基于VBA 的PPT 考勤管理系统的设计与实现

王宏杰，许丽娟

（广东财经大学华商学院，广州 511300）

0 引言

考勤是教师管理课堂、督促学生学习的一个重要手段，也是评定学生平时成绩的一个重要因素。尽管信息化教学已发展多年，各课室都配备了多媒体设备，几乎所有教师都使用电子课件，但考勤工作却没能跟上信息化的步伐。目前市面上有很多具有考勤功能的软件，但往往需要联网、安装第三方软件等，这与很多学校的设施或管理是相冲突的，导致很多教师只能采用传统的纸质考勤。但传统纸质考勤，存在携带、篡改、丢失、统计等问题，使得部分教师对考勤比较消极，不打或很少打考勤，进而导致对学生平时成绩的评定无法公开、公平。

对此，本文提出基于VBA 的PPT 考勤管理系统，通过VBA 技术实现在Microsoft PowerPoint 课件上点名，在Microsoft Excel 中存储考勤数据，使得考勤工作完全电子化。系统完全集成在PPT 课件上，无需安装任何软件，无需网络连接，只要能播放PPT 的环境就能运行。Microsoft Excel 中的考勤数据，教师可以直接打开进行查看、统计等。

1 技术基础

1.1 VBA

VBA（Visual Basic For Application）是美国微软公司在Visual Basic 基础上开发出来，应用于其桌面应用程序的一种自动化任务编程语言。1993 年，VBA 开始出现在 Microsoft Excel 和 Microsoft Project 中[1]，以满足用户在特定领域对Office 基本功能扩展的需求。目前，VBA 已集成于Microsoft Office 的大多数产品中，包括 Word、Excel、PowerPoint、Outlook 等。

本系统使用的VBA 是基于Microsoft PowerPoint 2016 的 Microsoft Visual Basic for Application 7.1。

1.2 ActiveX控件

ActiveX 是微软公司对一系列策略性面向对象程序技术和工具的称呼，其中主要的技术是组件对象模型（COM）。ActiveX 控件，是可以在应用程序中重复使用的程序对象，它的主要技术是ActiveX。VBA 编辑器提供的ActiveX 控件比较丰富，本系统使用到的有：命令按钮控件、标签控件、文本框控件、List Box 控件、单选按钮控件等。

2 系统设计

2.1 功能设计

系统以PPT 为宿主对象，以Excel 为数据文件对象，以班级为基本操作对象，设置新增考勤、再次考勤、更新考勤三大功能模块（图1）。

（1）新增考勤。用于一天中第一次对某班级点名，考勤数据将以当前时间为索引单独保存在Excel 的一列中。

（2）再次考勤。用于对前一次考勤进行补充，新考勤数据将之前的进行合并。根据再次点名的学生是否能与之前已点名的学生重复，分为两种情况：一是“全量随机”，此时可以重复，被重复点名的学生，考勤数据以最后一次为准；二是“剩余随机”，此时再次点名的学生不会与已经点过名的学生重复。

（3）更新考勤。用于对历史考勤数据的修改，系统先列出当前班级所有的历史考勤时间索引；然后，根据用户指定的时间索引将历史考勤数据呈现出来；最后，用户对历史数据进行修改，提交保存。

（4）点名方式。点名方式分两种：一是全量点名，对选定班级的所有学生进行点名；二是随机点名，在选定班级中随机抽取一定数量的学生进行点名。两种点名方式，最后都将点名结果以时间为索引保存在Excel 中。

2.2 数据存储设计

VBA 技术支持对 MySQL、SQL Server、Access 等数据库的访问[2]。但考虑系统的简单、实用性，本设计以Microsoft Excel 作为考勤数据的“数据库”，以方便非专业的用户对考勤数据的查看、统计等操作。

（1）Excel 文件。考勤数据的存储以课程为单位，一门课程一个考勤表（Excel 文件），以“xxx 考勤表”为文件命名，并和PPT 放在同一目录下。

（2）Excel 工作表。一个Excel 文件里面可以有多个工作表（sheet）。一个班级设置为一个工作表，工作表表名为班级名称。工作表里第一行为标题行，初始设置 2 列（第 1 列标题为“学号”，第 2 列标题“姓名”），将班级学生信息填充到表中，学号顺序没有要求。

