“互联网+”时代的档案利用服务

摘 要

“互联网+”时代的档案利用服务，拥有先进的技术管理手段，具有优越的现代化业务流程，档案有更大的利用价值空间;要有“以人为本”的服务意识、高效高质的服务水准和供需双赢的服务手段等服务内涵;要在服务理念、服务模式、服务技术和服务行为等方面有所创新。

关键词 “互联网+”时代 档案利用 服务特点 服务内涵 服务创新

中图分类号 G270.7 文献标识码 A 收稿日期 2019-09-26

作者简介：张冬晴，海南师范大学档案馆办公室主任，館员，研究方向为档案管理。

Archives Utilization Service in the “Internet +” Age

Zhang Dongqing

Abstract In the “Internet +” age， the service of archives utilization possesses an advanced method of technical management， featured by superior modern process and more utilization value. The service connotation needs to involve man-centered service ideas and consciousness， high efficiency and quality service level， and the win-win thinking of supply and demand. Moreover， it is necessary to bring forth new ideas to the service concept， service mode， service technology and service behavior.

Keyword “Internet +” age; archives utilization; service feature; service connotation; service innovation

随着我国经济体制改革的不断深入，信息技术的飞速发展，档案信息化程度在突飞猛进。海量的档案信息资源，便捷的数字化管理系统，给档案利用服务带来了巨大的压力和挑战。压力即动力，挑战也即机遇。“当代档案馆工作已经体现出信息资源数字化、信息传递网络化、信息管理知识化以及资源共享全球化的发展特点”[1]，档案利用智能化终将实现。简化档案管理程序，优化服务流程，提供高效便利的数字化档案业务管理平台，随时满足各类利用需求，“互联网+”时代对档案利用服务内涵提出了更高的要求。档案利用服务需要创新思维，面对错综复杂的互联网，要用“互联网+”思维，努力实现传统档案利用服务形式的新突破。

一、“互联网+”时代档案利用服务的特点

1.拥有先进的技术管理手段。信息技术的发展产生了电子文件，也带来了档案数字化。档案实体虚拟化、信息资源数字化、档案管理系统化，这些都依赖于科学技术的发展。先进的科学技术帮助档案管理部门建设数字管理系统，不仅可以对档案信息资源进行有效的管理，最大程度地实现档案资源共享，而且能够帮助用户便捷地查询档案[2]。没有先进的科学技术，档案管理现代化无从谈起。先进的技术管理除了要有先进的管理理念、先进的硬件配套设施，还要有掌握先进技术的管理人才。“互联网+”时代，一定要加强档案管理的人才队伍建设，提升档案信息技术管理水平，才能真正实现档案信息化管理，最终实现档案利用服务智能化、管理和服务一体化。

2.具有优越的现代化业务流程。随着信息技术的发展，数字档案的兴起，档案的形式和载体、内容和信息都不再拘泥于传统的模式，档案资源吸收了结构化、半结构化和非结构化的各类信息，传统的档案管理业务流程发生了革命性变革。“互联网+”时代，传统的档案业务流程处理模式被信息化程序取代，建立了基于网络、信息处理和面向用户需求的档案管理业务流程[3]。局域网络使管理机构内部的各大管理系统实现无缝对接，办公系统的电子文件自动归档，利用查询实现全文识别检索功能，证明材料提供电子签章等，甚至对接“一站式”服务网上办事大厅，不用再进二级门户网站，一级网站直接为利用者提供查询利用服务，档案业务流程变得更加简捷，档案利用服务也更加高效、便利。

