信息时代档案管理工作路径的探讨

刘华

摘要：信息技术伴随着社会经济的不断进步，已经逐渐走进了千家万户，被广泛的应用于各行各业，为改善人们的生活质量带来了极大的便利与促进作用。信息时代的到来让各种管理工作都得到了技术与理念方面的更新，其中的档案管理工作也渗透了许多先进的信息化技术，以此实现了对传统档案管理理念的有效弥补，借助信息化的档案管理理念妥善的处理了传统管理方式所无法处理的问题，推进了档案管理工作工作效率的有效提升，全面促进了我国档案信息管理的积极发展。因此，想要保证档案管理工作能够紧跟时代发展的步伐，只有不断的将新技术与新理念与日常的档案管理工作有机结合，才可以持续性的确保档案管理工作的长远有效。文章将围绕信息时代的档案管理工作，对信息技术在档案管理工作中的具体应用展开陷阱的叙述，同时探讨信息计划对于档案管理工作的影响及作用，并对现阶段我国信息化档案管理的问题展开研究，同时针对性得提出科学有效的管理办法与处理路径。

关键词：信息时代 档案管理  工作路径

引言：社会发现在信息網络的推进中得到了前所未有的进步。基于此种时代背景，如何有效的将信息技术与档案管理工作有机的结合起来，是现阶段每一个档案管理工作者都必须详细探讨的问题。借助信息网络的优势，促进档案管理工作的进步与升级，让档案管理工作能够紧随时代的潮流，为民众提供更加便捷优质的服务，最大限度的发挥档案管理工作的实际价值。在信息技术高速发展的时代，想要实现这一目标，需要对档案管理工作不断的进行优化，加强其网络建设，通过网络各类软件门户的使用，加之新媒体的优势特征，以此创建出档案管理工作未来最好的工作路径与方式。

1. 现阶段档案管理工作的弊端

（1）创新意识不够，与社会经济的发展严重不符。由于传统的档案管理观念深入人心，相关部门在进行档案管理工作的过程中，受到陈旧观念的消极影响，仅仅做到了档案的相关管理工作，并没有对档案资料进行有价值的充分利用，同时，对档案资料也没有进行深入的开发，更何谈档案资料的有效共享[1]。

（2）档案管理的相关机制不完善。目前我姑的档案管理工作，其相关执行部门没有充分的结合实际情况对现行的各项档案管理工作机制展开全面的完善，。进而导致档案管理工作人员的工作能力之间存在严重的良莠不齐现象。同时，在日常的档案管理工作过程中，并未设置相关的工作考核机制，导致工作人员缺乏竞争的紧张感，使得在日常的工作中疲软松散，让档案管理工作长期处于不利的被动局面。

（3）对于有效的档案资源利用不充分[2]。大部分的档案管理工作部门对于档案管理的具体工作认识不够充分，这就导致了日常的档案管理工作其规范性严重不足，，使得档案资料难以得到有效的充分利用。

2. 信息时代的档案管理的内容与优势

2.1 内容

传统的档案管理工作是一种流程式的固定作业，负责整理与保存纸质的档案文件，以此来提供给相关部门查找与利用。传统的档案管理方式存在诸多的弊端，例如纸质文件档案的存储需要占用较大的空间，部分材料容易收到时间、空间以及体积等客观因素的影响，不便于被收录保存，进而导致很有可能在保存的过程中被遗失，也不便于后期的查找与使用[3]。信息技术的应用让档案管理工作的方式发生了巨大的变化，其实质，就是实现了数字化的管理，将所有的音像资料、文史资料、以及图像等等，都转化为数字信息的方式加以保存。其存储无需固定的空间，并且可以同时形成多个备份资料，无需担心遗失，不受任何外界因素的影响即可进行自动检索查询，对档案管理的工作与档案信息的使用带来了极大的便利[4]。

2.2 特点

（1）伴随着网络信息技术的广泛使用，档案管理工作也逐步的向信息化发展，其管理工作已经完全抛弃了纸质文件，实现了无纸化的办公目标。这种全新的办公方式不仅省钱、省时、省空间，还有效的优化了管理方式，缩短了信息传递的时间。实现了信息的实时共享，促进档案管理更加轻松便捷。

（2）信息技术的运用积极的转变了原有陈旧的档案管理方式，但是在实际的工作过程中需要注意，各单位具体的档案管理情况要严格的符合国家对于档案管理的相关要求以及相信的法律法规与政策规定，严谨跨越国家档案制度的最低底线[5]。

（3）虽然信息技术的运用便捷了档案管理工作，但是依然需要相关工作人员具备强大的能力，有效的挖掘与利用档案管理信息化的优势所在，对于日常的工作不断进行总结与创新，在具体的工作中不断的进行整理与优化，严格掌控档案管理信息化的特征，确保信息化档案管理工作的精确性与有效性。

关于档案管理工作三个特点的描述，从中可以看出，信息技术在档案管理工作中的应用虽然存在一定的不足之处，但整体而言还是利大于弊的。想要想要成为一名优秀的档案管理工作人员，就必须紧跟时代发展的不乏，具备足够的创新精神，勇于开拓并积极探索，以此才能确保档案管理工作符合时代进步的要求，提升档案管理工作的效率[6]。