（3）考勤信息。从工作表的第3 列开始，系统自动写入考勤信息。其中，第一行为时间索引表示点名时间，格式为“年/月/日/小时：分钟”（如 2020/01/28/11：07）；其余行用字母作为考勤标识：C-迟到，D-到课，K-旷课，Q-请假，Z-早退，没有任何标识的表示该学生没被点名。

3 系统实施

3.1 初始化Excel

根据上述数据存储设计规则，新建一个Excel 文件，并将学生信息按班级写入表格中。Excel 文件的存放路径与PPT 保持一致。

3.2 界面初始化

（1）系统触发。设置一个命令按钮控件作为用户调用系统的触发器，由于点名时PPT 可能在任意页面，所以将命令按钮设置在幻灯片母版中[3]，这样由母版创建的每一张PPT 页面都有这个按钮，而我们只需对母版命令按钮的点击事件进行编程即可。

系统触发后先读取考勤表里的班级、人数信息，然后加载到初始化窗口中。但以PPT 为宿主的VBA 不能直接使用Excel 相关对象和函数，需要先加载Excel对象库，即通过VBA 编辑器的“工具”，引用“Microsoft Excel 16.0 Object Library”，之后就可以通过程序来操作Excel 了，部分代码如下：

（2）初始化窗口。将上一步读到班级、人数信息，加载到初始化窗口（图2）的ListBox 控件中，并设置单选按钮作为用户选择点名方式的控件。如果是随机点名，则将班级人数四分之一的整数值作为文本框控件的默认值。同时，根据班级的不同，动态给出输入值范围，并对用户输入的合法性进行校验处理，部分代码如下：

图2 初始化窗口

3.3 新增考勤

（1）生成要点名的学生ID 数组。一个班级里可能有学生退学、重修等情况，导致一个班级里学号可能不连续，所以不能用学号作为序号。本系统将Excel 的行号作为学生ID，由于第一行是标题，因此ID 数组的取值范围为[2，PUB_studentsnum+1]，其中 PUB_students⁃num 为全局变量，用于保存当前班级的学生人数。

全量点名时，ID 数组的数据元素就是{2，3，4，…，PUB_studentsnum+1}。随机点名时，利用Rnd 函数产生一系列不重复的随机数并保存到ID 数组中，代码如下：

（2）读取班级表格中需要点名的ID 对应的学生信息。上述得到的ID 数组，实际就是Excel 的行号，根据行号读取对应班级表里的学生信息：第一列的学号和第二列的姓名，组合成字符串“学号-姓名“，保存到数组中。部分代码如下：

（3）点名。点名窗口（图3）的ListBox 控件设置为2 列，第1 列用于加载上一步的学生信息，第2 列表示考勤信息。考勤信息用字符标识：C-迟到，D-到课，K-旷课，Q-请假，Z-早退。同时，为每个考勤标识设置单选按钮控件并对其点击事件编程，达到通过点击单选按钮动态改变考勤标识的作用。以“请假”单选按钮为例的代码如下：

图3 点名窗口

（4）保存考勤数据。遍历图3 的ListBox 控件，得到考勤标识，如果考勤标识为空则默认为“D”（到课）。然后，在班级表里新增一列，将这些考勤标识逐一写到ID 数组所记录的行里。部分代码如下：

3.4 再次考勤

设置“全量随机”和“剩余随机”两个单选按钮，系统动态给出取值范围。同时，以最大值的1/3 作为“剩余随机”的默认输入值，1/4 作为“全量随机”的默认输入值供用户参考，如图4。

再次考勤窗口的参数由用户设定后，点击“确定”，系统将生成新的需要点名的ID 数组，之后的操作与前面类似。再次考勤的数据将与之前的数据进行合并，时间索引更新为最后一次点名时间。

图4 再次考勤界面

3.5 更新考勤

遍历班级表的第一行，取出所有的历史时间索引（图5），加载到考勤时间选择窗口的ListBox 控件中（图6）。待用户确定时间点后，系统读取表里该时间点所在列的相关信息：行ID，学号-姓名，考勤标识。考勤标识不为空的，就是之前点过名的学生，之后的操作与前面类似。新考勤数据覆盖到原考勤时间所在的列中，实现历史考勤的更新。

图5 班级考勤表

图6 考勤时间选择窗口

4 结语

本系统以PPT 为宿主对象，以Excel 为数据文件对象，以班级为基本操作对象，利用VBA 技术实现了考勤管理的自动化、电子化，能满足部分教师的日常考勤需要。VBA 简单易学，教师们可以开发更多特色功能，丰富自己的教学工具，提升教学工作的“科技含量”。