3.具有更大的档案利用价值空间。信息资源开发、档案编研等档案利用的知识化实现了档案利用价值的显著提升。加强档案信息资源建设，挖掘档案自身存在的显性或隐性价值，研发适应时代发展需要的各种信息资源，为档案提供利用服务与现实需求相匹配的关联，使档案利用与社会服务紧密联系在一起，充分发挥档案的价值功能。在全国各地的新农村建设中，很多地方打造美丽乡村，“靠山吃山、靠水吃水”，充分挖掘当地档案历史隐性资源，在环境、建筑、人物、风俗等方面寻找突破，有效地提升了档案的利用价值空间。根据档案资源做专题研究、开发档案文化产品等，都是对档案服务利用价值的提升。“互联网+”时代，档案资源整理系统化、信息开发学术化、利用服务数字化，前沿、高端的档案管理与实用、快捷的利用需求相互促进，各自优化，供给与需求彼此共同促进，实现了档案利用价值的有效提升。

二、“互联网+”时代档案利用服务的内涵

“互联网+”时代，档案实行信息化管理，档案利用主体的需求在激增，档案客体信息资源的管理也在相应发生改变，档案部门的角色正逐渐从“管理者”向“服务者”转变[2]，被动服务也在向主动服务转变。

1.“以人为本”的服务意识。《全国档案事业“十三五”发展规划纲要》提出“坚持以人为本、服务为先”的基本原则，“把以人为本作为档案工作的核心，努力满足社会各方面对档案信息的利用需求，更好地为党和国家各项事业发展服务”。“一站式”服务办事大厅充分体现了“以人为本”的服务意识，档案利用在“一站式”服务过程中，最终提供附有“电子签章”的证明材料，更是体现了档案利用服务对档案用户的足够尊重，“以人为本”，以满足利用需求为出发点，变被动服务为主动服务，以精湛的服务技能，周到、细致的服务态度，提升了档案利用服务的层次和内涵，将档案管理的服务水平上升到了全新的层次。

2.高效、高质的服务水准。业务能力的高低决定了档案管理的服务水准。“互联网+”时代的档案利用服务，信息利用范围广，需求量大，档案用户具有身份复杂、文化层次不一、需求层次多重等特点。充分利用馆藏资源，开发档案有效利用信息，为用户提供优质服务，档案管理部门需要“开展信息的深加工，把自己从文献资料的收集者和提供者，转变为信息产品的生产者和开发者”[4]。建设数字档案馆，搭建远程利用服务平台，提供丰富多样的产品服务，如联机检索服务、其他代查代办类服务，甚至是文献或出国留学学籍材料的代翻译等，都可以网上实现。现代化信息技术、数字化档案业务管理、网络化利用服务，提供了丰富多元的档案利用信息资源，加快了档案利用向高效率、高品质的服务水准迈进。

3.供需双赢的服务手段。面对纷繁复杂的网络体系，大数据、云计算等应运而生，档案人员必须与时俱进，努力提升自身文化修养，改进工作方法，转变工作思路，创新服务手段。档案利用服务是对档案信息资源加工整理后，采用各种有效方式提供的一种服务，是档案业务流程中的一环。提供的服务方式是否有效取决于管理的水平和手段。档案利用服务要紧跟时代步伐，切合利用需求，档案部门不仅要提高自身的管理能力和服务水平，还要换位思考，站在用户角度考虑服务效果，尽力满足用户需求，主动给用户提供便利。“互联网+”时代，手机终端APP、微信公众号、微博、门户网站“一站式”服务等远程利用服务手段，给档案利用提供了各种便利，预约服务、自主查询、供需互动、网上宣传等都可实现。远程档案利用，档案资源共享，不仅方便了档案用户，也提高了档案管理水平，是一种供需双赢的档案利用服务手段。

三、“互联网+”时代档案利用服务的创新

1.档案利用服务理念的创新。以主动提供利用服务为出发点，以满足用户预设期望为落脚点，提供个性化档案利用服务，是“互联网+”时代档案利用主动服务工作的重点。改变传统档案利用服务模式，充分挖掘档案信息资源，在满足档案信息显性需求之外，继续深入挖掘其隐性需求，使利用需求的相关信息尽量相配套，让服务形式更加立体化，主动为档案利用提供更加全面的服务。创新服务理念，“让信息多跑路，让群众少跑腿”，使档案利用服务更加便利化、人性化。

