刍议企业电子文件单轨制归档管理

张军帅 张圣敏

【摘要】计算机技术的发展与互联网应用使企业的电子文件管理进入新阶段，企业办公系统功能的延伸使企业文件更多以电子形式存在，电子文件成为现代企业信息资源的重要组成部分。但目前企业电子文件推行的纸质、电子双套制归档管理模式给企业档案管理利用造成不便，打破传统模式，推动企业电子文件单轨制归档管理是信息时代企业档案工作的重点。

【关键词】电子文件管理;单轨制;单套制

随着互联网技术在企业各项业务中的应用普及，业务系统的应用使企业信息流通的速度、强度和便捷度不断提高的同时，也让电子文件成为企业知识的主要载体，如何管理业务系统中产生的电子文件，实现企业档案管理的最优化目标，是互联网时代企业档案管理的重点之一。国家档案局《全国档案事业发展“十三五”规划纲要》提出电子文件单轨制、单套制管理，其中对电子文件单轨制、单套制定义为不再生成纸质档案，从办公系统、业务管理系统中原生的、有保存价值的电子文件，仅以电子方式保存，不再生成纸质档案，电子档案文件的生成、运转全业务流程均采用电子化模式在业务系统中实现管理。面对互联网环境下企业电子文件管理的现状，企业档案工作人员需要逐渐改变传统紙质档案管理模式，实现网络环境下电子文件的高效管理、利用。

一、企业电子文件管理现状

随着互联网计算机技术的发展，企业业务大多通过信息系统实现业务流转，OA系统、档案管理系统等在企业实现普及应用。但是对于办公系统中产生的电子文件，目前绝大多数企业仍采用线下归档的方式，将业务系统中的电子文件进行纸质输出，而后实现归档管理;部分电子文件虽然实现系统在线电子归档，但仍会同时进行线下归档。目前，企业电子文件的归档仍以“双套制”归档为主，不仅浪费企业资源，提高企业管理成本;同时，视频、音频等特殊类型的电子文件并不能彻底还原成纸质文件输出，即便是部分文本能以纸质文件形式展现，但其文件的真实性、完整性以及相关元数据背景信息无法得到完整体现。企业电子文件管理方式需要适应互联网时代的改变。

二、企业电子文件单轨制归档管理应用面临的问题

（一）受众对电子文件真实性的接受程度。电子文件的真实性包括环境认知、制度规范、管理活动、技术系统，涉及电子文件形成、归档移交、保管利用。电子文件是互联网时代信息技术发展的产物，作为一种新的文件形式，其真实性、有效性并未得到全社会的公认，人们相信政府机构、部门或者个人带有签章的纸质文件，更相信纸质文件“白纸黑字”的真实性，对电子文件真实有效性的认知和接受程度并不高，间接导致当前企业电子文件归档仍需要纸质归档。

（二）业务系统安全可靠性。电子文件系统作为基于网络的办公系统，对网络的依赖性非常大，地区网络的可靠性与稳定性会对系统的运行造成波动。同时，企业服务器的配置、运维人员、业务系统使用人员水平不一。另外，企业业务系统、电子文件系统的稳定运行需要服务器，基础环境的软硬件投入不足对业务系统的可用性及稳定性有极大影响。

（三）电子文件系统设计规范与业务系统对接。通过电子文件管理系统实现企业电子文件的生成、收集、整理、归档、利用、处置的全过程管控，进而实现企业电子文件规范管理、永久保存、安全保密、高效利用的目标，同时通过对电子文件管理技术和企业文件管理制度的有效配合，使电子文件能够对企业生产经营活动进行真实、全面、完整的记录，从而实现电子文件的价值，在文档系统中直接实现电子文件的直接归档，但目前大部分文档系统设计并未完全实现电子文件的在线归档管理。同时文档系统与业务系统在数据的属性、格式等基础信息存在差异，在电子文件的形成环节，档案管理人员存在缺位，两类系统直接的数据对接对在线归档造成不利影响。

（四）企业档案工作人员档案意识的转变。传统的企业档案工作以纸质档案的形式完成，计算机技术的普及应用，纸质文件逐渐被业务系统的电子文件所替代。企业档案工作人员对纸质档案的归档管理已有多年的工作总结、流程、方法与制度，但电子文件的形式特征与内容与传统纸质归档文件管理有较大差别，企业档案工作人员的思想观念与行为习惯与电子文件归档管理存在差异。

（五）复合型档案人才缺乏。电子文件单轨制归档管理下，企业档案工作人员不仅需要学习掌握传统的企业档案管理理论知识、档案管理制度规范，同时也需要了解信息技术、电子文件系统与业务系统数据属性，电子文件的归档管理需要复合型的档案知识技能。但当前企业档案工作人员的知识技能与档案工作的结合发展存在差异，不能完全适应电子文件单轨制归档管理的需要。

