“档案利用”在领导决策中如何有效发挥作用分析

摘 要：思考“档案利用”在领导决策中如何有效发挥作用，从诸多个层面加以分析与研究，旨意在为相关研究提供参考资料。

关键词：“档案利用”;领导决策;作用发挥;有效思考

档案为历史发展的有效记录，也是党组织以及国家的珍贵财富，档案资料利用实际上是档案使用人员借助档案系统查询信息，适应其利用需求的一种行为思想，还是档案资源潜在价值的集中化体现。档案利用工作也是档案利用服务，主要是档案单位利用特定的方式，直接化提供信息档案，提升档案利用率。现阶段“档案利用”在领导决策上存在巨大的作用，以下為笔者给出的具体观点与建议。

一、“档案利用”存在价值以及存在要点

1.“档案利用”基本概述。档案单位给用户提供档案信息，服务于党组织与国家的各个事业。“档案利用”涉及掌握与熟知馆藏档案的内容，研究和预测时代给予档案资料的需求与进展规律，有效地进行档案咨询与服务，全方位加工用户需求的档案资料。所以档案单位要明确自身的责任，自主化地研发档案信息管理模式，创设友好型社会服务体系。“档案利用”工作针对档案工作的实效性进展起到促进的作用，促使群众深入意识到档案存在意义，获取来源于社会上多方资源的更多支撑。

2.“档案利用”的存在要点。其一，树立档案服务的方向。档案工作表现出较强的条件性以及服务性，两者综合性彰显在工作之中，要想切合实际的开展档案工作，应该明确服务规范性。与此同时档案工作要求对应人员具备责任感与使命感，坚持全心全意为人民服务的理念，积极加入到“档案利用”工作中。其二，深入的了解档案内容。“档案利用”工作主要是处理档案的供需冲突，所以档案人员要知己知彼完成工作，首先要了解档案要点，掌握经常使用的档案信息，科学保存与管理;其次是优化档案获取与保管的流程，社会上每一个行业之间都表现出工作内容的差异性，给予档案的具体需求也表现出多个层面。因此客观的掌握档案利用需求，领导者要熟知企业内部的生产与工作任务，目的性地开展“档案利用”工作。

二、“档案利用”在领导决策中发挥作用现状

1.缺少“档案利用”的意识。一般来讲，档案工作悄无声息地进行着，不容易在较短时间之内获取到显著的成绩。长时间以来，一些人员涉及到个体领导给予档案工作的认知表现出误区，觉得档案工作便是抄抄写写以及保存资料，而不是单位的核心工作，无法给自身单位带来经济成效，所以总会淡化档案管理的重要性，尚未将“档案利用”纳入到企业的议事日程上，引起档案长时间管理停留在低水平的局面中，其在领导决策中存在的作用也会难以彰显。

2.档案采集工作力度不足。首先是获取归档工作机制不够全面，实施不够严格，引起获取资料与归档工作停留在被动层面，究其原因主要是专职档案的工作者数量不足以及工作质量不佳。其次是部分归档的信息材料缺少真实性与可靠性，档案信息本应该具备客观性，历史性，记录着本单位的运作情况，彰显唯一性，然而在具体的档案管理工作期间，一些材料不管是内容上或者形式上都表现出雷同的情况，甚至缺失部分内容，降低档案综合质量，难以保障档案利用效率。

3.档案管理信息化水平不高。在先进技术的更新进程中，档案数据管理体系广泛地存在于档案管理工作中，相应的企业内部计算机应用能力会得以提升。然而部分先进的科学技术手段尚未被全方位的挖掘，信息化水平尚未全部引进在档案资料管理上，包括部分个体信息、档案保存在计算机体系内，然而资料检索与调阅依旧停留在手工层面，造成无纸化阅档工作的阻碍，不仅会影响到档案资料的保管效果，还会制约到整体工作效果。

三、“档案利用”发挥领导决策作用的思考

档案充当一个企业在生产运作中形成的具备保存价值数据材料，立足于档案管理层面上至关重要，档案作用在企业领导决策中发展为必然趋势，所以要采取相关的手段发挥“档案利用”的领导决策作用与价值。

1.树立“档案利用”意识，强化档案利用。在“档案利用”过程中，各个领导管理人员要树立工作认知，将档案管理视作基础类型的文化事业开展工作，缺少相应资金投入，难以确保档案的长久进行。所以领导干部要深入理解与支持档案工作，对于计划分配、工作部署以及办公经费等角度朝向档案工作层面倾斜，将档案管理纳入到议事日程结构中，增强给予档案管理工作的引领，切合实际地处理好档案工作开展需求的物质准备工作，为档案全方位的开发与利用提供支撑。因为档案工作自身存在保密性，工作环境比较封闭一些，且以往的档案开发度低下，社会宣传效应不足，人们普遍觉得档案工作便是档案工作者对资料进行获取与收集处理。但是在实际的“档案利用”工作中，要想凸显档案工作的必要性，那就需要对应领导将档案利用视作核心内容，确保档案事业跟随社会的发展而前进，致力于企业多项生产活动的进行。

