装备系列化发展中的档案管理

张永丽 王婷 邢瑶

摘 要 随着装备技术水平的不断提升，用户对其性能指标、交付进度、采购成本和质量有了更高的要求，采取系列化发展模式，可促进装备的快速发展。但在装备快速发展中，对档案管理提出了更高的标准和要求。立足于装备系列化发展的现状和优点，剖析其档案管理存在的问题，针对性地提出了提高装备系列化档案管理效率的解决措施和方案，为装备系列化发展提供技术条件保障。

关键词 装备系列化 档案管理

中图分类号 G271 文献标识码 A 收稿日期 2019-08-29

作者简介：张永丽，中船重工705所档案室副研究馆员，学士，研究方向科技档案管理;王婷，中船重工705所档案室副研究馆员，档案学硕士，研究方向固投项目档案管理;邢瑶，中船重工705所档案室副研究馆员，学士，研究方向档案信息化。

Archives Management in the Development of Equipment Serialization

Zhang Yongli， Wang Ting， Xing Yao

Abstract With the continuous improvement of equipment technology， users have higher requirements on its performance index， delivery schedule， procurement cost and quality. Adopting a serialized development mode can promote the rapid development of equipment. But this has put forward higher standard and request to archives management. Based on the current situation and advantages of equipment serialization development， the paper analyzes the existing problems in archives management， and puts forward the measures and schemes to improve the efficiency of equipment serialization archives management accordingly， so as to provide technical conditions for the development of equipment serialization.

Keyword  equipment serialization; archives management

一、概述

近年來，随着武器装备性能指标持续提升、可靠性不断提高、交付周期越来越短、成本要求更低的新需求，世界各国通常采取装备系列化研究模式解决。系列化是根据同类产品的使用要求和发展规律，对主要参数作合理设计和规划，将其结构与型式进行规定和统一[1]。即以一种母型装备为基础，通过使用发现其所存在的短板，不断开展系列化改进研制，从而缩短研制周期，降低研制风险，节约科研经费，逐渐提升其性能、可靠性、维修性和保障性。装备系列化研究在飞速进步，其技术档案管理却难以实现同步协调，主要是因为装备系列化在多年发展中做法多变，产品代号借用交叉，衍生产品情况复杂多样，同时配套的档案与质量管理制度建设没有同步，且基础条件建设滞后，档案管理人员变动频繁，使得系列化装备发展的档案管理中，出现管理效率不高、技术文件检索与利用效率低、工作烦琐难入手等问题，需要我们综合分析解决。

二、装备系列化发展情况

1.国内外装备系列化发展现状。武备技术发达国家的装备，都是经过几代的性能提升改进而成，继承性很强[2]，如美国的MK46系列鱼雷、北极星系列到三叉戟系列潜地战略导弹，俄罗斯的白杨M系列导弹，法国幻影系列战机等，均是在系列化基础上发展起来的。这种系列化设计，使装备的优良品质得以继承，同时压缩了研制周期，保证了研制质量，提高了保障性，作战能力更加广泛。世界各国的装备研制走的基本都是系列化发展道路。

我国武备的系列化研究从20世纪90年代末开始。为降低研制风险，节约成本，提高装备保障效率，在系列化研究初始阶段，在不影响装备总体性能的前提下，先选择部分基础性的装备（如装备的系统、分系统、大段、设备、组部件、原材料等）开展系列化和通用化研究，并编制相应标准规范，如GJB《装备规范》《型号通用技术要求》《系列化设计》等通用性标准文件和基础性技术要求，为后续研究打好基础。当积累了一定经验、发展相对成熟后，在保持与平台、保障设施机械电气接口不变、使用方式不变的条件下，即可进行装备的系列化设计。同时将标准规范的系列化设计思路贯彻落实于新型号研制中，并随着装备型号的系列化发展而不断修订完善。我国已在多型装备开展了系列化研究，并制定形成了相关管理制度和标准，系列化装备水平得到大幅提升。

2.装备系列化发展的优点。开展装备系统化发展具有诸多优点。我国装备产品技术起点低，投入经费少，顾客使用需求高，开展系列化研制是我军装备发展的途径与方向[3]。

（1）提升装备的技术水平，提高产品质量。由于现代装备采用大量的计算机产品，其软硬件采用了模块化结构，为装备系列化发展提供了可能，并可及时应用新技术，从而实现智能化集成化，提升技术水平。通过具有特定功能的通用或系列模块设计，提高了系列化产品的可靠性水平，从而提升了产品质量。

（2）提高研制生产效率，缩短研制周期。不同用途的装备，是通过相应层次和功能的模块系列化集合而成的，而非各个单一零件的组合装配，因此产品的更新周期短。

（3）加强装备的维修性、保障性，快速形成战斗力。系列化设计后，装备中的部分训练耗材为通用性产品，可采用货架产品模式进行采购和管理，简化了装备的维护，提高产品的维修速度，节约修理费用。而且，系列化装备之间配套的专用保障设备、工具工装等可共享。同时，技术保障人员能够继承前一系列的技术能力，部队保障能力提升快，有利于新型装备在交付后，尽快形成战斗力。