三、企业电子文件单轨制的可行性

（一）国家档案事业发展规划的要求。国家档案局《全国档案事业发展“十三五”规划纲要》中明确提出要加强电子文件管理，制订相关标准和规范，明确提出各类办公系统、业务系统产生的电子文件归档范围和电子档案的构成要求;加强对业务系统电子文件归档管理，制订和完善信用、交通、医疗等相关领域的电子数据归档和电子档案管理的标准和规范;在有条件的部门开展电子档案单套制、单轨制管理试点。企业文档工作部门可根据企业档案工作实际，部署应用相应的企业文档管理系统，逐渐实现企业业务系统文件的单套归档管理。

（二）计算机信息技术的应用。电子文件管理系统是电子文件管理综合解决方案的要素之一，也是维护电子文件真实性、完整性、可靠性，留存数字记忆的基点。围绕文档、图片、音频、视频、表格数据等电子文件建立融合企业业务流程的电子文件系统，采用先进的数据库支持与管理系统进行数字化、归档、分类、查询利用，在业务流程设计及技术上已经不存在困难，随着互联网技术在各行业的应用，企业可根据业务流程需要采购市场成熟的文档管理系统，同时也可根据自身业务需求，部署上线个性化文档管理系统，企业需要处理的电子文件，都可以使用电子文件管理系统进行有效的管理、应用。

（三）信息的核心元数据无法通过纸质文件表达。业务系统在企业的发展应用，使得系统中的数据从产生之初即带有各种特有的元数据信息，包括具体的时间、责任人、流转人、格式、流程修订记录等，这些信息在以纸质介质输出时根本无法得到表达和保存。在不造成企业资源浪费的同时尽可能保存更多的电子文件元数据信息，需要对其进行线上归档管理。

（四）规章制度保障。实现电子文件单轨制、单套制的归档管理，需要相关标准制度的支持。国家档案事业发展规划为其未来发展提供了方向，同时国家也相继发布《电子文件管理系统建设指南》《电子档案管理系统基本功能规定》《建设项目电子文件归档和电子档案管理暂行办法》《电子文件长期保存格式需求》等规章、标准。现阶段已可通过采用成熟的数据标准化处理与元数据结构，实现元数据描述电子文件背景信息的准确性，进而保证电子文件的真实、安全、可靠、完整以及可利用。

（五）电子文件单轨制归档管理是信息时代的必然趋势。企业档案工作的根本目的在于保管利用，为企业经营管理创造价值，计算机技术的发展应用不仅为电子文件归档管理提供快捷、有效的管理手段，同时也拓宽了企业档案信息资源快速利用的途径，减少企业档案工作人员的劳动量，提高档案的归档质量与档案利用的检索速度。随着电子文件归档相关规章制度的颁布，电子文件的单轨制归档管理将是信息时代企业档案管理的必然趋势。

（六）经济性。传统企业档案管理模式下，业务系统产生的电子文件主要采用线下纸质归档方式。与传统纸质归档相比，有几点不同：一是单轨制电子归档在存储空间上主要依靠数据硬盘、网盘，不需占用大量的库房空间。二是电子归档由于数字存储，不易受到外部环境影响，保存寿命相对较长，而纸质档案由于其纸张特性，长期保存容易受到环境因素的影响而损坏。三是电子归档可以通过系统业务流程设置在线直接完成归档，不需要大量的人力进行纸质装订、整理，节省企业人力资源支出。由于企业对档案管理的质量要求不断提高、信息的质量和管理范围不断扩大，通过系统实现电子文件单套制归档，其经济性将日益凸显。

四、企业电子文件单轨制管理的意义

（一）提升企业信息资源管理水平，推动数字化企业发展。电子文件管理系统解决了文件元数据的标准化，文件的分类管理，并通过多库建立实现了不同业务系统文件的多类从属管理问题，同时系统中电子文件的权限管理和审批发布机制，提高了电子文件使用过程中的安全性、准确性，电子归档管理系统依靠强大的检索与分类体系可以实现企业文档的多维度展现，适应不同用户习惯对电子文件的分类管理与多维度检索。電子文件的单轨制管理将为企业档案信息资源的收集保管、开发利用提供更为便捷的方式。

（二）实时归档，提高企业办公效率。电子文件单轨制归档管理可以使企业业务信息系统与企业档案管理系统实行数据对接，业务信息系统在流程结束后通过系统配置直接进行实时在线归档，实现谁负责，谁归档。将企业档案部门的文档管控职能延伸到企业业务流程的前端，避免企业档案部门最终大批量的电子归档，提高企业文档工作效率。

（三）节省企业人力资源。传统企业档案“双套制、双轨制”归档的环节需要众多企业档案管理人员对档案进行纸质输出、装订、上架等工作，需要大量的企业人力资源与人力成本。电子文件单轨制归档管理实现企业电子文件通过业务系统实现自动、在线归档，企业仅需档案工作人员对业务系统进行规则配置、流程监控、纠偏等，使企业档案管理脱离传统的繁琐整理环节，节省企业人力资源。

五、结束

电子文件的单轨制、单套制归档管理是信息时代企业电子文件管理发展的必然趋势，企业档案工作者应结合自身企业档案工作实际，紧跟信息时代的潮流，提升知识技能，推动企业电子文件档案管理的提升。

【参考文献】

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