浅析会计科目规范化使用对财务报表分析的作用

张波

摘 要 财务管理人员因单位各类管理的需要，对财务报表进行分析，从而向有关各方提供管理和决策有意义的财务信息。在对财务报表进行分析时，往往要层层分解财务报表各项目背后发生的财务源数据，而这些数据在业务发生时被记录在各会计科目项下。如果会计科目不能规范化使用，同样的经济业务被记录在不同的会计科目下，或者将完全不相关的经济业务记录在同一个会计科目下，这违背了会计核算的一致性和真实性要求，最终财务报表的分析就失去了它的意义。本文就企业会计科目规范化使用有关问题及其对财务报表分析的作用进行简要探讨。

关键词 会计科目 规范化 财务报表分析

一、规范化使用会计科目对财务报表分析的意义

财务报表分析是依据会计核算结果和会计报表及其他相关资料，运用一系列专门的分析技术与方法，对企业等经济组织不同时间点或期间有关的筹资、投资、经营以及分配等活动的盈利能力、偿债能力、营运能力和增长能力等状况进行分析与评价的经济管理活动。它可以提供准确的信息或依据到企业的投资者、债权人、经营者及其他关心企业的组织或个人，帮助他们了解和评价企业的现状以及预测企业的未来作出正确决策。做好财务报表的分析工作在企业的经营和发展过程中有着不容忽视的作用。

企业进行会计核算和财务报表编制要基于会计科目的设定和运用。会计科目是各单位依据企业会计制度或企业会计准则中关于确认和计量的规定而制定的，涵盖了各类企业的交易或事项。设置会计科目是对会计对象的具体内容加以科学归类，是进行分类核算与监督的一种方法，各单位可以依据其自身的实际情况自行增设、分拆和合并会计科目。会计科目是会计系统中的会计语言，在记录经济业务时应该标准化和规范化使用，这样可以确保后期财务报表的数据分析具备真实性、完整性以及一致性。为此各单位都应加强会计科目规范化使用，这也是单位管理水平是否良好的一个评判标准。

二、会计科目未能规范化使用的问题及分析

（一）会计科目未能规范化使用的现状

一般来说，设制建账的企业参考会计制度或企业会计准则都制定了其自有的会计科目，但是往往在规范化使用会计科目方面管理不完善，特别容易出现以下两种情况：

第一，会计科目混用于不同类型的经济业务。同一个会计科目项下记录了多种互不相关的经济业务，特别是明细科目，越是末级科目越容易被混用。例如，A生产企业的会计明细科目“制造费用-能源费用-水费”在某个期间同时记录了自来水费、污水处理费以及运费等费用。当该企业在进行财务成本分析时，成本中水费成本的趋势和真实数据都无法通过该明细账的结果来真实反映。如果仅直接以该明细科目的结果来分析成本，那这个报表分析的结果将会误导管理层对能源费用的管理方向。

第二，同类经济业务所用的会计科目不一致。同一类型的业务，有时用甲科目，有时用乙科目。例如，A生产企业的自来水费用按规范化要求，应该仅使用会计科目“制造费用-能源费用-水费”进行记录，可是由于种种原因，有时候水费成本被记录在这个规范明细科目下，有时候被记录在“制造费用-废弃物处理费”明细科目项下。基于这类情况，财务人员进行财务分析时，无法准确完整地从“生产成本-能源费用-水费”科目取得完整的水费成本数据，若直接用于分析，也就失去了意义。

（二）会计科目未能规范化使用的问题分析

企业未能规范化地使用会计科目，会使会计报表不能真实地反映其财务状况、经营结果以及现金流量，以此为依据作出的会计报表分析不准确且不同期间的会计报表分析不可比。用这种会计报表数据直接填报各种外部报告也会将企业置于不合规的风险中。若财务人员为了避免这类风险，真实准确地出具会计报表，则需花费大量时间去查账、复核、调整和纠正会计凭证直至会计报表，无形中也增加了企业运行的劳动力成本。既然会计科目未能规范使用会导致如此多的问题，那我们就先探讨为什么有些企业会非规范化地使用会计科目这个问题。通过笔者的观察和总结，主要有以下几个方面的原因：

第一，企业的会计明细科目设置不完善，未能及时添加适当的会计科目，在做有些经济业务的会计凭证时，不能找到合适的明细科目，人为任意地选择会计科目用于记录。管理不规范的企业特别容易有这样的问题。

第二，会计科目表（手册）未能列举适当的示例指导有关人员进行规范化使用，仅有会计科目代码和科目简单描述，在选择合适的会计科目时得不到清楚的参考，人为隨意地选择会计科目进行凭证制单，不理会其行为对财务报表结果的影响。