可见，系列化设计具有缩短装备研制周期、提高质量与效能、降低风险和成本、简化产品更新及维护、利于保障等诸多优越性，值得大力发展[4]。

三、装备系列化档案管理现状

档案管理部门是各单位组织体系中最广泛的基础业务部门，有效的档案管理有利于整体工作效率的提高和内部组织的协调。档案中包含了产品的管理文件、研制生产资料、图样数据、试验资料、质量记录、交付与售后资料等，是装备系列化发展的技术保障。近年来多型系列化装备资料归档，然而目前，装备系列化档案管理工作仍然存在一些问题，导致工作效率一直无法提高。笔者曾试图在知网等平台搜索系列化装备档案管理方面的内容，截至发稿，检索结果为0。可见，这个领域的问题，尚未引起各企业及相关档案工作者关注与重视。

1.系列化装备档案管理专门制度不健全。系列化装备的产品具有集成性，各型号间有一定联系和共性;同时，在不同阶段又有不同的特点。目前，装备档案管理的收集、整理、保管、借阅、利用、鉴定、保密等制度，对单一装备的管理是比较健全的，但针对系列化装备的档案管理专门制度并未建立起来，系列内型号、项目档案各自独立管理，产品系列化的相互关系不能有效传递，造成档案管理责任不明，系列化装备档案间关系不清，互相交叉混淆，有效资源得不到利用开发。这是系列化装备档案管理中普遍存在的问题。

2.质量管理制度多变，缺乏连续性、系统性。质量管理用以保证与监督产品技术状态过程和结果可控，贯穿型号装备的生命始终。建立健全质量管理制度体系是从组织上保证企业长期稳定地生产用户满意产品的关键，也是军工产品研制生产必不可缺的重要一环[5]。因此，质量制度应具有延续性、持久性，系列化装备质量管理更是如此。

我国质量管理制度缺乏连续性、系统性原因如下。

（1）质量管理本身的历史发展所限。我国武备研制基础差起步晚，在产品的质量管理制度体系建设方面，经历了从无到有、从有到强的发展过程。装备初、中期发展阶段，缺乏整体规划、系统设计的管理机制，质量管理制度的连续性、系统性及規范化、标准化根本无法保证。后来引入了ISO9000质量管理体系，质量管理有了质的飞跃。然而，在质量体系管理制度的延续性、持久性、系统性方面仍然处于一个“制定—实施—反馈—纠错—实施—反馈……”的提升过程中，内容持续更改，版本不断变化，其反复的修改与纠错过程，造成档案管理的多变性，业已存档的旧文件，与按新的质量和档案制度执行的新文件，所依托的制度不一。即使在同一时间段，为保持产品某个生命阶段存档文件的统一性，不同产品档案也不得不执行新旧不同版本的质量文件。同一产品依托的制度也不相同，遑论不同产品的档案。加之即使同一版本质量体系文件自身更改过程中，其不同制度间或因未协同更改而自相矛盾。以上原因，造成库存档案的历史混乱，状态难以追溯、复原、控制，对装备产品的质量造成难以预测的隐患与风险。

（2）现有质量制度缺乏对系列化装备管理的考虑。现有质量体系，仅对企业的研发、生产、服务、经营和管理等不同活动分类进行监督、控制、管理，涉及装备、产品、型号，均将其视为产品，并未针对系列化装备制定专门制度。比如，某军工企业，系列化装备型号间的产品代号借用非常多，当一种系列化产品中的II型借用I型图样时，是直接使用I图，还是以I为母本产生II型自己的新图？何时可直接借用何时需制作新图？如是直接借用，当II需要对图纸有更改时，如何与I互动、防止擅改？更改单应存于I还是II？如果是制作了II新图，I和II型装备之间怎么形成互动协调机制，以相互促进、共同发展？等等如是。目前，我们最缺的，也许正是这种通盘考虑、系统设计的质量专门管理制度与机制。这也是造成归档资料及其管理问题的一个重要因素。

3.档案人员变动频繁，档案时间跨度长，工作难度大。由于工作调动、岗位调整和人员退休等原因，系列化装备档案管理人员变动频繁，难以实现专人专岗多年深耕管理;系列化发展往往跨度数十年，自身发展过程曲折，交叉借用、情况多样，其档案管理历经各种历史复杂的阶段，早期的档案工作人员亦水平有限;相关制度不完善，内容多变且不够精细，又长期没有专门制度，缺乏有针对性的管理要求和办法，造成不同档案管理人员工作模式不同，一定程度上制约了档案资源的开发利用。所以越是早期的档案越是混乱，自身及互相之间关系复杂交错难以厘清，基础工作难度大易出错，管理利用效率低。越是时间跨度大的系列越是如此。

四、解决方案与措施

1.制度建设。包含档案、质量制度建设。

（1）建章立制，加强系列化装备档案管理制度建设。根据系列化装备发展实际情况，以现有档案管理制度为基础，针对性地建立健全系列化装备的档案管理制度。立足于系列化装备的总体框架，以产品的系列化发展总体规划，从母型装备档案管理开始，开展系列化装备档案管理，并考虑是否需要单独建库，健全系列化装备档案管理制度，搞好制度建设，提高档案管理效率。

