信用体系在财务共享系统的运用

贺金风

摘要：鉴于传统报销流程存在的弊端，笔者结合自身工作实践，提出在财务共享系统引入信用体系，重点介绍了财务共享系统中信用体系的设计及方案，以提高报销效率，让员工自觉规范报销行为，从而控制企业营运成本。

关键词：信用体系;财务共享;员工报销

一、引言

共享服务（不仅限于财务共享）自20世纪80年代，由美国通用、福特等大型制造企业集团提出后，经过30多年的发展，已经被广泛运用于企业运营管理中，我们也出现了大量企业集团进一步的尝试和实践。财务共享的本质是标准化，以信息自动化为重要手段，提供服务的同时融入管控，最终实现服务、效率、成本、管控的目的，促进业财一体化的转型。随着我国“一带一路”倡议的实施，越来越多的企业集团走出国门，其财务管理的水平将直接影响企业战略目标的实现，而财务共享服务的建设水平对于这些企业具有重要的实践意义。财务共享系统上线初期，对于员工报销业务一般采取“业务报销—业务领导审批—财务审核—结算支付—事后稽核”的模式，在这种报销模式下，领导、财务从逻辑上站在报销人的对立面，报销人要证明自己的消费行为是真实的，审核人要从各种角度检验真实性、合规性，双方是潜在不信任的关系。当发生财务退单时，这种冲突就会显性化，可能引发双方的负面情绪。另外，共享系统对到达共享单据池的单据进行无差别派工，共享会计在审核报销单时按统一的标准进行审核，只看单据不看人。共享系统运营关注的关键指标主要有：业务处理效率、业务质量、服务满意度、单位业务处理成本。为提高效率和质量，财务共享中心一般会从单据设计、派工方法、内部稽核、内部培训等方面进行持续的改进和优化，但这种改进和优化达到一定程度后，若还需要进一步提高效率、提升服务满意度，要求共享会计在审核单据既看单据又看人是一条可行的道路。看人不是看报销人的职级和岗位，而是看报销人的信用情况，因此，在共享体系建立并稳定运营后，要想再进一步提升，在系统建立并运用信用体系是一种必然选择。

二、信用体系设计逻辑及方案

财务共享系统稳定运营后，将会对被评价对象建立信用评价，即，运用一定的评价方法、量化指标和评价标准，对被评价对象的报销质量进行打分、评比财务共享信用等级的工作。这里主要介绍员工信用模块，该模块主要用来维护员工信用相关情况，共享服务中心未来将会依据员工信用分值决定报销审批和支付的时效性。即，把信用体系纳入员工报销行为，按照信用分值对报销人进行分层，让有信用的人拥有更好的报销体验，审核环节和支付环节享有优先权，比如，信用好的见票即付，后抽查;信用中等的先审后付;信用差的先审后付，审核完成后两周内支付;严重舞弊者，视情况通报批评甚至建议开除。这样会引导员工对自己的报销行为负责，自觉规范报销行为。同时，在流程进行匹配也可减少审核时间，有效提升效率。

整个信用体系包括信用类型、信用等级、信用加分/扣分、信用查询。信用类型最常见的需要区分对公、对私的不同情况，分为员工信用和对公信用;也可按照使用财务共享系统的用户和公司管理架构来划分为报销人信用、共享会计信用、公司信用、大区/事业部信用。信用等级指对信用等级的定义及维护，需定义信用等级和它对应的信用分值最大值和最小值以及业务处理规则，业务处理规则有见票即付、先审后付、延迟支付等关于审核优先级和支付优先级的组合。比如，系统设定员工初始基础分数为80分，在此之上根据员工的报销行为，共享会计可以给予信用分增加或者扣减。信用加分/扣分指用于维护在某个信用体系里不同业务操作对应的加分/扣分准则，其设计逻辑包括以下几点：（1）扣分容易加分难;（2）分数按月结算，有减分当月不加分;（3）加分细项保持相对稳定，减分细项保留一定的可自定义空间，灵活应对报销人的小心思。信用查询指用户可以在系统中查询自己的信用分值以及加减分明细。以下以员工信用为例，简述信用体系的建立和运用。

三、员工报销信用体系的建立和运用

为树立诚实守信报销文化，提高报销效率，参与信用评价的为集团内部所有员工，参与的费用项目为员工个人费用报销项目并且审批流程经过共享会计的单据。员工初始信用分数为100分，员工得分=初始信用分值-减分项减分+加分项加分，按照最终得分划定信用等级，将信用等级划分为A、B、C、D四个等级。具体信用等级分值范围和业务处理规则如表1：

系统信用评价的周期为1年或者2年，即，在每个周期开始，信用积分还原到系统初始分值100分，进行信用分值的重新评价和计算并套用对应的业务处理规则。

信用分值加减情况可以根据企业本身的特性来归纳和设定，并且要允许一定期间的自定义。比如，信用加分情况设定为：（1）3个月内无任何信用扣分情况：+1分;（2）6个月内无任何信用扣分情况：+2分;（3）9个月内无任何信用扣分情况：+3分;（4）12个月内无任何信用扣分情況：+4分。信用减分情况可以设定为：（1）人为涂改发票虚假报销：-10分;（2）重复报销：-10分;（3）使用假发票：-5分;（4）发票不合规（抬头、信息、发票类型等）：-3分;（5）影像和纸质单据不一致被退单：-5分;（6）附件不全的情况：-2分。以上加减分主要由共享会计在完成具体单据审核后对单据报销人给予信用评价和赋予分值，一般信用扣分通过单据退回来触发，在退单原因中嵌入扣分分值，另外也有一小部分在共享系统的稽核模块来完成，由稽核会计对稽核到的差错进行扣分评价，系统自动计算并实时更新报销人的信用分值。

对于信用等级为A，见票即付的报销单据，要进行事后的全样本或者抽取较高的比例进行单据事后稽核。针对金额较大、性质特殊、共享领导或当地财务领导的关注重点等，稽核会计也可以按照稽核条件进行稽核。稽核过的所有单据都需要进行复核，最终结果以复核为准。对复核仍然不通过的单据需要线下进行处理，并且需对复核结果为不通过的单据需进行信用评价，信用评价时需指定错误承担人，见票即付的单据错误承担人多为报销人，其他经过共享会计审核的单据错误承担人多为共享会计，少数情况为报销人。

四、信用报销体系运用的影响

将员工信用分值纳入员工报销行为，将产生重大影响。第一，对共享系统流程带来重大影响，所涉及单据对应的流程均需增加员工信用分值判断的流程分支，可能引起新一轮的流程改造。第二，对财务共享中心内部作业组织方式产生重大影响，目前，大部分共享中心对效率有相当高的要求，比如，日清日结，要求当天零点到达共享单据池的单据在当天24点之前必须审核或者支付完毕，而员工信用的纳入将对单据进行分层，对不同层的单据所需的效率要求不同，需要依靠系统强大的计算和分层能力。第三，对整体效率和服务满意度带来较大提升，根据二八原则，可能有20%的单据会见票即付，实现极速报销，大大降低报销完成时间，提高报销人的满意度。第四，重塑报销文化，让报销人珍视信用，自觉规范报销，最终实现“无信用，不报销”的美好愿景。

参考文献：

[1]张庆龙，聂兴凯，潘丽靖.中国财务共享服务中心典型案例[M].电子工业出版社，2018.