公文中几种常见错误解析

李寒冰

公文是企业重要的管理工具，不仅能传达政策意图、布置任务、指导下级单位开展工作，还起到规范行为、宣传教育、传递信息、联系公务、凭证记载的作用。做好公文处理工作，关乎一个企业、一个单位的形象，体现各级领导和文秘人员的素质，更为重要的是，公文对于企业提升管理效率、加强内部控制、促进科学决策具有十分重要的作用。笔者在多年公文审核工作中，发现在公文格式、行文规则、公文内容等方面经常出现一些问题，而且是反复出现，得不到公文起草人员的重视，在一定程度上影响公文的运转效率，损害了公文的时效性、准确性、严肃性和政治性，也在一定程度上影响了企业良好形象的树立。

一是发文字号不规范。发文字号用法不规范是公文中常见的问题，也是最不应该出现的错误。常见的问题主要是顺序号和年份括号使用不当。如某公司发一份文件，发文字号标注为“（2015）××公司第01号”。按照《党政机关公文格式》要求，发文字号由发文机关代字、年份和发文顺序号3个要素组成，要编排在发文机关标志下空两行位置，居中排布，既不可缺项，也不可以颠倒顺序。年份、发文顺序号用阿拉伯数字标注;年份应标全称，用六角括号“〔〕”扩入;发文顺序号不能加“第”自，不虚编位，在阿拉伯数字后加“号”。上述事例中，发文要素齐全，看似没有问题，但是三个要素随意调换位置，括号也没有按照要求使用，还人为增加“第”和虚位数，正确的写法应该是“公司××〔2015〕1号”。

二是正文格式不规范。《党政机关公文格式》中规定，公文正文格式一般每面排22行，每行排28个字，行距一般为固定值28磅，特定情况下可以适当调整，但至少同一页公文行距应该保持一致;公文正文中不得有表格、示意图、结构图等形式，可以以附件的形式来处理。笔者所在单位为国有企业，日常工作中工作汇报、报告、总结、分析等文字材料较多，由于这些材料对格式要求不如正式公文严格，只要求方便阅读、让大家一目了然即可，导致个别文稿起草人员习惯成自然，在起草公文也“不拘小节”，按照自己的起草其他文稿时的习惯，自己方便怎么排版就怎么排版，在一份公文里表格、图片、文字“相辅相成”，失去了公文统一格式的严肃性。页边距、行距也是容易忽略的地方，需要公文起草和审核人员给予关注，页边距不能按照word软件中默认的“上2.54mm”，“左3.17mm”，行距随意设置成“单倍行距”或者“最小值28磅”等。必须按照国标要求，页边设置为“上37mm”，“左28mm”，没有特殊情况行距设置“固定值28”，在一个页面没有空间盖章，而下一页又是空白页时，可以上当增加或减少行距值，但也要保证同一页面上行距一致。

三是结构层次序数使用不规范。正确规范使用结构层次序数，不仅能让公文层级清晰明了，还能准确反映出公文的构架，让阅读者便于理解和接受。按照《党政机关公文格式》要求，公文结构层次序数可以用“一、”“（一）”“1.”“（1）”标注，一般尽量逐级使用，也可以越级使用，但最多越一级。如公文只有两个层级，第一层级用“一、”，第二层级既可用“（一）”，也可以用“1.”。笔者在公文审核过程中，常常发现一级标题序数用“1.”标注，二级标题序数用“①”或者“（一）”来标注，也有一级标题序数用“一、”，二级标题序数用“1、”或者“一是”等问题，还有在三级序数“1.”下面，仍然使用“（一）”的问题出现，这些常见错误，虽然不能影响文意的表达，但却影响了公文的严肃性，希望引起公文起草与审核人员的重视。

四是數字使用不规范。数字几乎在每篇公文中都能出现，在公文中存在一些数值使用不规范、数字使用不恰当等问题，由于不影响阅读，也往往被公文起草者和阅读者所忽视。如“2016销售收入预计50亿～60亿人民币，比2015年增加10%～20%”，往往被写成“50-60亿人民币或50～60亿人民币和10-20%或10～20%”。按照国标规定，在表示数值的范围时，若省略数值的附加符号或者计量单位会造成歧义时，不应省略其附加符号。另外，国标规定数字在表述年代时要用阿拉伯数字，“20世纪90年代”也不能写成“20世纪九十年代”。

五是时间表述不具体。在一些汇报类的文章或总结中，往往会出现“去年以来”“在上年的基础上”“今年我们要”等等模糊的写法，由于汇报工作和总结工作是在一个特定的时间段内，不需要进行存档，习惯性的使用上述模糊写法不伤大雅。但是在正式公文表述中，时间必须要表述具体准确，有可追溯性，不能出现诸如“去年”“今年”等模糊的写法，要直接使用“2015年”“2016年”。在公文中出现年份时也必须页要标注全称，使用四位年代号，不能简化。如不能使用“98年”“15年9月”等简化写法，应使用“1998年”和“2015年9月”。

俗话说，一字入公文，九牛拉不出。公文所表达的观点必须符合上情下情，符合客观实际和发展规律;所使用的论据要有说服力、经得起推敲;所使用的语言、数字、标点符号甚至行距和字符间距等都要符合要求，不能随意自选动作，自创格式。“没有规矩，不成方圆”。对于公文的“规矩”，《党政机关公文处理工作条例》（中发办〔2012〕14号）和《党政机关公文格式》（GB/T9704—2012）都提出了明确要求，进行了严格规范，只要公文起草和审核人员认真对待，做到细之又细、严之又严，一些熟视无睹的错误就会避免，就能保证公文的准确性，体现出公文的严肃性。