新时代流动人员人事档案信息化建设探析

张波

【摘要】本文针对流动人员人事档案管理的现状，具体分析档案管理存在的问题，并提出推进档案信息化建设的措施，冀此提升人事档案管理水平，为流动人员的顺利流动提供有力保障。

【关键词】流动人员;人事档案;信息化

进入新时代，随着社会经济的迅速发展，人员流动日益频繁，人才需求量日益增加，人员的流动促进了经济发展。然而，传统的人事档案管理难以满足社会的需求。所以，加强流动人员的档案管理信息化建设，能更好地服务流动人员，在保障流动人员合法权益的同时，更有利于社会的发展和稳定。网络技术的广泛应用，信息化成为档案管理的一种发展趋势，对人事档案信息化提出了更高的要求，对流动人员人事档案的管理和使用提出了新的挑战。

一、流动人员人事档案管理的现状

（一）管理方式落后。当前，大多数流动人员人事档案采取纸质管理方式，流动人员的流动较为频繁，人事档案的转移等程序比较繁琐，流动人员的人事档案难以及时更新，这也会对档案的实效性产生一定的负面影响。加上档案管理的专业化程度不高，资金投入不足，档案管理的设施设备落后，制约了信息化水平作用的发挥。

（二）重视程度不够。从用人单位来看，对流动人员人事档案管理工作缺乏足够的重视，特别是中小型民营企业和非公有制企业，大多对流动人员档案管理工作听之任之。从工作人员来看，有的身兼数职，对档案工作精力投入不足;有的管理理念老旧，工作效率和工作积极性不高;有的不能熟练操作信息化设备，无法实现档案管理的信息化。从流动人员来看，大部分是大中专毕业生，他们对于个人档案的重要性没有明确的认识，有的自行保管本人档案，加上流动人员的流动性很强，多种因素导致在保管、转递的过程中出现丢失或缺失的现象。

（三）信息化水平不高。目前，档案存放地分散，信息不共享。跨地区跨行业的存档部门之间尚未实现信息共享，没有设立统一的档案查询平台。流动人员往往需要跑不少部门才能查询到自己的档案存放地。而用人单位需要调阅档案信息时，往往需调阅纸质档案原件，信息化水平待提高。

二、流动人员的人事档案信息化建设问题

（一）信息化意识薄弱。随着现代科学技术的发展，信息技术的广泛应用，各种载体档案大量增加，信息传播领域空前繁荣，人事档案信息化已是必然发展趋势。但是，个别流动人员人事档案管理人员自身学历水平较低，甚至是兼职人员，对流动人员人事档案信息化的必要性和重要性认识不到位，认识上的落后导致信息化工作的进展缓慢。同时，由于各用人单位、有关部门对流动人员人事档案信息化的不重视，没有相应的宣传引导等措施，导致人民群众的信息化意识更加薄弱。这些，在相当大的程度上，阻碍了流动人员人事档案信息化工作的进程。

（二）信息化管理缺乏统一的标准。目前，不少用人单位仍旧使用传统的纸质档案管理模式，检索、利用和查询等功能环节不能顺利衔接，导致档案管理工作不顺畅，从而造成信息无法流通的现象。各部门各自为政、各行其是，信息系统之间互不兼容。缺少统一、规范的标准：一方面，流动人员档案信息被不断地重复登记和使用，造成了工作效率低下;另一方面，用人单位、各部门无法互相提供良好的档案信息支撑，造成了人事档案信息不能全面掌握，导致了人力和档案资源的双重浪费。从长远来看，如果各部门之间长时间无法合作共享有关信息，缺乏统一的衡量，不仅会阻碍工作效率的提高，更可能产生长期性问题。

（三）信息化手段欠缺。从目前看，流动人员人事档案的信息化程度不够，不少仍然采用传统的纸质档案方式，纸质档案查借阅量大，档案原件因反复查借阅，容易出现撤换、涂改、伪造、遗失等问题，不利于档案原件的保护。目前不少人习惯于对纸质档案的管理、保存利用模式，实体档案的影像化、数字化程度较低，严重影响了使用效率。加上档案系统软件缺乏通用性，缺乏一个既能用于文件查找又能用于档案管理的软件系统，人事档案电子信息资源的规范性、服务性、共享性不高。运用信息化手段对流动人员人才进行管理、评估、考核、分析，抓紧构建现代化的管理模式，为流动人员管理提供保障，是目前档案管理工作迫切需要解决的问题。

三、加强流动人员人事档案信息化建设的对策

加快推进流动人员人事档案信息化建设，是提升档案管理水平的基础，更是优化档案管理服务的重要抓手。

（一）完善相关法规制度。隨着科技的发展，信息技术已逐步应用于各个领域，并显现出极大的优势。2018年9月，人力资源和社会保障部办公厅发布了《关于加快流动人员档案信息化建设的指导意见》，省市层面也相继出台关于流动人员人事档案信息化管理的政策。但由于各地区、各部门信息化重视程度、发展水平等不同，工作实践中显露出不少现实问题。可以说，完善的制度是档案信息化工作得以顺利开展的重要保障。因此，建议加快制定加快人事档案信息化的管理规范，从政策和法规角度进一步提供依据和标准;对省市而言，依据国家层面的相关政策法规，因地制宜制定适合于本地区甚至某行业、某单位流动人员人事档案信息化的相关规范细则，要构建可行性和实效性强的流动人员人事档案信息管理体系。

（二）建立人事档案信息化规范标准。在前期纸质档案材料收集严格按照规范的基础上，制订统一科学的流动人员人事档案信息化工作的流程、要求，提高工作效率，确保工作质量，促进信息化工作质量的达标与统一。通过设计规范的人才公共服务机构与其他部门信息系统集成和数据共享的档案信息化格局，并支持流动人员人事档案全过程业务的自动化，实现人事档案工作的信息化管理。促进人事档案信息数据库与流动人员人事档案管理服务平台的对接，确保档案基础信息数据的无障碍交换。

（三）要加大资金的投入。要做好流动人员人事档案管理，离不开资金的大力支持。随着形势和时代的发展，应设置专项资金，加大资金投入，加快流动人员人事档案信息化建设。促进信息设备更新换代，配备相关的现代化设施，方便人事档案管理实现动态化管理和及时维护。除了硬件设备以外，各单位要根据实际情况开发研制档案管理软件，建立适用的人才信息收集、反馈和跟踪系统，利用互联网技术和信息化技术，不断促进档案管理的现代化和科学化发展。

（四）信息化档案管理人才的培养。目前，在流动人员档案管理信息化工作中，专业人才缺失，成为必须要面对的问题。首先，要加强档案管理人才队伍建设，在多年的档案管理工作中可以看出，工作人员的素质直接影响着信息化的建设。其次，转变观念，要树立和践行服务意识，从人事档案管理工作的主动性和积极性着手，提高流动人员人事档案信息化工作，建立健全档案人才引进、培养、使用、激励等政策措施。最后，注重专业能力的提升，为了适应信息社会的需要，不仅要具备较强的工作能力，也要提高自身的综合素质，进行专业的法律意识、计算机操作技能、档案管理知识系统培养，更好地适应信息化社会的发展，与时俱进，实现数字化及信息化人事档案管理的目标。

四、结语

流动人员是我国各行各业人才梯队的重要组成部分，对经济社会的发展意义重大。流动人员档案管理信息化建设促进档案管理效率的不断提升。档案管理信息化是当前发展的必然趋势，加强流动人员档案管理信息化建设，将为人口的流动提供更加有利条件，保障流动人员的相关权益，让流动人员更好地服务经济的发展。

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