根据自己管理系列化装备档案遇到的各种问题，笔者认为，企业尤其是军工企业亟需建立、健全系列化装备档案管理制度，研究此类档案共性与特性，与相关职能部门、质量部门、研究部室沟通，听取各方建议，就系列装备的档案管理制定专门制度及实施细则，并在实践中不断改进与完善。

（2）相关质量管理制度的建立与完善。优秀的军工企业必然拥有一套完整而行之有效的质量管理体系[6]。只有建立健全质量体系及系列化装备质量管理制度，约束与控制研制生产的各个环节，才能保证产品质量。制度制定需考虑几点：①整体规划，系统设计，保障装备研制生产所有环节质量可控;②质量管理制度体系整体保持相对稳定，每一次变化与更改，应慎之又慎，不可顾此失彼，要充分考虑制度的延续性、持久性;③具备可行性、可操作性，在不影响质量控制结果的情况下，尽量便捷、高效;④重视质量制度与各有关部门及档案制度的协同与配套;⑤兼顾原则性与灵活性。

2.人员配置管理。

（1）优化提高档案管理人员专业素养和技术水平。在系列化装备档案管理中，资料归集整理的繼承性十分重要。为提高管理效率，加快研制进度，降低生产成本，系列化装备型号间的产品代号交叉借用很多，衍生产品情况复杂多样，使得产品间的联系处于剪不断、理还乱的关系，资料的存档、维护等牵一发而动全身，管理难度大。这就需要安排工作能力突出、工作态度可靠的档案人员去承担相应工作，除具备档案专业技能、一定的信息化素养外，还应善于学习了解系列化装备的总体技术知识，清晰系列间的相互关系，明辨其发展历程，实现系列化装备档案的有效管理。

（2）保持系列化装备档案管理人员的稳定。鼓励系列化装备档案人员对系列化装备总体及相互关系知识的掌握，鼓励其对专业素养与技能的深耕。认可档案工作的专业性，在无十分必要情况下，尽量避免人员频繁变动，坚持专人专岗，让每个人在特定的研究方向上，持续努力，积累经验，精细管理，发展专业知识、技能、特长。人员的稳定与专业特长，有利于同类管理知识、能力的继承和发挥，有利于该系列装备档案管理思路与模式的延续和稳定，有利于整体的规范、准确、标准。

（3）保持同系列档案的统一管理。同系列装备之间密切相关，具有继承性，档案间存在大量借用关系，且技术状态控制往往具有同步性和统一性。因此，在保持人员稳定的基础上，也应保持同系列装备档案的统一管理，即同一系列装备档案管理不要拆分给不同人员，而应尽量安排同一人员管理同一系列全部项目的档案。这样，除可保持人员管理能力专长发挥之外，还省去了不同管理人员之间的沟通协调成本，提高工作效率，方便管理利用。

（4）提高档案管理人员的积极性和主观能动性。通过开展档案评比达标奖励活动，鼓励先进，树立优秀典范，带动争先创优，促进档案管理水平的提升，推动档案工作持续发展。同时通过健全档案管理组织机构明确岗位职责，制定和实施档案人才培养计划，培养爱岗敬业、奋发有为的档案管理队伍，提高档案管理人员积极性和主观能动性，提升职业素养，使档案资源得到充分的开发利用，更好地发挥档案的利用价值。

3.有关各方的关注与重视。以上基于制度和人员两个方面的种种措施，均需要通过有关各方的关注与重视，才能有效实施。领导者具有决策和领导一个组织的关键作用，确立组织统一的宗旨和行动方向。质量、档案、职能部门、研究部室则是具体的执行者与实施者。有关各方的重视、关注并付诸行动，是系列化装备档案有效管理最有力的保障。

五、结束语

在系列化发展思路下，我军装备近年来快速发展。但也应看到，系列化装备档案管理还缺乏研究与关注，存在的一些问题，需要我们综合分析，在各方重视的基础上集思广益，从制度建设，人员配置与管理入手，采取有针对性、可操作的方法措施，实现系列化装备档案的高质量管理，为装备事业的发展提供基础保障。希望更多的学者能够关注并参与，结合理论与实践经验，对系列化装备档案管理方法进行总结和完善，提出更清晰的思路与更合理的方法。

参考文献

[1]薛宝军.多专业大型科研院所电子装备“三化”工作方法探讨[J]. 中国标准化，2019（23）：145-149.

[2]邵世纲，等.国外主要战略导弹系列化发展及技术共用研究[J]. 宇航总体技术，2017（3）：24-32.

[3]贺焰.浅析产品设计的通用化、系列化、组合化（模块化） [J]. 航天标准化，2007（3）：9-12.

[4]金烈元.武器装备通用化系列化组合化[M]. 国防工业出版社，2008.

[5]姚志强.论航天产品档案管理中的质量控制[J]. 航天标准化，2009（1）：40-42.

[6]王钟笛.浅谈新时期军企质量管理的有效改革措施[J]. 金融经济，2019（4）：158-159.