3. 信息技术运用于档案管理工作的有效路径

3.1 创新工作理念

社会的进步与信息化技术的普及，让人们的生活乃至各行各行业都发生了巨大的变化。伴随着信息数量的与日俱增，人们对于档案资料的需求也随之增长。因此，档案管理工作逐渐备受关注。所以借助信息技术的力量，积极的转变传统的档案管理理念至关重要，以此才能在庞大的档案资料中精确的寻找出自己想要的档案信息。想要紧跟时代发展的步伐，积极树立现代化的管理理念是唯一途径。事先实现这一目标，首先需要我们更加全面深入的了解档案管理工作，充分的意识到档案管理工作的重要性。结合具体的情况与实际的需求来确立合理的工作方案，将有效的档案管理工作落实到实处。其次，需要积极扭转传统的管理理念，将大数据的网络思维渗透到档案管理工作得方方面面，以此突显档案管理服务工作原有的服务性，全面实现档案管理方式与服务理念的创新。基于现代化的社会背景，大数据已经与人们的生活紧密地结合，人们基础的工作与生活都对大数据的应用有着极强的依赖性。因此，档案管理需要充分的与大数据技术有机融合，同时将用户的具体需求为出发点，从多个角度将档案信息进行整理与收集，以此来促进档案管理的有效创新。

3.2  创新管理机制

（1）档案管理的核心资源就是人力，这也是档案管理工作的主体所在。因此，需要积极的创新人力管理机制。档案管理工作在信息时代中拥有全新的更高要求，档案管理人才队伍的积极建设设创新档案管理理念的核心。档案管理人才机制的创新需要严格的契合实际的工作发展与工作需求，定期对人才队伍进行相关技能得专业培养，建立健全档案管理工作人员的人才培养机制，不断提升工作人员的实践管理经验。

（2）实现竞争机制的有效创新。竞争机制在日常档案管理工作中的运用，能够促进档案管理部门在人力资源的优化配置方面有全新的突破。在档案管理部门结合实际的情况开展一些关于效率、时间以及服务方面的良性竞争，促进档案管理部门的工作气氛更加活跃并富有生机，以此来激发工作人员的工作积极性与工作热情，全面促进档案管理工作的效率提升。

（3）积极引导档案管理工作人员，全面提升自己的专业技能素质，树立健康良好的心态，最终成为社会需要的有用人才。最后需要注意的是，奖罚机制的创新。结合实际情况为档案管理工作人员指定相应的考核机制，以此为标准对工作人员的具体工作表现进行考核，积极奖励在工作中表现良好以及具有卓越贡献的人员，适当处罚工作状态不佳的人员，并对其进行监督与惩罚，确保档案管理部门能够维持一个最佳的工作氛围，以此来保证高效的档案管理工作，实现档案管理工作效率的全面提升。

3.3 创新管理方式

信息化档案管理的要求，就是充分的将信息技术与档案管理工作进行有机的结合，并根据实际的情况与切实的需求，制定出更加科学实用的档案管理方法。同时，在创新性管理方法的應用过程中，应注意实际情况的变化而对管理方式进行改进，以此设立健全合理的档案管理制度，确保档案管理工作各个环节的规范性。除此之外，档案管理还应充分的利用到现代化的工具与设备，切实保证信息化的档案管理工作能够与现代化的相关标准相契合，全面保障档案管理信息化工作的先进性。

3.4 信息化档案管理模式的搭建

在信息时代，任何工作的创新与实施都离不开管理模式的搭建，档案管理也不例外。管理人员需要对信息化档案管理的工作理念以及技术手段进行全面细致的了解，并以此为基础，强化自身先进管理理念的学习，最大限度的确保档案管理工作人员配备足够的能力去有效的开展信息化的档案管理工作[7]。档案管理是一项繁杂的工作，工作过程中将会涉及到海量的档案信息资料，这对档案管理工作人员归纳、整理以及录入信息的能力提出了严格的要求。

3.5 档案资源共享平台的建立

档案管理信息化工作的具体实施，需要严格的以横向与纵向两个层面作为切入口，积极强化各个部门之间的协作与联系。社会信息化使得社会资源与信息数量极速增多，如果单纯的将档案资源管理工作归属于一个部门，有效的完成会存在极大的难度。因此，加强各个部门之间的紧密配合，确保档案信息的及时有效共享，借助建立信息共享平台的方式，在实现共享的同时完成档案信息体系的有效健全[8]。以信息化的先进技术，实现对档案电子化的自动管理，并促进档案信息的自动化上传，以此来实现档案信息利用效率的有效提升。同时，搭建完善的电子档案自动化管理平台，以此强化电子档案自动化管理的相关措施，促进电子档案利用价值的上涨。

结语：信息时代的到来，促进了我国档案管理工作的进步，为其发现带来了良好的机会。但是，信息技术在带动档案管理工作发生变革的同时，也让其面临着不小的挑战。基于信息技术的档案管理，不仅可以保障相关工作的效率和质量，，还可以妥善的处理目前档案管理工作中的安全问题。相关工作人员在进行信息化档案管理工作的具体操作时，应针对性的采用合理的管理措施，对档案管理具体的工作模式不断进行更新，积极强化档案信息数据库的建设，，切实保障档案信息资源的积极作用能够最大限度的得到发挥。

参考文献：

[1]丁嘉颖.信息时代基层医院档案管理现代化建设[J].办公室业务，2020（06）：131+147.

[2]李彬彬.信息时代高职院校档案管理新模式探讨[J].产业与科技论坛，2020，19（05）：263-264.

[3]邓丽欢.信息时代事业单位档案管理创新研究[J].兰台内外，2020（06）：38-39.

[4]客付安.浅谈信息时代背景下档案管理的创新发展[J].档案天地，2020（02）：54-55+58.

[5]张蕾.对信息化时代企业档案工作的思考[J].办公室业务，2020（04）：126-127.

[6]王玲.信息时代档案管理的优化策略[J].陕西档案，2020（01）：49+48.

[7]邱天.信息时代企业档案管理模式的变革[J].山东冶金，2020，42（01）：65-66.

[8]李满.信息时代文书档案管理工作面临的问题与对策[J].科技风，2020（05）：105.