第三，随着管理技术的进步，各种各样的财务软件运用到财务管理工作中来，特别是越来越多的企业运用庞大而缜密的ERP集成系统管理企业。这些ERP系统中财务管理只是其中的部分模块，它们与其他各模块数据互相链接和传递。各种财务数据随着不同模块中经济业务的开展，自动且不断地记录到财务模块下。这些财务源数据由企业各职能部门的工作人员在开展业务之初定义在各模块的相应任务下，如该业务后期会牵涉财务数据，那该财务数据对应的会计科目在该档口会作同步定义。当后期有货物流、票据流或资金流时，相应的会计凭证会自动按设定好的会计科目来触发生成。这就意味着许多不是财务专业的人员，共同在ERP系统中进行了会计凭证的原始录入。一旦该企业未能提供良好的会计科目使用规范化的培训，或员工没有意识规范化地去选择会计科目，将势必导致经济业务记录混乱，财务报表数据不准确。

三、关于企业规范化使用会计科目的建议

当一家企业致力于规范和优化会计科目的使用时，可以从系统、人以及流程3个方面进行优化。系统即ERP系统;人即员工，任何一个在企业的经济业务开展过程中可能涉及定义或指定会计科目这项操作的人，特别是非财务工作人员;流程，这里主要指如何更新、增减和运用会计科目相关的流程。

（一）关于系统方面

ERP系统是整合了企业管理理念、业务流程、基础数据、人力物力、计算机硬件和软件于一体的企业资源管理系统。ERP是先进的企业管理模式，是提高企业经济效益的解决方案。利用它们可以实现对企业所拥有的人、财、物、客户、信息、时间和空间等综合资源进行综合平衡和优化管理，协调企业内外各管理部门，围绕市场导向开展业务活动，提高企业的核心竞争力，从而取得最好的经济效益。不论企业选择的是ERP系统的部分模块还是所有模块，其系统的性能设定和测试都需要经过层层的科学验证，和财务核算以及财务管理模块有关的设置一定要基于企业的会计基础和选用的会计制度、会计准则，会计科目应根据需要进行编辑、增减、锁定和反锁定，并确保更新至最明细级别，确保有关人员在选择会计科目时可以查询和运用到最新的会计科目。

（二）关于人员方面

当前，越来越多的企业基于ERP系统管理和设定岗位，赋予了不同的员工不同的工作职责和操作权限。在企业经营的过程中，每一个员工基于自己的工作职责和业务活动，不断地在ERP中操作，每下一笔采购订单、录入一笔销售订单、开始一笔生产计划等都在陆续开启数据向财务核算模块输送。员工在创建新单，特别是采购订单的时候，必须选择正确的会计科目。如何确保这些人员操作正确呢？

第一，增强财务数据相关意识，通过各种形式的培训让全体员工了解为何要正确选择会计科目、如何正确选择会计科目等，并将有关培训作为新员工入职培训的必修课程。

第二，可加强各级企业领导的监督力，对所属管理部门业务财务数据定期进行分析，任何异常一经发现，要追溯到错误财务数据源头的操作人员，并强化其财务数据意识。特别是财务工作人员在进行财务分析时要加强对比分析，以便尽早发现显著异常，并协助调整或更正。

第三，财务部门的工作人员在提升自身的业务素质时，可将有关培训和实时更新的会计科目分享在公司内部公共网站上，以便于其他员工更为便捷地参考。

（三）关于流程方面

会计科目规范化使用相关的流程主要涵盖制定、编辑、使用等方面。任何一方面的流程设置不当或执行不力都会导致前述的各项问题发生。这些流程中容易出现哪些问题？又应该如何优化这些流程呢？提出几点建议如下：

第一，设定企业的会计科目时，未能全面考虑企业的业务种类和财务核算间的关联，会计科目设置过少，特别是明细科目。这种情况下，往往是财务人员对企业业务了解不全面、经验不足或是设定过程中未能进行层层审阅和共同讨论，仓促设定。因此，当设定会计科目时，要尽可能全面地考虑企业经营活动中可能发生的需要通过会计科目来记录的业务，并且和潜在的财务数据使用人、分析人进行沟通，了解需求，以便设置更为合适层级的明细科目。

第二，设定的会计科目手册或是科目表仅列示了简单的科目代码和名称，未描述用处和示例。这种情况主要是未能考虑这些会计科目应用人员可能是任何非财务背景的人。针对这类问题，需要将企业常规业务中相关的示例列举在旁，作为参考。

第三，增减会计科目或编辑已有的会计科目时，未能及时通知内容更新，使得使用人未能使用更新后的會计科目。解决这个问题的方法可以是会计科目手册或是科目表更新版本生效时立即通知全体工作人员更新的内容以及最新的存文件存储位置，如果公司有内网或是共享文件夹，或将更新的科目手册或科目表存于该处，并列明更新版本及时间信息。

四、结语

规范化会计科目的使用是会计核算规范化管理之一，加强会计科目规范化使用可以提升企业会计核算的透明度，实现财务数据的真实性、一致性和完整性，在进行会计报表分析时具备更加准确真实的数据基础，作出更准确的分析报告，帮助管理层更好地理解公司财务状况，作出各种经营和投资决策。

（作者单位为苏州昆迅电子科技有限公司）

参考文献

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