，特别是在档案数字化后，必须要按照档案管理制度的要求进行涉密保护，可以设置专人验证二维码来实现对涉密档案的查阅控制。

3.提升档案管理信息化建设的服务能力

（1）构建学习型档案管理团队

对档案进行信息化建设，首先要了解信息化管理的优点和管理手段，并在实际工作中通过不断的学习加强信息化建设的能力，为广大师生员工提供更好的服务。一是要建立学习意识，不仅要对档案管理方面的政策进行学习，还要对信息技术手段进行学习，掌握更为先进的信息技术能力服务于档案管理。二是要持续开展与档案管理相关的信息技术学习，为档案信息的数字化、档案网站的建设和数字档案馆的建设奠定技术基础和人员基础。三是要坚持良好的学习态度，面对越来越先进的技术手段，档案管理人员应时刻保持谦虚好学的态度，从学习中总结经验，并应用于实践，通过不断的追踪、反馈、调试获取最优的技术能力。

（2）促进各部门之间的紧密联系

学校的各个部门都会源源不断地产生新的档案，每年档案部门都会集中在一个时间段内根据各部门的工作情况提出归档要求。因此，档案部门要维持与各部门之间的和谐关系，相互支持。档案部门是为学校师生员工提供服务的，所以要经常听取意见和建议，注重师生员工的反馈，提升服务质量和满意度。此外，通过档案管理，各部门之间可以互通有无，提升档案利用效率的基础上，增强学校事业发展的向心力和凝聚力。

五、结束语

学校的档案管理信息化构建是一个庞大的系统工程，不是一蹴而就的，而是一个循序渐进的发展过程。提升档案管理的科学化水平需要现代化信息技术的辅助，需要具有信息技术的人员进行管理，而档案信息化建设的过程则需要学校对档案管理工作予以足够的重视，将档案工作纳入整体规划，与其他业务工作同步部署、同步实施、同步发展。通过建立智慧档案管理信息共享平台，加强档案信息化的制度建设和安全建设、提升档案管理人员的信息技术和专业化水平等手段增强档案信息化建设的服务能力，促进各部门之间的沟通联系，在进一步提升档案管理安全水平和信息化能力的基础上为学校档案事业的科学化发展助力。

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（作者单位：中山市第一中学）