2.档案利用服务模式的创新。“互联网+”时代，应该让档案利用服务从工作链上的“末梢”走向“前端”，让档案服务人员从“收容队”变成“先行者”，让档案引领上层决策，当好决策者“参谋”，为社会服务，充分发挥档案应有的利用价值。创新服务模式需要改进档案服务机能，打破传统格局，还可以实行跨界融合，通过与计算机、通信等领域的深度融合来提高档案部门自身的信息技术应用水平[5]，以满足社会服务需求。目前，很多档案管理部门与社会上的一些专业服务机构合作，进行档案数字化加工，这就是服务模式的一种创新，为档案利用服务提供了更广阔的前景和价值利用的上升空间。

3.档案利用服务技术的创新。“互联网+”时代，利用先进的网络服务技术，虚拟现实，增强档案用户真切感受，是档案利用主动服务的一项创新。档案利用服务创新是档案管理工作安身立命之本。如今国内外各种虚拟展馆、展厅如雨后春笋般涌现，甚至出现虚拟“漫步月球”和“第一次世界大战战场”的场景，用户仿佛穿越了时空，体验了几乎完全真实的“现场体验”。时代在进步，科技在发展，先进的信息技术使档案利用服务从“线下”走到了“线上”，又从“线上”回归了“现场”。服务技术的创新，降低了劳动成本，也提高了服务效率。档案实体虚拟化，建立虚拟档案馆，可以模拟真实场景，增强用户体验，对扩大档案宣传，增强全社会的档案意识具有现实意义。档案管理部门需加强虚拟现实技术在档案服务中的创新应用，树立用户参与式服务理念，与移动终端结合，拓宽服务方式，并采取多主体跨界合作，实现共赢服务[6]。

4.档案利用服务行为的创新。“互联网+”时代档案利用服务创新，变被动为主动的服务行为的创新才是档案利用服务的理想目标。档案利用服务应想用户所想，供用户所需，虑用户所忧，预测将要面对的困难，以“实用”角度去引领档案利用服务。随着形势发展，就业、升职或出国深造等方面对学籍档案的认证需求量在激增，档案管理部门可以主动提供电子签章，让用户通过网上对接，自主打印认证材料，不必再通过第三方“认证中心”为其提供认证证明。此外，像高校的学历（学位）认证、高考錄取名册等利用频率比较高的档案材料，均可以提供主动服务，预先设计好相关认证格式，等需要时直接联网“取证”。

提供档案利用服务是档案管理部门的中心工作。“互联网+”时代，随着档案事业的快速发展，广大群众的档案意识不断增强，社会工作对档案利用服务的要求在不断提高，档案利用服务的质量和数量也在不断上升。“互联网+”时代是信息时代，也是知识经济时代，档案利用服务将在社会经济建设中占有重要的一席之地。面对新形势，做好档案利用服务，档案工作人员一定要用创新思维武装头脑，要有超前的服务意识，主动为档案利用服务开发有效信息，运用现代化信息开发技术为档案利用价值提高升值空间，从而为社会创造更大的社会效益和经济效益。

参考文献

[1]周林兴，刘振宇.档案馆实行职业制度的思考[J].档案时空，2005（4）：6-8.

[2]马仁杰，凃有兵.互联网+时代我国档案利用的特点[J].山西档案，2018（1）：12-15.

[3]孙振领.大数据环境下的档案从业者职业素养漫谈[J].陕西档案，2018（6）：50-51.

[4]张振.网络环境下的档案利用服务[J].兰台内外，2014（6）：22.

[5]沙洲.“互联网+”思维下的档案服务创新路径[J].山西档案，2018（1）：16-20.

[6]黄霄羽，展晓鸣.国外档案服务创新的亮点——应用VR虚拟现实技术[J].北京档案，2018（3）：40-43.