“双一流”视域下高校人事档案利用服务研究

摘 要 结合“双一流”建设背景下高校的发展情况，以人事管理改革为出发点，分析了人事档案利用的优势、劣势、机遇及挑战，探讨人事档案的利用价值与发展现状，以期推进人事档案管理工作科学化、制度化、规范化。

关键词 双一流 高校 人事档案 SWOT分析

中图分类号 G273.5 文献标识码 A 收稿日期 2019-10-29

作者简介：李影溪，长安大学人事处，馆员，硕士研究生，研究方向为档案管理。

Research on Development and Utilization of Personnel Archives in Double First-class Universities

—Analysis and Selection Based on SWOT

Li Yingxi

Abstract Based on the development of universities under the background of “double first-class” university construction， the paper starts with personnel management reform， uses SWOT to analyze the strengths， weaknesses， opportunities， and challenges of personnel archives utilization， and discusses the utilization value and development status of personnel archives in order to promote the scientization， institutionalization， and standardization of personnel archives management.

Keyword double first-class; university; personnel archives; SWOT analysis

建设“双一流”大学是我国从经济强国到教育强国，从发展经济到人才培养的重要转变[1]85。人才是“双一流”建设的关键和重点，完善的管理制度和优秀的管理人员是“双一流”建设的支撑和保障。而对科研人才和管理人员的教育培养、选拔任用、管理监督和评鉴评判都是以人事档案中记载的原始信息为基础，全面反映个人德、能、勤、绩、廉的人事档案成为高校各类人才培养与建设的起点。因此，加强高校人事档案科学管理与利用，才能使其更好地发挥服务干部人才的效用，更好地为高校“双一流”建设提供人才保障。

一、“双一流”视域下高校人事档案利用的趋势

1.利用需求多样化。“双一流”建设需要多种人才，对人才的挖掘进一步扩大了人事档案的利用范围，包括组织人事部门对干部的考察审核、对其“三龄两历一身份”的界定、职务职称申报、职级晋升调配、党员发展政审、工资待遇认定、考核调动审批、纪委监察部门对党员及其他教职工违纪违法案件的审查，教职工个人继续深造被要求提供的学历学籍证明材料及落户、迁户、遗产继承等原因需办理亲属关系证明材料等。

2.利用方式多元化。档案利用方式应紧跟“双一流”建设，在收集与保护档案纸质信息的同时，加快推进人事档案电子信息化管理。由使用传统查借阅纸质档案的方式向通过现代化的电脑手机等移动设备电子查阅模式转变，网络化、自主化的多元利用方式不仅可以为教职工提供便利，还可提高档案工作的效率与管理人员的服务质量，更将改变利用者对档案信息资源的获取方式及享受档案信息服务的习惯。

3.利用内容丰富化。当前，对人事档案的利用内容不仅局限于核定本人的年龄、工龄、学龄与参加工作时间，还更加侧重通过档案信息的记载全面了解其政治表现、能力业绩、专业技术水平与奖惩情况，利用的内容基本涵盖了人事档案中所有收集归档的材料。利用内容的丰富化使人事档案的利用率与利用需求呈上升态势，为人事档案管理发展提供了契机，同时人事档案的受重视程度也有所提升。

二、“双一流”背景下高校人事档案利用服务的 SWOT分析

1.优势分析。（1）档案管理法制化有利于优化人事档案管理模式和运作方式。我国干部人事档案的相关政策条例都以《档案法》为依据，旨在为人事档案管理工作提供遵循和指导，坚持“党管干部、党管人才”“依规依法、全面从严”“分级负责、集中管理”“真实准确、完整规范”“方便利用、安全保密”的原则，为规范干部人事档案工作保驾护航。新时代干部人事档案工作的发展应遵循干部人事档案政策法规，同时干部人事档案政策法规也为干部人事檔案工作营造了透明的档案法制环境。（2）档案信息原始性有利于对人事档案的重视和信任。档案材料真实准确，全面及时地突出教职工的德、能、勤、绩表现，使相关部门可以宏观地了解和掌握干部的综合状况，且在大众心中具有较高的社会认可度和心理地位。人事档案真实完整地记载了干部的个人经历、政治思想、品德作风、才干技能、工作表现等，是干部个人成长历史的全面记载，是高校人力资源管理的重要组成部分，是高校人才队伍建设的重要基础，是高校“知人、用人”的重要依据[2]143-146+148。