2.完善“档案利用”机制，强调材料获取。基于本质，档案工作表现出一定的繁琐性，若缺少合理的机制加以制约，便会引起无章可循的结果，甚至会无所适从。所以要引进档案管理的具体需求，深入健全多项档案管理机制，特别是创设企业档案信息化辅助管理机制，严格性的进行档案数据获取归档以及转进和转出操作，以免产生档案信息遗漏的现象，降低虚假信息进档的情况产生几率。与此同时健全案卷加工细则，确保案卷加工彰显科学性与完整性，更好地进行档案研发与利用。另外档案信息的获取充当档案工作的前提，管理者要实效性获取和档案相关的多种类型材料，细致化分析，确保取之有据。给予不满足归档条件的材料实效性加以处理，欠缺的材料充分补办，保证材料完整性，凸显档案信息具备的权威性与真实性。

3.自主服务于领导决策，增强档案管理。每一种档案工作都会受到管理制度和管理模式的制约，无法顺应时代进展的需求。在市场积极推进之下，档案数据的开发和利用转变为经济效益的获取层面，所以企业内部档案工作要将以往被动化的档案资料研发转变为主动化的档案资料利用，做好服务准备，特别是要在领导决策上彰显作用。并且转变以往文书档案的处理方式，通过先进的计算机技术，增强照片与影像等一系列档案内容的获取，确保档案更加具备生动性，体现保存的具体价值。

4.引进现代化管理思想与信息化建设，推动档案建设与发展。档案充当数据资源库，应该综合发挥多种类型资源的存在效用，促使其最大化的彰显价值。应该将先进的计数方式作用在档案管理上，完成工作成效与档案寿命延长的处理目标。并且配合计算机管理操作，通过扫描仪设备与现代化设备，对档案信息加以整理，充分地把文字和图片转变为信息资料，档案纸质模式与数据格式模式并存，立足于具体的需求，查询对应的内容。另外，引进计算机技术加以“档案利用”的创新，给予不适用保密层面的档案数据加以社会共享，提供高效率的档案管理服务。在一系列的措施操作之下，企业内部档案数据资源实效性地共享，不仅便捷地提供服务，还可以增强档案工作的整体质量，凸显“档案利用”的利用率。

5.完善档案宣传与推广，开展“档案利用”需求分析活动。档案基础类型工作的进行需要依靠用户数量加以维持，宣传充当开启档案信息的钥匙，扩散面积的大小决定着接受者数量的多少，继而决定着产生社会效益的高低，所以领导决策期间要大力宣传档案存在的价值，树立以人为本的管理思想完成档案推广。并且在“档案利用”对于领导决策层面作用的发挥，相关人员不仅要了解自身企业的馆藏，还要综合地掌握利用者对档案信息的需求，不然会引起“档案利用”的盲目性与随意性，无法确保“档案利用”综合效益的获取。所以领导者要明确档案利用的目标，结合实际需要完成“档案利用”工作。

6.组建专业化的档案管理团队，提升管理水平。首先要增强专业者的业务素质，任何一个档案工作者都要强化政治修养，不间断的增强自身政治觉悟，确保政治层面的档案处理足够可靠与安全。以此为基础，扩展自身视野，努力学习其它学科的知识，提升自身的学识水平，了解现代化的先进技术，促使自我发展为专业化的技能型人才，满足档案工作的发展趋势;其次档案专业者自身的职业道德素质要有所提升，职业道德成为档案工作人员在一定范围内势必要遵守的原则，需要档案管理者爱岗敬业，将档案管理的效益获取建立在自身效益的获取基础之上。另外坚持热情服务的原则，档案管理工作具备的政治性特征，需要对应人员坚守原则，确保档案信息足够真实，表现档案管理人员热情工作的心态，全方位给领导决策提供便捷条件，彰显档案存在的效能。

四、结束语

综上所述，“档案利用”在领导决策中发挥的作用研究课题开展具有十分重要的现实意义与价值，“档案利用”工程中，要開展对应的保密计划，若在“档案利用”期间和保密原则出现矛盾与冲突，要把整体服务的效率视作首要思考的位置，对于自身利益和集体利益的取舍选择，需更好服从于集体利益。并且采取科学的方式强化“档案利用”在领导决策中作用的彰显，如完善“档案利用”机制，强调材料获取、组建专业化的档案管理团队，提升管理水平等，不断强化“档案利用”的具体运作效率，为企业的健康发展打下坚实基础。

参考文献：

[1]唐行俊.文书档案工作中档案管理系统的应用分析及研究[J].中国市场，2017

（作者单位：北京市房山区教育质量监测中心）

作者简介：郝越（1972-），女，汉族，北京房山人，北京市房山区教育质量监测中心档案员，研究方向：学校的档案管理。