2.劣势分析。（1）人事档案管理人员队伍建设有待提升。随着高校教职工人数的不断增多，人事档案的卷册数量呈现逐年递增的状态。然而高校人事档案专职管理人员严重匮乏，绝大多数不能达到“千档一人”的管理标准，以“临时”“兼职”“返聘”等头衔替代专职、全职的档案管理人员成为普遍现象，由此导致高校人事档案管理工作难以突破工作效力低下、工作进展缓慢的困局。同时档案管理人员对数字档案信息的采集、分类等信息化工作缺乏理论和实践知识，造成同时具备计算机技术、网络技术和精通档案管理的复合型人才短缺现象较为突出[3]76-78。（2）人事档案管理现代化建设有待加强。随着计算机技术的迅猛发展，将教职工人事信息进行电子化录入已经成为常态，电子化不仅可以编目、检索、统计，更在保护档案的原始内容与纸质记录方面发挥重要作用。但在人事档案电子化的过程中，仍然面临难题亟待解决。一方面，人事档案收集的材料种类繁多，制式不一，对纸质页面材料的扫描统计需要耗费大量时间与经济成本;另一方面，如何平衡人事档案的开放利用和隐私保护、档案内容的电子化信息共享和内容信息安全之间的矛盾，还需要长期实践经验的思考和探索。

3.机遇分析。（1）良好的政策导向与外部环境。国家对档案事业发展的重视是档案工作建设的重要机遇和契机。近年来，中共中央办公厅、国务院办公厅相继发布了《关于加强和改进新形势下档案工作的意见》《全国档案事业发展“十三五”规划纲要》等具有指导意义的政策文件。新颁布的《干部人事档案工作条例》更是明确了今后人事档案工作的基本遵循，中央组织部在全国范围内开展的干部人事档案专项审核工作维护了档案工作的严肃性和公信力，充分发挥了人事档案在人才选拔工作中的基础性作用，这一系列的举措都指导着档案管理工作的实践，推动着档案事业的发展。（2）有力的技术支持与网络环境。在计算机和互联网技术的快速发展下，档案管理的大趋势是电子信息化。在保护、完善、更新原始纸质档案的基础上，开发档案管理新模式，拓展档案管理新功能，提高档案的利用率，向建设“双一流”高校看齐。网络和各种计算机语言为代表的先进技术为档案电子信息化提供了保证，干部档案管理部门可以依靠网络，并逐步采用现代管理模式和方法来实现档案业务操作的自动化与网络化，促进网上档案业务，迈进社会化的信息需求市场[4]35。

4.威胁分析。（1）档案数字化存储的风险。人事档案数字化能提高工作效率，方便檔案查阅与管理，但在数字化的同时，利用网络存储存在诸多问题。例如，信息安全是否得到保证、数据是否完整等，同时会产生由于纸质内容与电子信息的空间交换、脱机保存的时间推移与存储介质的老化而带来的风险，更会产生档案数字化长期保存需求与存储载体脆弱和不断更新升级的技术之间的矛盾。如未及时解决和处理，产生较大的漏洞，最终将会导致数字化档案信息的损毁甚至丢失，影响其完整性。（2）档案查借阅中的利用风险。建设“双一流”高校，学校对干部人事信息的获取频率与使用需求也发生了较大的转变。为掌握学校教职工整体状况，需求信息的范围会由原先基础的“三龄两历一身份”的个人人事信息转变为针对性强、覆盖面广的综合专项人事信息。实际工作中，鉴于多数利用者对人事档案的内容分类和保密制度并不熟知，就容易造成在利用实体档案时无法快速、准确找到所需信息，或对于可复制和摘录的档案内容限度把握不清，使档案中的个人信息遭到传播泄露。

三、思考与展望

人事档案是人事管理工作的记录，人事管理工作都以人事档案中的材料记载为依据，人事档案以原始记载的保存形式反映了个人全方位的综合素质。新时期的人事档案工作应成为高校“双一流”建设与发展的助力器，成为高校改革和提升学科建设水平、人才培养质量、科研技术能力的基础保障，进而在“双一流”大学建设视域下，提升人事档案利用价值，提高人事档案服务能力，以此推动一流大学和一流学科建设。

参考文献

[1]彭月.“双一流”大学建设背景下高校管理队伍建设[J].中国培训，2016（8）.

[2]罗剑丽.人事制度改革下的高校人事档案管理与高校人力资源管理的思考[J].科技情报开发与经济，2009（12）.

[3]孙细妮.基于SWOT分析法的高校档案信息资源共享模式研究[J].企业技术开发，2013（11）.

[4]蒋萍萍，张宝玲，肖玉.试议高校档案信息资源的共享[J].黑龙江档案，2014（2）.